Zoho CRM durchsuchender Kundenverlauf in Ihrer KI-Wissensdatenbank.

Vorgesehen ist, dass Notizen, Anhänge, verknüpfte Mails und erledigte Aktivitäten zu Kontakten und Deals in den Bestand kommen — was mit einem Kunden besprochen, angeboten und vereinbart wurde. Stammdaten wie Anschrift oder Phase bleiben in Zoho CRM führend; gelesen wird nur.

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Zoho CRM

1-Klick · im Setup enthalten

Beispielfrage

„Was wurde mit Herrn Aigner zur Wartung der Sprinkleranlage im Lager Hörsching vereinbart?“

1 Antwort mit Fundstelle

Anbindung

Wie die Anbindung vorgesehen ist

Vorgesehen ist die Freigabe über Zoho selbst: Sie verbinden junova über Ihr Zoho-Konto und erteilen Leserechte auf die Bereiche, die gelesen werden sollen — etwa Kontakte, Deals, Notizen und Anhänge. Gelesen wird nur; in Zoho CRM wird nichts angelegt, geändert oder verschickt. Gelesen werden kann nur, was das verbundene Konto selbst sehen darf. Ob Ihre Zoho-CRM-Edition den Zugriff über die Schnittstelle zulässt und ob ein Administrator zustimmen muss, prüfen wir vor dem Start mit Ihnen.

Einmal eingerichtet, läuft der Abgleich automatisch: Neue und geänderte Unterlagen aus Zoho CRM kommen von selbst dazu, ohne dass jemand etwas hochladen muss.

EinrichtungDie Verbindung erfolgt per Klick über Ihr Zoho-Konto und ist im Setup enthalten. Welche Bereiche gelesen werden, besprechen wir vorab — gern gemeinsam mit der Person, die Zoho CRM bei Ihnen verwaltet. Eigene Module, angebundene Postfächer und weitere Zoho-Anwendungen nehmen wir dabei mit in die Abstimmung.

Unterlagen

Welche Unterlagen in Zoho CRM liegen können

Notizen zu Telefonaten und Besuchen — am Kontakt, an der Firma oder direkt am Deal
Anhänge am Datensatz: Angebote, Wartungsprotokolle, Prüfberichte, unterschriebene Aufträge
Mails, die über die Postfach-Anbindung mit einem Kontakt verknüpft sind, samt den Antworten
Erledigte Aufgaben, Termine und Anrufe mit Beschreibung, aus denen sich der Verlauf eines Kunden ergibt
Eigene Module, die im Haus angelegt wurden — etwa für Anlagen, Objekte oder Wartungsverträge
Mehrere Ansprechpartner einer Firma, deren Notizen erst zusammen das ganze Bild ergeben

Beispielfragen

Beispiele für Fragen an Ihren Bestand

„Was wurde mit Herrn Aigner zur Wartung der Sprinkleranlage im Lager Hörsching vereinbart?“
1 Antwort mit Fundstelle
„Welche Unterlagen hat die Firma Reiter Logistik zum Angebot für die Zutrittskontrolle nachgereicht?“
2 Antwort mit Fundstelle
„Was steht in der Notiz zum letzten Telefonat mit der Gemeinde zum Kindergartenzubau?“
3 Antwort mit Fundstelle

Start

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Die Verbindung erfolgt per Klick über das Konto und ist im Setup enthalten. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — die Voraussetzungen bei Ihnen prüfen wir vorher gemeinsam.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Vorab-Prüfung

Was wir vorab prüfen

Stammdaten wie Anschrift, Phase, Betrag oder Zuständigkeit bleiben in Zoho CRM führend; vorgesehen ist, dass die Wissensdatenbank sie als Merkmal nennt, sie aber nicht pflegt. Vorab klären wir, welche Edition Sie nutzen, in welchem Rechenzentrum Ihr Zoho-Konto geführt wird und mit welchem Benutzer die Verbindung laufen soll — was dieser nicht sehen darf, kann auch nicht gelesen werden. Wir sehen uns an, welche Mails tatsächlich in Zoho CRM verknüpft sind und welche nur im Postfach liegen. Ob eigene Module oder Inhalte aus anderen Zoho-Anwendungen wie Zoho Desk oder Zoho WorkDrive gebraucht werden, besprechen wir eigens; offene Aufgaben und Kalendereinträge sind keine Dokumente und nicht vorgesehen.

FAQ

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Wir haben in Zoho eigene Module für unsere Anlagen angelegt. Kommen die mit?

Vorgesehen ist zunächst, was an Kontakten, Firmen und Deals hängt: Notizen, Anhänge, verknüpfte Mails. Ob eigene Module dazukommen, hängt daran, was darin liegt und ob die Freigabe sie umfasst — das prüfen wir vorab. Gerade bei Anlagen und Wartungsverträgen hängen dort oft die Prüfberichte, die sonst schwer zu finden sind. Den Umfang legen wir vor dem Start gemeinsam fest.

Ändert die Wissensdatenbank etwas an unseren Daten in Zoho CRM?

Nein. Vorgesehen ist ein rein lesender Zugriff: Es werden keine Datensätze angelegt, keine Felder geändert, keine Aufgaben erstellt und keine Mails verschickt. Zoho CRM bleibt das System, in dem Sie Kunden und Deals führen. Die Wissensdatenbank liest, was dort steht, und nennt bei jeder Antwort die Fundstelle.

Was passiert, wenn wir die Edition wechseln oder ein Benutzer deaktiviert wird?

Gelesen wird über die Freigabe des verbundenen Kontos. Wird dieser Benutzer deaktiviert, die Freigabe zurückgenommen oder ändert sich mit der Edition, was über die Schnittstelle erlaubt ist, bleibt der Bestand auf dem Stand des letzten Abgleichs, und das Datum am Beleg zeigt das. Sagen Sie uns solche Umstellungen am besten vorher; dann prüfen wir, ob die Verbindung neu erteilt werden muss.

Unsere Techniker sollen Wartungsnotizen sehen, die Vertragskonditionen nicht. Geht das?

Vorgesehen ist das über Dokumentarten und Rollen: Wartungsnotizen, Prüfberichte und Anlagendaten für die Technik, Verträge mit Konditionen und Angebote nur für die Rollen, die damit zu tun haben. Die Rechte hängen in der Wissensdatenbank an der Dokumentart, nicht an Profilen oder Rollen in Zoho CRM; diese bleiben unberührt. Welcher Dokumentart ein Anhang zugeordnet wird, bestätigt beim ersten Durchlauf ein Mensch. Welche Rollen Sie brauchen, legen wir vor dem Start fest.

Für wen

Typisch für diese Branchen

Demo anfragen — und klären, wie Zoho CRM dazukommt

In dreißig Minuten per Video zeigen wir, wie Antworten mit Fundstelle aussehen, und klären, ob und wie Zoho CRM bei Ihnen angebunden werden kann.