Fileserver durchsuchen — Fragen an den gewachsenen Ordner, Antworten mit Fundstelle.

Aufräumen als Vorbedingung ist nicht vorgesehen — es verschiebt den Start oft auf unbestimmte Zeit. Gespiegelt wird, was Sie freigeben, samt der alten Jahrgänge. Die Antworten nennen Datei und Ordner, sodass Sie Veraltetes an der Herkunft erkennen: Eine Preisliste aus 2014 verrät sich über ihren Pfad. Findet das System zu einer Frage nichts, sagt es das. Was bewusst draußen bleiben soll — Privates, alte Bewerbungen, der Bilderordner vom Betriebsausflug —, nennen Sie vorab, dann wird es nicht gelesen.

Sie muss nicht logisch sein, sie soll nur bleiben, wie sie ist. Der Pfad wird mitgelesen und hilft beim Zuordnen: Ein Dokument, das unter Kunde, Jahr und Auftrag liegt, lässt sich darüber einordnen, auch wenn der Dateiname nichts hergibt — und bei Scan_0001.pdf ist der Pfad oft der einzige Anhaltspunkt. Wo auch die Struktur nichts sagt, zählt der Inhalt des Dokuments. Wie gut das bei Ihrem Bestand klappt, zeigt der Testzugang. Verschoben, umbenannt oder gelöscht wird bei Ihnen nichts.

Vorgesehen ist, dass der Bestand in Ihrer Instanz bleibt und der Abgleich beim Umzug auf das neue Verzeichnis gerichtet wird; der Wechsel gehört aber abgestimmt. Wichtig ist die Reihenfolge: Der Abgleich bildet Löschungen nach — zeigt er auf ein leeres oder erst halb befülltes Verzeichnis, während die Daten noch übersiedeln, würde er den Bestand entsprechend mit abräumen. Deshalb halten wir ihn für den Umzug an und starten ihn erst, wenn am neuen Server alles steht. Ändern sich Laufwerksbuchstaben oder Freigabenamen, wird der Abgleich angepasst; er muss dabei nicht auf dem neuen Server laufen, sondern braucht Leserecht auf die Freigabe.

Am Server bleibt alles, wie es ist; dort wird nichts geändert. In der Wissensdatenbank werden die Rechte neu gefasst: nach Dokumentart und Rolle, nicht Datei für Datei. Die Ordnerstruktur hilft dabei, weil aus dem Pfad hervorgeht, worum es sich handelt — was unter Personal liegt, ist selten Schriftverkehr zu einem Bauvorhaben. Eine Eins-zu-eins-Nachbildung Ihrer Serverrechte würde bei der ersten Änderung am Server auseinanderlaufen, ohne dass es jemandem auffällt. Den Personalordner nimmt man deshalb oft ganz heraus, und wer erst seit Kurzem im Haus ist, bekommt einen Stichtag.