Unterlagen aus DOMUS — die Objektakte befragen statt durchblättern.

Vorgesehen ist derselbe Bestand. Dateien und ganze Ordner laden Sie selbst hoch, Papier kommt über das Kopiergerät als Scan dazu — dafür braucht es keine Verknüpfung. Scans gehen durch die Texterkennung; wie gut das bei blassen Kopien oder Handschrift gelingt, zeigt sich am Bestand. Bei einer Übernahme ist das oft das Dringlichste: Beschlüsse, Verträge und Befunde der Vorverwaltung sollen befragbar sein, statt in einem Karton zu liegen. Was im eigenen Haus seit den Neunzigerjahren im Archiv liegt, kann beim ersten Durchlauf mitkommen; wie weit zurück, legen wir vorher fest.

Über die Ordnungsbegriffe, die mit dem Export mitkommen. So soll eine Antwort der richtigen Liegenschaft und Top-Nummer zugeordnet werden, auch wenn dieselbe Straße zweimal vorkommt; die Antwort nennt die Fundstelle, damit Sie das nachprüfen können. Maßgeblich ist die Einheit, nicht die Person: Ein Beschluss gehört zu Top 12, auch wenn die Wohnung zweimal verkauft wurde — die Verständigung von damals dagegen dem Voreigentümer, und für die Sichtbarkeit macht das einen Unterschied. Ob ein Schreiben als Beschluss, Vertrag oder Befund gilt, bestätigt beim ersten Durchlauf jemand bei Ihnen.

An DOMUS wird durch uns nichts geändert. Ob ein Update die Anbindung berührt, hängt daran, ob Ablageort und Exportweg gleich bleiben. Nennen Sie uns den Termin vorher, dann prüfen wir den Export gegen den neuen Stand; die Abstimmung mit Ihrem Betreuer übernehmen wir, Sie müssen dabei nicht dolmetschen. Kommt danach nichts mehr nach, ist vorgesehen, dass die Lücke ausgewiesen wird — eine Abrechnung, die nie eingelesen wurde, soll sich nicht als die aktuellste ausgeben.

Vorgesehen ist das über Dokumentarten und Rollen statt über einzelne Dateien: Beschlüsse, Verträge und Befunde für die Objektbetreuung, Abrechnungsbelege und Mahnwesen für die Buchhaltung. Ein Stichtag ist ebenfalls möglich — etwa für jemanden, der ein Objekt erst seit heuer betreut und den Schriftverkehr der Vorjahre nicht braucht. Fehlt die Freigabe, sagt das System, dass es dazu eine Unterlage gibt, die nicht offensteht; freigeben können nach wie vor nur Sie. Wie Sie das für Ihr Haus zuschneiden, legen wir vor dem Start gemeinsam fest.