Wo Ihre Daten liegen, wer sie sieht — und was nicht vorgesehen ist.

Ihre Unterlagen liegen in einer eigenen Instanz auf Servern in Deutschland, das Sprachmodell rechnet in der EU, und wer was sieht, legen Sie über Rollen und Dokumentarten fest. Die Einzelheiten stehen hier; für Ihre IT gibt es dieselben Angaben als technische Beschreibung.

Eine eigene Instanz je Betrieb

Ihre Wissensdatenbank läuft als eigene Instanz auf unseren Servern in Deutschland. Kein geteiltes System, keine Vermischung mit den Unterlagen anderer Betriebe. Für die Nutzung im Browser wird auf Ihren Rechnern nichts installiert. Sollen Systeme wie Ihre Branchensoftware, Ihr Fileserver oder Ihr Postfach automatisch angebunden werden, richten wir dafür eine kleine Komponente ein. Sie greift ausschließlich lesend zu und baut nur ausgehende, verschlüsselte Verbindungen auf. Offene Ports sind nicht nötig, und Ihre Zugangsdaten verlassen Ihr System nicht.

Wo das Sprachmodell rechnet

In einem Rechenzentrum in der EU. Ihre Dokumente werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Das ist vertraglich zugesichert, der Auftragsverarbeitungsvertrag ist inbegriffen.

Rechte legen Sie fest

Wer was sehen darf, entscheiden Sie je Dokumentart und Rolle — nicht Datei für Datei. Auch mit Stichtag: erst ab einem Datum, oder nur der Altbestand bis dahin. Die Dokumentart bestätigt ein Mensch, weil an ihr die Sichtbarkeit hängt.

Dateien aus Ihrem Netz: nur ausgehende Verbindungen

Liegen Unterlagen auf einem Server in Ihrem Betrieb, werden sie verschlüsselt und ausschließlich über ausgehende Verbindungen in Ihre Instanz gespiegelt. Kein offener Port, kein Zugriff von außen; die Schlüssel gelten nur für Ihre Instanz. Ob und wie das bei Ihrer Ablage umsetzbar ist, prüfen wir vor dem Start gemeinsam mit Ihrer IT.

Löschen

Gelöschte Dokumente werden aus dem Suchbestand genommen und nach neunzig Tagen endgültig gelöscht — auf Wunsch sofort. Bei Vertragsende bekommen Sie den Bestand exportiert, danach wird die Instanz gelöscht.

Jede Antwort zeigt, woher sie kommt

Jede Aussage trägt eine nummerierte Ziffer, die zur Fundstelle in Ihren Unterlagen führt — so lässt sich jede Antwort am Original prüfen. Findet das System nichts, ist es darauf ausgelegt, das offen zu sagen. Fehlt Ihrer Rolle die Freigabe, sagt es auch das, statt so zu tun, als gäbe es nichts.

Vertrag und Richtlinie

Auftragsverarbeitungsvertrag inbegriffen, dazu eine Nutzungsrichtlinie für Ihre Mitarbeiter.

Offenlegung für Ihre IT

Eine technische Beschreibung als PDF für Ihre IT oder Ihren Datenschutzbeauftragten — auf Anfrage.

Was nicht vorgesehen ist

Ihre Unterlagen werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet. Das steht im Vertrag.
Es wird kein Zugang von außen auf Ihren Server eingerichtet. Die Verbindung geht ausschließlich von Ihnen nach draußen.
Das System geht nicht ins Internet, solange Sie das nicht erlaubt haben. Die Websuche hat drei Stufen, und die unterste ist „nie“.
Es zeigt niemandem Unterlagen, für die seiner Rolle die Freigabe fehlt — und verschweigt auch nicht, dass es welche gibt.
Es verschickt nichts von allein. Aus einer Antwort entsteht auf Wunsch ein Entwurf; abgeschickt wird von Hand.

Die Websuche, in drei Stufen

Das ist die Einstellung, mit der eine Frage ins offene Internet gehen kann. Sie entscheiden, welche der drei Stufen gilt — und können es jederzeit ändern.

Nicht erlaubt

Nie. Antworten kommen ausschließlich aus Ihren Unterlagen.

Zustimmung im Chat

Findet sich nichts in Ihren Unterlagen, bietet das System die Recherche an. Sie startet erst auf Klick, für diese eine Frage.

Erlaubt

Das System recherchiert selbstständig, wenn Ihre Unterlagen eine Frage nicht hergeben. Beantworten sie die Frage, geht nichts nach draußen.

Am eigenen Bestand ist das schneller geklärt.

Im Testzugang liegt eine eigene Instanz mit Beispielen aus Ihrer Branche – zum Ausprobieren, ohne Zahlungsdaten. Im Formular können Sie einen Rückruf ankreuzen; dann gehen wir Serverstandort, Verbindungswege, Verschlüsselung, Löschfristen und Auftragsverarbeitung mit Ihrer IT durch.

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