Unterlagen aus Kieselstein — Fertigung und Projekte, Antworten mit Fundstelle.

Vorgesehen ist, dass der Erstlauf den Altbestand in dem Umfang mitnimmt, den ihr freigebt; danach soll nur noch dazukommen, was neu ist oder sich geändert hat. Gerade bei Baugruppen, die seit Jahren nicht mehr gebaut wurden, zählt das: Die Zeichnung zum Los von 2009 liegt oft nur dort, und wenn ein Kunde ein Ersatzteil dazu will, hängt die Auskunft an genau diesem Papier. Dasselbe gilt, wenn eine Reklamation über Serien- oder Chargennummern zurückverfolgt werden muss. Wie weit zurück gespiegelt wird, legt ihr fest — auch jahrgangsweise, wenn ihr mit den letzten Jahren anfangen und später nachlegen wollt.

So ist es gedacht: Liegt ein Dokument unter einer Artikel- oder Losnummer, soll diese Zuordnung mitkommen und später in der Fundstelle stehen. Kommen die Stammdaten über den Export mit, lässt sich auch über die Bezeichnung fragen statt über die Nummer — praktisch, wenn in der Werkstatt niemand die siebenstellige Artikelnummer auswendig kann. Liegt dieselbe Zeichnung zusätzlich im Konstruktionsordner am Server, können beide Quellen angebunden werden; die Antwort nennt dann, aus welcher sie stammt. Wie das mit euren eigenen Unterlagen aussieht, zeigt der Testzugang.

In der Regel betrifft ein Versionswechsel die Oberfläche, gespiegelt wird aber ein Verzeichnis. Heikel wird es, wenn ein Versionssprung den Ablagepfad verlegt oder die Dokumente in die Datenbank wandern: Dann kommt nichts Neues mehr an, und im ungünstigen Fall zeigt der Abgleich auf ein leeres Verzeichnis. Sagt uns deshalb vor einem größeren Sprung Bescheid. Wir halten den Abgleich dann an, sehen danach gemeinsam nach, wo die Dokumente liegen, und richten den Weg neu ein. Der Bestand, der schon in eurer Instanz liegt, bleibt in der Zwischenzeit abfragbar.

Das legt ihr fest, bevor der erste Lauf startet. Die Rechte hängen an Dokumentarten und Rollen: Arbeitspläne und Zeichnungen etwa für alle in der Fertigung, Kalkulation und Deckungsbeiträge enger. Kundenzeichnungen, die ihr unter Geheimhaltung bekommen habt, können als eigene Dokumentart geführt und nur denen gezeigt werden, die am Auftrag arbeiten. Für Leihpersonal oder einen Ferialpraktikanten lässt sich zusätzlich ein Stichtag setzen. In Kieselstein selbst wird nichts umgestellt; die Rechte dort bleiben, wie ihr sie vergeben habt.