Diktate durchsuchenVermerke vom Diktiergerät, auch solange sie nicht abgetippt sind.

Diktiersoftware legt Aufnahmen meist als Datei ab — je nach Gerät als DSS, WAV oder MP3, im Diktatordner am Server oder am Arbeitsplatz. Vorgesehen ist, diesen Ordner verschlüsselt und nur über ausgehende Verbindungen in Ihre Instanz zu spiegeln; verschriftet wird dort, in der EU, und die Aufnahme bleibt der Beleg zur Antwort. Ob und wie das bei Ihnen geht, prüfen wir vor dem Start mit Ihnen — etwa ob Aufnahmen verschlüsselt abgelegt werden oder ob die Diktatverwaltung als Dienst des Herstellers läuft; dann klären wir, ob eine Schnittstelle vorhanden, freigeschaltet und erreichbar ist, andernfalls ist ein geplanter Export der Weg. Philips Pocket Memo und SpeechMike, die Digta-Geräte von Grundig Business Systems oder die DS-Recorder von Olympus bzw. OM System sind dabei nur Beispiele: angebunden werden die Dateien, die dabei entstehen. Sprachmemos vom Handy können Sie schon vorher hochladen.

Einmal eingerichtet, läuft der Abgleich automatisch: Neue und geänderte Unterlagen aus Diktat und Sprachaufnahmen kommen von selbst dazu, ohne dass jemand etwas hochladen muss.

EinrichtungDen Aufwand schätzen wir nach der Vorab-Prüfung ab und besprechen ihn mit Ihnen, bevor etwas eingerichtet wird — gern gemeinsam mit dem Betreuer Ihrer Diktiersoftware. Verrechnet wird nach Aufwand; Sprachaufnahmen vom Handy können Sie schon vorher hochladen.

Eine Verknüpfung wird für Sie eingerichtet, nicht per Klick aktiviert. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — ob und wie sie bei Ihnen angebunden werden kann, prüfen wir vorher gemeinsam. Einrichtung und Wartung werden nach Aufwand verrechnet; wie groß der ist, hängt an der Quelle und wird vorher besprochen.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Vorab sehen wir uns an, in welcher Form Ihre Aufnahmen vorliegen und wie sie klingen. Die Verschriftung gibt wieder, was gesprochen wurde, nicht das fertige Schriftstück: Absätze, Hervorhebungen und die Form eines Schriftsatzes entstehen erst beim Abtippen, gesprochene Formatanweisungen stehen mit im Text. Wie gut Eigennamen, Aktenzahlen und Paragrafenzitate, Aufnahmen aus dem fahrenden Auto oder dialektale Passagen erkannt werden, zeigt sich an Ihrem Bestand; eine falsch verstandene Zahl kann das spätere Suchen erschweren. Wo zwei Personen durcheinandersprechen, ist die Zuordnung, wer was gesagt hat, ein eigener Prüfpunkt. Fällt im Diktat weder Aktenzahl noch Klientenname — „zum bekannten Akt, wie besprochen“ —, bleibt als Anhaltspunkt vor allem der Ordnerpfad. Und der Bearbeitungsstand aus der Diktatverwaltung — erledigt, in Arbeit, dringend — ist nicht vorgesehen: gelesen werden die Aufnahmen, nicht die Verwaltung darüber.