Dropbox durchsuchen — die gewachsene Projektablage in Ihrer KI-Wissensdatenbank.

Vorgesehen ist, dass Ihre Team-Ordner — Objektakten, Verträge, Protokolle, Scans und Fotos — in die Wissensdatenbank kommen, angebunden statt hochgeladen. Vorgesehen ist nur lesender Zugriff; an Dropbox wird nichts geändert.

Auf die Warteliste setzen

Wie die Anbindung vorgesehen ist

Vorgesehen ist zuerst die Freigabe über Dropbox selbst: Sie geben die Team-Ordner frei, die gelesen werden sollen — nicht mehr. Ob Ihr Konto das darf, hängt an Lizenz und Vorgaben Ihres Team-Administrators. Als zweiter Weg kommt ein gespiegelter Ordner infrage: Ein Rechner im Haus hält den Ordner abgeglichen, und dieser wird verschlüsselt und nur über ausgehende Verbindungen in Ihre Instanz gespiegelt. Welcher Weg bei Ihnen passt, prüfen wir vor dem Start mit Ihnen.

Einrichtung: Den Aufwand schätzen wir nach der Vorab-Prüfung ab und besprechen ihn mit Ihnen, bevor etwas eingerichtet wird — gern gemeinsam mit der Person, die Ihr Dropbox-Team verwaltet. Die Verbindung erfolgt per Klick über Ihr Dropbox-Konto und ist im Setup enthalten.

Was auf Ihrem Server vorgesehen ist — und was nicht

Vorgesehen

Eine Freigabe über Ihren Dropbox-Zugang
Leserecht auf die gewählten Team-Ordner
Beim gespiegelten Ordner: ein Abgleich auf einem Rechner im Haus

Nicht vorgesehen

Programme auf Ihrem Server, wenn die Freigabe genutzt wird
Offene Ports
Zugriffe von außen
Schreibzugriff
Änderungen an Ihren Dropbox-Freigaben

Nebenbei: Gespiegelte Unterlagen liegen zusätzlich in Ihrer eigenen Instanz außer Haus. Eine Datensicherung ersetzt das nicht.

Welche Unterlagen in Dropbox Business liegen können

Team-Ordner je Liegenschaft oder je Kunde — die Ablage, die dem Haus gehört und nicht einem einzelnen Konto
Eingescannte Post: Bescheide der Behörde, Vorschreibungen, Mahnungen und die Rechnungen der Professionisten
Versammlungsprotokolle, Einladungen samt Tagesordnung und Beschlüsse aus schriftlichen Abstimmungen, meist als unterschriebenes PDF
Jahresabrechnungen und Rücklagenaufstellungen, Jahr für Jahr im gleichen Unterordner je Objekt
Fotos von Begehungen und Schadensfällen, die jemand vom Handy in den Objektordner geladen hat
Ordner, die nach außen freigegeben sind, und solche, in die über eine Dateianfrage von außen hochgeladen wird — Sachverständige, Versicherer, einzelne Eigentümer

Beispiele für Fragen an Ihren Bestand

„Welche Fassung des Verwaltungsvertrags für die Liegenschaft Bahnhofstraße 12 gilt?“
„Was steht im Nachtrag zur Polizze von Kunde Berger zum Selbstbehalt?“
„Wo liegt das Protokoll der letzten Eigentümerversammlung, und was wurde zur Sanierung beschlossen?“

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Die Verbindung erfolgt per Klick über das Konto und ist im Setup enthalten. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — die Voraussetzungen bei Ihnen prüfen wir vorher gemeinsam.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Typisch für diese Branchen

Was wir vorab prüfen

Vorgesehen ist der aktuelle Stand einer Datei; ob eine bestimmte Altfassung aus dem Versionsverlauf gebraucht wird, besprechen wir — sie müsste dann als eigene Datei abgelegt werden. Beim gespiegelten Weg prüfen wir, ob die Ordner am Rechner lokal vorliegen oder nur als Platzhalter („nur online“, selektive Synchronisierung). Vorab sehen wir uns auch an, ob wichtige Inhalte in Dropbox Paper stehen statt als Datei im Ordner, und ob Unterlagen nur über Freigabelinks aus fremden Konten erreichbar sind.

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Unsere Objektordner reichen bis vor die Umstellung auf Dropbox zurück. Was passiert mit dem Altbestand?

Vorgesehen ist, dass er genauso behandelt wird wie das Laufende — Sie wählen die Team-Ordner aus. Wichtig ist ein Detail: Dateien, die beim Umzug in die Dropbox gewandert sind, tragen oft das Umstellungsdatum als Änderungsdatum. Deshalb soll das System das Datum aus dem Dokument selbst ziehen, damit die Antwort zeigt, ob ein Beschluss von 2011 oder von 2021 stammt. Wie gut das bei Ihrem Altbestand klappt, sehen Sie im Testzugang.

Jede Liegenschaft hat bei uns denselben Unterordner-Aufbau. Bringt das etwas?

In der Regel ja: Ein Unterordner „03 Verträge“ sagt etwas über seinen Inhalt, ein Unterordner „Diverses“ nichts. Voraussetzung ist ein einheitlicher Aufbau aber nicht — gesucht wird im Inhalt, und ein Protokoll bleibt ein Protokoll, auch unter „Sonstiges“. Läuft der Aufbau von Objekt zu Objekt auseinander, braucht die Zuordnung im Vorgespräch etwas mehr Abstimmung.

Unser Dropbox-Team wird umgebaut, Ordner werden umbenannt. Fällt die Anbindung dann aus?

Das hängt an der Art des Umbaus. Angebunden ist der Team-Ordner, nicht der einzelne Pfad darin — Umbenennen und Verschieben innerhalb davon berührt die Auswahl daher in der Regel nicht. Ein neuer Team-Ordner, einer, der aus der Freigabe genommen oder in ein anderes Team verschoben wird, ist von der bestehenden Auswahl nicht erfasst; was bereits im Bestand ist, behält sein Datum. Sagen Sie uns solche Umbauten vorher, dann ziehen wir die Auswahl nach, verrechnet nach Aufwand.

Nicht jede Mitarbeiterin darf jede Abrechnung sehen. Wie bilden Sie das ab?

Vorgesehen ist das über Dokumentarten und Rollen. Jahresabrechnungen, Rücklagenaufstellungen und Personalunterlagen werden als eigene Dokumentart geführt, die nur bestimmte Rollen sehen — unabhängig davon, in welchem Team-Ordner die Datei liegt. So bleibt eine Abrechnung eine Abrechnung, auch wenn sie im falschen Objektordner abgelegt wurde. Ihre Freigaben in Dropbox bleiben davon unberührt; welche Rollen Sie brauchen, besprechen wir vor dem Start.

Zum Nachlesen

Testzugang für Dropbox Business besprechen

Im Erstgespräch klären wir, ob und wie Dropbox Business bei Ihnen angebunden werden kann und was es dafür braucht. Im Testzugang sehen Sie mit Ihren eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.