Scan-to-Folder durchsuchen — Lieferscheine und Berichte aus dem Scanordner befragen.

Lieferscheine, Prüfberichte, unterschriebene Aufträge und die Tagespost: Was am Multifunktionsgerät in den Scanordner geht, soll in eurer Wissensdatenbank mitkommen — auch Blätter, die nur als Bild ohne Textebene gescannt sind.

Auf die Warteliste setzen

Wie die Anbindung vorgesehen ist

Vorgesehen ist, dass euer Gerät weiter dort ablegt, wo es heute ablegt, und ein Abgleich den Scanordner verschlüsselt in eure eigene Instanz spiegelt — nur lesend und nur über ausgehende Verbindungen. Dort gehen die Scans durch die Texterkennung; den vorgeschlagenen Dokumenttyp bestätigt beim ersten Durchlauf ein Mensch, weil daran hängt, wer das Dokument sehen darf. Ob und wie das bei euch geht, prüfen wir vor dem Start mit euch — je nach Gerät, Ablageort und Einstellungen. Bis die Verknüpfung eingerichtet ist, könnt ihr einzelne Scans, ganze Ordner und Fotos hochladen.

Einrichtung: Den Aufwand schätzen wir ab, sobald wir wissen, wo und wie euer Gerät ablegt, und besprechen ihn mit euch, bevor etwas eingerichtet wird. Verrechnet wird nach Aufwand. Vorgesehen ist, dass am Multifunktionsgerät selbst nichts umgestellt werden muss.

Was auf eurem Server vorgesehen ist — und was nicht

Vorgesehen

Ein geplanter Abgleich auf dem Rechner mit dem Scanordner, der die Dateien verschlüsselt nach außen spiegelt
Leserecht auf den Scanordner

Nicht vorgesehen

Dienste, die dauerhaft auf dem Server laufen
Offene Ports
Zugriffe von außen auf den Server
Umstellungen am Multifunktionsgerät
Schreibzugriff auf eure Scans

Nebenbei: Gespiegelte Unterlagen liegen zusätzlich in eurer eigenen Instanz außer Haus. Eine Datensicherung ersetzt das nicht.

Welche Unterlagen in Scan-to-Folder liegen können

Unterschriebene Lieferscheine und Montageberichte, die der Monteur am Abend mitbringt — oft als Stapel durch den Einzug, viele Blätter in einer Datei.
Regiescheine und Stundenaufzeichnungen mit der Unterschrift vom Bauleiter darauf — die Unterschrift ist meist der Grund, warum das Blatt durchs Gerät geht.
Die Tagespost: Eingangsrechnungen, Gutschriften, Mahnungen, Schreiben von Behörden und Kammern.
Prüfbefunde, Messprotokolle und Übergabeprotokolle, die es nur auf Papier gegeben hat.
Herstellerbeilagen aus dem Karton: Leistungserklärung, Datenblatt, Montage- und Wartungsanleitung.
Handschriftliches — die Skizze vom Baustellenzettel, die Aufmaßnotiz, der Vermerk auf der Rückseite des Auftrags.

Beispiele für Fragen an euren Bestand

„Wo liegt der unterschriebene Lieferschein zu Auftrag 2024-118?“
„Was steht im Prüfbericht, den wir für das Objekt Bahnhofstraße 12 eingescannt haben?“
„Was hat der Lieferant auf der gescannten Rechnung vom März verrechnet?“

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Eine Verknüpfung wird für euch eingerichtet, nicht per Klick aktiviert. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — ob und wie sie bei euch angebunden werden kann, prüfen wir vorher gemeinsam. Einrichtung und Wartung werden nach Aufwand verrechnet; wie groß der ist, hängt an der Quelle und wird vorher besprochen.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Typisch für diese Branchen

