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Unterlagen aus Werbas-Fahrzeughistorie — Fragen direkt an der Hebebühne.

Aufträge, Rechnungen, Prüfberichte und Fahrzeugakten aus Werbas sollen in eure Wissensdatenbank mitkommen — eure eigene Historie, nicht nur die Herstellerdaten.

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Wie die Anbindung vorgesehen ist

Vorgesehen ist, das Dokumentenverzeichnis von Werbas verschlüsselt in eure eigene Instanz zu spiegeln — nur lesend und nur über ausgehende Verbindungen. Fahrzeug-, Kunden- und Auftragsstamm können über den Export dazukommen, damit sich nach Kennzeichen und Fahrgestellnummer fragen lässt. Ob und wie das bei euch geht, prüfen wir vor dem Start mit euch — je nach Modulen, Einrichtung und Ablage.

Einrichtung: Den Aufwand schätzen wir ab, sobald klar ist, wie Werbas bei euch ablegt, und besprechen ihn mit euch, bevor etwas eingerichtet wird — gern gemeinsam mit eurem Betreuer. Verrechnet wird nach Aufwand.

Was auf eurem Server vorgesehen ist — und was nicht

Vorgesehen

  • Ein Abgleich, der die Dateien verschlüsselt nach außen spiegelt
  • Leserecht auf das Dokumentenverzeichnis

Nicht vorgesehen

  • Dienste, die dauerhaft auf dem Server laufen
  • Offene Ports
  • Zugriffe von außen auf den Server
  • Änderungen an Werbas

Nebenbei: Gespiegelte Unterlagen liegen zusätzlich in eurer eigenen Instanz außer Haus. Eine Datensicherung ersetzt das nicht.

Welche Unterlagen in Werbas liegen können

  • Werkstattaufträge mit den Arbeitswerten, den verbauten Teilen und der Freigabe, die der Kunde am Telefon erteilt hat
  • Kostenvoranschläge und Schadensgutachten samt dem Schriftverkehr mit der Versicherung
  • § 57a-Gutachten und die Mängellisten aus der wiederkehrenden Begutachtung — auch die Mängel, die beim Pickerl im Vorjahr schon angemerkt waren
  • Fahrzeugakten mit Fahrgestellnummer, Kennzeichen, Typenschein oder Datenauszug aus der Genehmigungsdatenbank
  • Garantie- und Kulanzanträge an den Importeur, samt den Fotos vom Schadensbild
  • Lieferscheine, Rechnungen und Gutschriften aus dem Teileeinkauf, dem Auftrag zugeordnet

Beispiele für Fragen an euren Bestand

  • „Was haben wir bei diesem Fahrzeug zuletzt gemacht?“
  • „Welche Teile wurden beim letzten Service verbaut?“
  • „Wann ist die nächste Überprüfung fällig?“

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Eine Verknüpfung wird für euch eingerichtet, nicht per Klick aktiviert. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — ob und wie sie bei euch angebunden werden kann, prüfen wir vorher gemeinsam. Einrichtung und Wartung werden nach Aufwand verrechnet; wie groß der ist, hängt an der Quelle und wird vorher besprochen.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Typisch für diese Branchen

Was wir vorab prüfen

Vorab sehen wir uns an, wo Werbas bei euch die Unterlagen ablegt: als Dateien oder im integrierten Archiv. Das hängt an den Modulen und an der Einrichtung — und auch daran, ob ihr Werbas allein fahrt oder die Ausbaustufe mit KSR. Danach richtet sich der Weg, bevor Aufwand entsteht. Inhalte, die beim Aufruf aus fremden Systemen eingeblendet werden — Teilekatalog, Herstellervorgaben, vorgegebene Arbeitswerte —, sind nicht vorgesehen: Sie gehören nicht euch und stehen im jeweiligen Portal. Gedacht ist die Wissensdatenbank für euren eigenen Bestand — den Auftrag von damals, nicht das Handbuch des Herstellers.

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Wir haben Fahrzeugakten aus fünfzehn Jahren — kommt die alte Historie mit?

Das hängt daran, ob die alten Unterlagen als Dateien vorliegen; das sehen wir uns vorab an. Wie weit zurück der Erstlauf geht, gebt ihr vor; danach soll nur noch dazukommen, was neu geschrieben wird. Bei Fahrzeugen, die seit Jahren bei euch in Betreuung sind, steckt die Auskunft oft im alten Auftrag: welcher Zahnriemen verbaut wurde, wann die Bremsflüssigkeit zuletzt getauscht wurde, was beim letzten Pickerl schon angemerkt war. Genau danach fragt der Kunde, wenn er anruft und wissen will, ob das damals nicht schon Thema war.

Bei uns hängt alles am Kennzeichen. Was ist, wenn das Fahrzeug weiterverkauft wird?

Dafür ist der Fahrzeugstamm gedacht: Die Fahrgestellnummer bleibt, auch wenn das Kennzeichen wechselt, das Auto den Besitzer wechselt oder eine Zeit lang abgemeldet war. Vorgesehen ist, dass über beides gefragt werden kann; die Antwort nennt den Auftrag, aus dem sie stammt. Eure Sortierung nach Kennzeichen wird mitgelesen, nicht umgebaut. Heikel ist das Wechselkennzeichen, das auf zwei Fahrzeuge läuft: Ohne Fahrgestellnummer kann eine Frage dann die falsche Historie treffen — hier lohnt der Blick auf die Fundstelle.

Werbas bekommt laufend Updates. Reißt dann die Anbindung ab?

An Werbas selbst wird nichts installiert und nichts umgestellt; gelesen wird nur die Ablage, und die ist von einem Versionswechsel in der Regel nicht betroffen. Verlegt ein Update den Ablagepfad, zeigt sich das daran, dass neue Aufträge nicht mehr in der Wissensdatenbank ankommen. Dann wird der Pfad neu eingerichtet; der Bestand von vorher bleibt erhalten. Einfacher ist es, wenn wir von einem größeren Update wissen, bevor es eingespielt wird.

Kann der Lehrling die Reparaturhistorie sehen, ohne die Einkaufspreise zu sehen?

Das entscheidet ihr. Die Rechte hängen an Dokumentarten und Rollen, nicht an einzelnen Dateien: Aufträge und Prüfberichte etwa für alle in der Werkstatt; Einkaufspreise, Kalkulation und der Schriftverkehr mit Versicherungen und Gutachtern enger. Für jemanden, der im Sommer aushilft, lässt sich zusätzlich ein Stichtag setzen. Fehlt jemandem die Freigabe, sagt das System das, statt die Antwort trotzdem zu geben. Eure Benutzerrechte in Werbas bleiben dabei, wie sie sind.

Weitere Systeme

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Testzugang für Werbas besprechen

Im Erstgespräch klären wir, ob und wie Werbas bei euch angebunden werden kann und was es dafür braucht. Im Testzugang seht ihr mit euren eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

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