Unterlagen aus CarLo — der Ablieferbeleg zur Tour, mit Fundstelle.

Frachtpapiere, Ablieferbelege, Schadensmeldungen, Tarifvereinbarungen und Schriftverkehr aus CarLo sollen in der Wissensdatenbank mitkommen, die Antworten nennen die Fundstelle. Vorgesehen ist nur lesender Zugriff; an CarLo wird nichts geändert.

Auf die Warteliste setzen

Wie die Anbindung vorgesehen ist

Wo CarLo bei euch Belege als Dateien auf einem Server im Haus ablegt, ist vorgesehen, dieses Verzeichnis verschlüsselt in eure eigene Instanz zu spiegeln — nur lesend und nur über ausgehende Verbindungen. Liegen die Belege in einem Archiv innerhalb von CarLo, wäre ein abgestimmter Export der Weg; darüber können auch Auftrags-, Touren- und Kundenstamm dazukommen, damit sich Fragen nach Auftragsnummer, Kennzeichen und Relation zuordnen lassen. Ob und wie das bei euch geht, prüfen wir vor dem Start mit euch — je nach Version, Ablage und Lizenzumfang. Bis dahin ladet ihr Unterlagen hoch: Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos.

Einrichtung: Wie viel Aufwand Dokumentenverzeichnis und Stammdaten-Export machen, schätzen wir nach der Vorab-Prüfung ab und besprechen es mit euch, bevor etwas eingerichtet wird — gern gemeinsam mit eurem CarLo-Betreuer. Verrechnet wird nach Aufwand.

Was auf eurem Server vorgesehen ist — und was nicht

Vorgesehen

Ein Abgleich auf einem Rechner im Haus, der die Belege verschlüsselt nach außen spiegelt
Leserecht auf das Dokumenten- und Archivverzeichnis
Ein geplanter Export der Stamm- und Auftragsdaten

Nicht vorgesehen

Dienste, die auf Anfragen von außen warten
Offene Ports
Zugriffe von außen auf den Server
Änderungen an CarLo
Schreibzugriff auf eure Dateien

Nebenbei: Gespiegelte Unterlagen liegen zusätzlich in eurer eigenen Instanz außer Haus. Eine Datensicherung ersetzt das nicht.

Welche Unterlagen in Soloplan CarLo liegen können

Transportaufträge mit den Sendungsdaten — Lade- und Entladestelle, Zeitfenster, Packstücke, Gewicht und Lademeter — samt den Statusmeldungen aus der Disposition
Ablieferbelege und CMR-Frachtbriefe als Scan oder als Foto aus der App am Handy des Lenkers, samt den Vorbehalten, die bei der Übernahme eingetragen wurden
Frachtabrechnungen an die Auftraggeber und Gutschriften an Subfrächter, dazu die Tarif- und Konditionsvereinbarungen je Auftraggeber und Relation samt Maut- und Dieselgleitklausel
Beförderungspapiere und schriftliche Weisungen nach ADR zu Gefahrgutsendungen, dazu die Schulungsbescheinigungen der Lenker und die Bestellung des Gefahrgutbeauftragten
Fahrzeug- und Lenkerunterlagen aus dem Fuhrpark — Gutachten nach § 57a KFG, Servicebelege, Auswertungen der Fahrerkarte, dazu Gemeinschaftslizenz und beglaubigte Abschriften
Zoll- und Versandpapiere zu grenzüberschreitenden Sendungen sowie die Schadensakte mit Fotos vom Ladegut, dem Schriftverkehr zum Haftungsfall und der Meldung an den Transportversicherer

Beispiele für Fragen an euren Bestand

„Wo liegt der Ablieferbeleg zu Auftrag 2025-4471?“
„Welche Tarifvereinbarung gilt für die Relation Bludenz–Wels beim Auftraggeber Huber?“
„Was steht in der Schadensmeldung zur Sendung vom 14. März?“

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Eine Verknüpfung wird für euch eingerichtet, nicht per Klick aktiviert. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — ob und wie sie bei euch angebunden werden kann, prüfen wir vorher gemeinsam. Einrichtung und Wartung werden nach Aufwand verrechnet; wie groß der ist, hängt an der Quelle und wird vorher besprochen.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Typisch für diese Branchen