Was wir vorab prüfen

Vorab sehen wir uns an, wie euer Gerät ablegt und ob es Dateinamen, Unterordner oder Trennblätter selbst vergeben kann — das hängt von Modell, Firmware und Freischaltung ab. Scans gehen durch die Texterkennung; wie gut das bei blassen Kopien oder Handschrift wie der Randnotiz am Regieschein gelingt, zeigt sich an eurem Bestand. Ein Stapel, der in einem Zug durch den Einzug gegangen ist, ist zunächst eine Datei; ob er sich in einzelne Lieferscheine zerlegen lässt, hängt an einem Merkmal zum Trennen — Trennblatt, Barcode, wiederkehrende Kopfzeile —, und das ist Einrichtungsaufwand. Die Dateinamen vom Gerät sagen über den Inhalt meist wenig; gesucht wird über das, was auf dem Blatt steht, und fehlt dort die Auftragsnummer, muss sie jemand nachtragen. Außerdem klären wir, ob ein neues Gerät die laufende Nummer zurücksetzen kann, damit nicht ein Scan den anderen überschreibt.

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Wir scannen seit 2016 in denselben Ordner — muss der ganze Berg mit?

Das entscheidet ihr, und der Berg muss nicht auf einmal mit. Üblich ist ein Start mit den Jahren, in denen noch Gewährleistung läuft und nach Belegen gefragt wird; ältere Jahrgänge können später dazukommen. Neu eingescannt werden muss dafür nichts — die PDFs von damals liegen schon im Ordner und werden nur gelesen. Einen einzelnen Altordner könnt ihr vorab auch per Upload hineinlegen, dafür braucht es keine Einrichtung.

Bei uns legt das Gerät nach Monaten ab, bei manchen Kollegen nach Mitarbeiter. Passt das?

Vorgesehen ist, dass beides passt: An eurer Ordnerstruktur wird nichts verschoben oder umbenannt, und der Ordner eines Scans geht als Herkunft mit, damit die Antwort sagt, aus welchem Scan sie stammt. Der Monatsordner ist dabei nur ein Hinweis — ein Blatt vom 27. Juni, das am 2. Juli gescannt wurde, soll über das Datum am Blatt eingeordnet werden. Wie das mit einem Sammelordner „Diverses“ aussieht, in dem Unzugeordnetes landet, seht ihr im Testzugang mit euren eigenen Scans.

Was ist, wenn wir das Multifunktionsgerät tauschen oder der Scanordner auf einen neuen Server zieht?

Gedacht ist die Anbindung am Ordner, nicht am Gerät. Beim Gerätetausch trägt euer Händler das Scanziel im neuen Gerät ein, wie heute auch; ob danach farbig, beidseitig oder in anderer Auflösung gescannt wird, spielt für den Abgleich in der Regel keine Rolle. Zieht der Ordner um oder heißt die Freigabe anders, sagt uns kurz Bescheid — dann wird der Abgleich auf den neuen Pfad umgestellt, und der schon aufgenommene Bestand bleibt, wie er ist. Fällt das Gerät ein paar Tage aus, entsteht eine Lücke im Ordner, bis wieder gescannt wird.

Auf den Scanordner hat im Haus jeder Zugriff. Sieht dann auch in der Wissensdatenbank jeder alles?

Vorgesehen ist das nicht. Die weit offene Windows-Freigabe wird nicht eins zu eins übernommen — sie ist meist nur so offen, damit das Gerät ablegen kann. In eurer Instanz hängen die Rechte an Dokumentarten und Rollen: die Monteure etwa an Lieferscheinen, Plänen und Montageberichten, die Lohnverrechnung an eingescannten Personalunterlagen; für jemanden, der heuer dazugekommen ist, lässt sich ein Stichtag setzen. Fehlt die Freigabe für einen eingescannten Dienstvertrag, sagt das System das, statt ersatzweise etwas anderes zu liefern. Welche Rollen ihr braucht, legen wir vor dem Start gemeinsam fest.

Zum Nachlesen

Testzugang für Scan-to-Folder besprechen

Im Erstgespräch klären wir, ob und wie Scan-to-Folder bei euch angebunden werden kann und was es dafür braucht. Im Testzugang seht ihr mit euren eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.