Unterlagen aus proALPHA — die Auftragsakte befragen statt im Archiv suchen.

Das legt ihr fest — oft ist weit zurück sinnvoll. Die Frage nach der Auslegung einer Anlage kommt meist, wenn der Kunde nach fünfzehn Jahren umbaut oder ein Ersatzteil nicht mehr lieferbar ist, nicht im Jahr der Inbetriebnahme. Vorgesehen ist, beim ersten Durchlauf den vereinbarten Umfang einzulesen; danach soll nachkommen, was neu ist oder sich geändert hat. Welche Jahrgänge und Belegarten mitkommen, besprechen wir vorher — häufig Zeichnungen und Serviceunterlagen weit zurück, Buchungsbelege nur so weit, wie ihr sie ohnehin aufbewahrt.

Vorgesehen ist, die Verschlagwortung mitzunehmen: Auftragsnummer, Artikel, Kunde, Lieferant und Datum als Ordnungsbegriffe, damit die Zeichnung zur Baugruppe passt und der Lieferschein zur Bestellung. Was das System aus dem Dokument selbst liest, gleicht es damit ab — steht auf einem Prüfbericht eine Chargennummer, die auch im Wareneingang auftaucht, soll das die Kette zusammenhalten. Welcher Dokumentart ein Beleg zugerechnet wird, bestätigt beim ersten Durchlauf ein Mensch, denn daran hängt, wer ihn sieht. Wie gut das zu eurer Verschlagwortung passt, sehen wir uns vorab an.

Das hängt daran, was sich beim Release verschiebt. Die Anbindung liest nur und schreibt nichts ins ERP; relevant wird der Wechsel dort, wo sich Archivpfad oder Exportformat ändern. Nehmt uns in die Testphase mit, dann kann der Export einmal gegen das Testsystem laufen, bevor er produktiv gebraucht wird — das ist der ruhigere Weg. Kommt danach nichts mehr nach, ist vorgesehen, dass der Bestand die Lücke ausweist, statt einen Zeichnungsstand von gestern als den gültigen auszugeben.

Vorgesehen ist das über Dokumentart und Rolle, nicht Datei für Datei: Zeichnung, Arbeitsplan, Prüfanweisung und Betriebsanleitung für die Fertigung; Bestellungen, Preise und Nachkalkulation für Einkauf und Geschäftsführung. Ein Stichtag lässt sich dazunehmen, etwa für Leihpersonal in einer Spitze. Unterlagen, die unter eine Geheimhaltungsvereinbarung mit einem Kunden fallen, können eine eigene Dokumentart bekommen, damit sie nur für die dafür freigegebenen Rollen sichtbar sind. Welche Arten und Rollen ihr braucht, legen wir vor dem Start gemeinsam fest.