Spedition, Transport & Logistik

Was wir vorab prüfen

Vorab sehen wir uns an, wo eure Belege liegen — als Dateien im Verzeichnis oder im Archiv innerhalb von CarLo — und welche Dispositionsdaten wie Auftragskopf, Positionen und Statuszeiten über den Export mitkommen sollen; sie zeigen dann den Stand des letzten Abgleichs, keine Live-Abfrage. Live-Positionen und Lenkzeiten stehen in der Telematik, nicht in diesem Bestand. Nachgerechnet wird hier nicht: Was eine Fracht ergeben müsste oder wie weit die Haftung nach der CMR reicht, bleibt eure Beurteilung — die Antwort zeigt, was vereinbart und was unterschrieben wurde. Und Belege, die nur auf Papier existieren, kommen erst mit, wenn sie jemand einscannt oder hochlädt.

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Ablieferbelege müssen wir sieben Jahre aufheben. Kommt das Archiv mit?

Vorgesehen ist, dass beim ersten Abgleich auch die älteren Jahrgänge aus dem Verzeichnis mitkommen — gerade die, die sonst nur angreift, wer eine Prüfung im Haus hat. In der Praxis beginnt man mit den jüngeren Jahrgängen und zieht die älteren danach nach. Was noch als Papier im Regal steht, kommt über den Upload dazu: einscannen und ganze Ordner auf einmal hochladen, vorsortieren muss niemand. Wie gut die Scans lesbar sind, zeigt sich an eurem Bestand.

Unsere Scans heißen nach Auftragsnummer. Reicht das zum Wiederfinden?

Das hilft, nötig ist es nicht. Gesucht wird am Inhalt, nicht am Dateinamen — auch ein Beleg, der als Scan_0047.pdf abgelegt wurde, soll bei einer Frage nach Empfänger, Relation oder Zustelltag auftauchen. Steht die Auftragsnummer im Dateinamen oder im Ordnerpfad, kann das System die Unterlage zusätzlich dem passenden Auftrag zuordnen. Bei drei Sendungen an dieselbe Adresse am selben Tag macht das den Unterschied; wie gut es mit euren Scans klappt, seht ihr im Testzugang.

Ein Auftraggeber meldet einen Transportschaden, der Fall liegt zwei Jahre zurück. Was bringt uns das?

So ist es gedacht: Was damals dazu abgelegt wurde, soll an einer Stelle zusammenkommen — der Ablieferbeleg mit dem Vorbehalt des Lenkers, die Fotos vom Ladegut, der Schriftverkehr mit dem Auftraggeber und die Meldung an den Versicherer. Die Antwort nennt die Fundstelle, du kannst den Beleg also selbst aufmachen und nachprüfen. Findet das System nichts, sagt es das. Aus dem Ergebnis lässt sich ein Entwurf anlegen — Word, PDF oder E-Mail-Entwurf im eigenen Postfach; verschickt wird nichts von allein.

Was ist beim nächsten CarLo-Update?

An CarLo selbst wird nichts geändert, und das Spiegeln eines Ordners bezieht sich auf den Pfad, nicht auf die Version. Betroffen sein kann der Export: Ändert sich der Aufbau der Exportdatei — andere Spalten für Statuszeiten oder Lademeter, ein neues Trennzeichen —, muss er angepasst werden. Sagt uns den Termin vorher, dann schauen wir beim ersten Abgleich danach mit.

Soll der Lenker am Handy wirklich alles sehen?

Das legt ihr fest. Die Rechte hängen an Dokumentart und Rolle: Hinweise zur Ladestelle, Ladungssicherungsvorgaben eines Auftraggebers und die Belege zur eigenen Tour können für Lenker freigegeben werden, Tarifvereinbarungen, Frachtabrechnungen und Gutschriften an Subfrächter bleiben bei Dispo und Buchhaltung. Für Subfrächter, die nur zeitweise für euch fahren, lässt sich eine Rolle zusätzlich zeitlich begrenzen. Fehlt die Freigabe, sagt das System, dass sie fehlt, statt so zu tun, als gäbe es dazu nichts.

Testzugang für Soloplan CarLo besprechen

Im Erstgespräch klären wir, ob und wie Soloplan CarLo bei euch angebunden werden kann und was es dafür braucht. Im Testzugang seht ihr mit euren eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.