Microsoft 365 durchsuchen — SharePoint, Teams und Postfach, verbunden statt kopiert.

Vorgesehen ist, dass der erste Durchgang liest, was in den freigegebenen Bibliotheken, Ordnern und Postfächern liegt — auch die Archivordner aus Jahren, in die niemand mehr hineinsieht. Danach soll nur Neues und Geändertes dazukommen. Vorher gehen wir die Ablage einmal gemeinsam durch: Eine Bibliothek, in der neben den Vertragsfassungen auch Vorlagen und Zwischenstände liegen, macht die Antworten nicht besser. Was draußen bleiben soll, nennen Sie vorab.

Vorgesehen ist, dass alle drei in den Bestand kommen und die Fundstelle nennt, woher eine Antwort stammt: Bibliothek, Kanal, OneDrive oder Postfach, jeweils mit Datum. So sehen Sie selbst, welcher Stand der jüngere ist. Welche Fassung gilt, entscheidet Ihr Haus — das ist keine technische Frage, und aufgeräumt wird von uns nichts. Oft ist genau diese Frage aber der Anlass, die Ablage herzurichten: Wo drei Stände nebeneinanderstehen, sieht man es an den Fundstellen.

Die Freigabe hängt am offiziellen Weg von Microsoft und nicht an einer Oberfläche; übliche Änderungen an 365 betreffen sie deshalb in der Regel nicht. Anders ist es, wenn Microsoft die Zustimmungsregeln selbst verschiebt: Für Leserechte auf Dateien und Postfächer hat Microsoft 2025 auf eine von Microsoft verwaltete Standardeinstellung umgestellt, bei der ein Administrator zustimmt statt der einzelne Benutzer. Trifft so eine Umstellung eine bestehende Freigabe, kommt nichts Neues mehr an; dann wird die Freigabe gemeinsam mit Ihrem Administrator erneuert. Bestehende Zustimmungen und eigene Zustimmungsregeln bleiben davon in der Regel unberührt.

Das ist bewusst anders gelöst. In SharePoint und im Postfach ändert sich nichts; in der Wissensdatenbank werden die Rechte neu gefasst und hängen an Dokumentarten und Rollen, nicht an einzelnen Dateien. Was Sie freigeben, wird gelesen; wer es danach zu sehen bekommt, legen Sie fest — die Ablage der Geschäftsführung und die Personalunterlagen in der Regel enger als die Projektbibliotheken. Für jemanden, der erst seit Kurzem im Haus ist, lässt sich ein Stichtag setzen. Fehlt einer Person die Freigabe, sagt das System das, statt aus einem Dokument zu antworten, das sie nicht sehen darf.