Die E-Akte aus RA-MICRO — den Aktenbestand abfragen, mit Fundstelle.

Gescannte Altakten können mitkommen, sofern sie als Dateien vorliegen; Scans ohne Textebene gehen durch die Texterkennung, und wie gut das bei blassen Kopien gelingt, zeigt sich am Bestand. Den Zuschnitt bestimmen Sie — nach Jahrgang, nach Sachgebiet oder zunächst nur die laufenden Akten. Gerade in abgelegten Jahrgängen steht oft die Klausel von damals, die in einem ähnlich gelagerten Fall weiterhelfen könnte. Voraussetzung ist, dass die Akten digital vorliegen; Papier, das nie gescannt wurde, müsste zuerst eingelesen werden.

Vorgesehen ist, dass Akten- und Mandantenstamm über den Export mitkommen, damit Aktenzahl, Mandant, Gegner und Datum als Feldwerte erhalten bleiben; was dort fehlt, liest das System aus dem Schriftstück. Die Antwort nennt Akt, Schriftstück und Datum, damit Sie dieselbe Stelle in der E-Akte aufschlagen können. Liegen zwei Fassungen eines Entwurfs nebeneinander, werden beide genannt. Welche Dokumentart ein Stück bekommt, bestätigt beim ersten Durchlauf eine Person in der Kanzlei, weil daran die Freigaben hängen.

Am Programm selbst ändert die Anbindung nichts. Verschiebt ein Update das Datenverzeichnis oder ändert ein Wechsel den Zugangsweg, kommen bis zum Nachziehen keine neuen Dokumente dazu; der vorhandene Bestand bleibt stehen. Beim Wechsel in eine gehostete Umgebung ist zu klären, ob der Betreiber einen lesenden Zugang zum Dokumentenbestand freigibt — das entscheidet er, und es steht am besten vor dem Umzug fest. Das Nachziehen stimmen wir mit Ihnen und Ihrem Betreuer ab und verrechnen es nach Aufwand.

Vorgesehen ist die Sichtbarkeit über Dokumentart und Rolle, wahlweise ab einem Stichtag. Akten, die etwa wegen einer möglichen Interessenkollision abgeschottet bleiben sollen, müssen gar nicht erst in den Bestand oder werden auf die Rolle beschränkt, die das Mandat führt. Fehlt jemandem die Freigabe, sagt das System das, statt Inhalte zu zeigen. Die Instanz gehört Ihrer Kanzlei allein und liegt auf Servern in Deutschland, das Sprachmodell läuft in einem EU-Rechenzentrum, und mit Ihren Akten wird kein Modell trainiert.