Microsoft Teams durchsuchenKanal- und Chatdateien in Ihrer KI-Wissensdatenbank.

Vorgesehen ist, dass die Dateien, die Ihr Team in Kanälen und Chats teilt — Pläne, Protokolle, Angebote, Fotos —, in den Bestand kommen, also dort, wo im Alltag tatsächlich gearbeitet wird. Die Dokumentbibliotheken dahinter stehen auf der Seite zu SharePoint und Teams; vorgesehen ist nur lesender Zugriff.

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Microsoft Teams

1-Klick · im Setup enthalten

Beispielfrage

„Welchen Terminplan hat der Bauleiter im Kanal zur Liegenschaft Bahnhofstraße 12 zuletzt hochgeladen?“

1 Antwort mit Fundstelle

Anbindung

Wie die Anbindung vorgesehen ist

Vorgesehen ist die offizielle Freigabe von Microsoft: Sie melden sich mit Ihrem Microsoft-Konto an und wählen die Teams und Kanäle aus, deren Dateien gelesen werden sollen — nur lesend und nur die gewählten Bereiche; in Teams wird nichts geändert und nichts gepostet. Dateien aus Kanälen liegen technisch in SharePoint, Dateien aus Chats im OneDrive der Person, die sie geteilt hat; dafür braucht es unter Umständen weitergehende Leserechte. Ob Ihre Lizenz das erlaubt und ob ein Administrator zustimmen muss, prüfen wir vorab mit Ihnen.

Einmal eingerichtet, läuft der Abgleich automatisch: Neue und geänderte Unterlagen aus Microsoft Teams kommen von selbst dazu, ohne dass jemand etwas hochladen muss.

EinrichtungDie Verbindung erfolgt per Klick über Ihr Microsoft-Konto und ist im Setup enthalten. Welche Teams, Kanäle und Chats gelesen werden, besprechen wir vorab — am besten gemeinsam mit Ihrem Microsoft-Administrator. Private und geteilte Kanäle mit eigenem Mitgliederkreis sehen wir uns dabei gesondert an.

Unterlagen

Welche Unterlagen in Microsoft Teams liegen können

Der Reiter „Dateien“ in jedem Kanal: Dort landet, was jemand in die Unterhaltung gezogen hat — der Plan, das Foto, die unterschriebene Auftragsbestätigung
Dateien aus Einzel- und Gruppenchats, die nie in eine Ablage gewandert sind, etwa der Kostenvoranschlag, den ein Kollege schnell weitergeschickt hat
Private Kanäle für Geschäftsführung, Lohnverrechnung oder einzelne Mandate, mit eigenem Mitgliederkreis
Geteilte Kanäle, in denen mit Partnerbetrieben, Planern oder Hausverwaltungen gemeinsam gearbeitet wird
Besprechungsunterlagen: die Präsentation aus der Teams-Besprechung, die Notizen danach, das Protokoll im Kanal
OneNote-Notizbücher und Registerkarten, die an einem Kanal hängen — Abläufe, Checklisten, Zuständigkeiten

Beispielfragen

Beispiele für Fragen an Ihren Bestand

„Welchen Terminplan hat der Bauleiter im Kanal zur Liegenschaft Bahnhofstraße 12 zuletzt hochgeladen?“
1 Antwort mit Fundstelle
„Welches Angebot hat Frau Leitner im Chat zur Wohnanlage Gartengasse an die Kollegin weitergeschickt?“
2 Antwort mit Fundstelle
„Wo liegt das Protokoll der Abstimmung mit dem Haustechnikplaner aus dem Kanal zum Projekt 2025-031?“
3 Antwort mit Fundstelle

Start

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Die Verbindung erfolgt per Klick über das Konto und ist im Setup enthalten. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — die Voraussetzungen bei Ihnen prüfen wir vorher gemeinsam.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Vorab-Prüfung

Was wir vorab prüfen

Vorgesehen sind die Dateien aus Kanälen und Chats; ob auch der Text der Unterhaltungen selbst gebraucht wird, besprechen wir — er ist kein Dokument, und in Chats steht oft Persönliches. Vorab klären wir, wie mit Dateien im OneDrive einzelner Personen umgegangen wird, wer dem zustimmen muss und was gilt, wenn jemand das Haus verlässt. Bei geteilten Kanälen mit anderen Organisationen sehen wir uns an, wo die Dateien liegen und ob sie gelesen werden dürfen. Ob Vertraulichkeitsbezeichnungen mit Verschlüsselung im Einsatz sind, prüfen wir ebenfalls; solche Dateien lassen sich nur mit der passenden Berechtigung öffnen.

FAQ

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Bei uns läuft die halbe Abstimmung über Chats. Kommen die Dateien von dort mit?

Vorgesehen ist das, wenn Sie es freigeben und es im Haus abgestimmt ist. Technisch liegen Chatdateien im OneDrive der Person, die sie geteilt hat, nicht in einer gemeinsamen Ablage. Dafür braucht es in der Regel die Zustimmung eines Administrators und eine klare Absprache, wessen Dateien dazugehören. Ob und wie das bei Ihnen geht, prüfen wir vor dem Start.

Worin unterscheidet sich das von der Seite zu SharePoint und Teams?

Die Seite zu SharePoint und Teams geht von der Ablage aus: Dokumentbibliotheken, Websites, Listen. Hier geht es um Teams als Arbeitsort — um die Dateien, die in Kanälen und Chats im Alltag hin- und hergehen und oft nie einsortiert werden. Beides läuft über Ihr Microsoft-Konto. Welche Teile Sie anbinden wollen, legen wir vor dem Start gemeinsam fest.

Bei uns kommen laufend neue Kanäle dazu. Müssen wir die jedes Mal melden?

Die Auswahl bezieht sich auf die Teams und Kanäle, die beim Einrichten festgelegt wurden; neue und geänderte Dateien darin kommen über den Abgleich von selbst dazu. Ein neues Team oder ein neuer privater Kanal ist von der bestehenden Auswahl nicht unbedingt erfasst. Ob neue Kanäle eines gewählten Teams automatisch mitlaufen sollen, besprechen wir beim Einrichten.

Im Kanal der Geschäftsführung liegen Lohnzettel. Sieht die dann jeder?

Vorgesehen ist, dass die Rechte in junova an Dokumentarten und Rollen hängen, nicht an der Mitgliedschaft in einem Kanal. Lohnunterlagen, Verträge oder Personalsachen können so einem engeren Kreis vorbehalten werden, auch wenn sie in einem allgemeinen Kanal gelandet sind. Einen Kanal, der gar nicht mitgelesen werden soll, wählen Sie schlicht nicht aus. Ihre Mitgliedschaften und Freigaben in Teams bleiben unberührt; welche Rollen Sie brauchen, legen wir vor dem Start gemeinsam fest.

Für wen

Typisch für diese Branchen

Demo anfragen — und klären, wie Microsoft Teams dazukommt

In dreißig Minuten per Video zeigen wir, wie Antworten mit Fundstelle aussehen, und klären, ob und wie Microsoft Teams bei Ihnen angebunden werden kann.