Unterlagen aus DATEV — Klientenakten und Belege, auch mit Blick auf einen Programmwechsel.

Vorgesehen ist, den alten Bestand jahrgangsweise aufzunehmen, damit Sie die Reihenfolge bestimmen. Üblich ist, nicht beim ältesten Jahr zu beginnen, sondern bei dem, das gerade Arbeit macht: der letzte Abschluss, ein offenes Beschwerdeverfahren, die Jahre einer angekündigten Außenprüfung. Ältere Jahrgänge können danach folgen; wie weit zurück der Export reicht, prüfen wir an Ihrer Installation. Für Kanzleien in Österreich kommt dazu: Der Hersteller hat angekündigt, die eigens für Österreich entwickelten Programme auslaufen zu lassen und sie noch bis Ende 2028 nutzbar zu halten. Was bis dahin in Ihrer Instanz liegt, hängt nicht mehr an diesen Programmen.

Klient, Jahrgang und Dokumentart sind der Teil, auf den es beim Export ankommt. Vorgesehen ist, dass sie als Herkunft mitgehen, damit die Auskunft sagen kann, aus welchem Akt und welchem Wirtschaftsjahr sie stammt — ohne sie wäre ein Beleg aus 2019 von einem aus 2023 kaum zu unterscheiden. Ob das bei Ihrer Installation so mitkommt, gehört zur Vorab-Prüfung. Gehen die Angaben mit, soll auch ein Belegscan mit bloßer laufender Nummer als Name über Klient, Jahrgang und den Inhalt des Belegs auffindbar sein.

Das hängt daran, ob ein Update Ablagewege oder Feldbezeichnungen ändert; dann wird das Export-Rezept angepasst. Ein kurzer Hinweis von Ihnen oder Ihrem DATEV-Betreuer vor dem Einspielen hilft, eine Lücke dazwischen zu vermeiden. Der Jahreswechsel bringt in der Regel einen Jahrgang dazu, die Struktur bleibt. Genauer sehen wir hin, wenn ein Klient die Kanzlei wechselt oder Bestände unter einem neuen Ordnungsbegriff abgelegt werden, damit die alte Akte beim richtigen Klienten bleibt; bereits aufgenommene Dokumente berührt ein Update nicht.

Vorgesehen ist das über Dokumentarten und Rollen und zusätzlich über den Klientenkreis: Wer die Lohnverrechnung eines Klienten betreut, soll an dessen Lohnunterlagen kommen, nicht an die Abschlüsse fremder Akten; ein Stichtag, etwa für alles vor dem Eintritt, ist möglich. Für den Klienten, der nur von einer Person betreut werden soll, oder die Akte, die nicht im ganzen Haus liegen darf, wird der Kreis eng gezogen — sie soll dann bei den übrigen auch in keiner Trefferliste auftauchen. Fehlt die Freigabe, sagt das System das offen, statt stillschweigend die halbe Akte auszulassen. Wie Ihr Klientenkreis abgebildet wird, legen wir vor dem Start gemeinsam fest.