OneDrive durchsucheneigene und geteilte Ordner in Ihrer KI-Wissensdatenbank.

Vorgesehen ist, dass die Ordner aus OneDrive, die Sie freigeben — Angebote, Entwürfe, Scans und Fotos —, in die Wissensdatenbank kommen, auch Ordner, die andere mit Ihnen geteilt haben. Vorgesehen ist nur lesender Zugriff; an OneDrive wird nichts geändert.

Demo anfragen Kosten-Check

OneDrive

1-Klick · im Setup enthalten

Beispielfrage

„Welche Fassung des Angebots für die Elektroinstallation im Haus Wimmer hat Herr Gruber zuletzt abgelegt?“

1 Antwort mit Fundstelle

Anbindung

Wie die Anbindung vorgesehen ist

Vorgesehen ist die offizielle Freigabe von Microsoft: Sie melden sich mit Ihrem Microsoft-Konto an und wählen die Ordner aus OneDrive, die gelesen werden sollen — eigene Ordner ebenso wie Ordner, die Kolleginnen und Kollegen mit Ihnen geteilt haben. Der Zugriff ist rein lesend und auf Ihre Auswahl beschränkt; an OneDrive wird nichts geändert. Ob Ihre Lizenz das erlaubt und ob ein Administrator zustimmen muss, prüfen wir vorab mit Ihnen.

Einmal eingerichtet, läuft der Abgleich automatisch: Neue und geänderte Unterlagen aus OneDrive kommen von selbst dazu, ohne dass jemand etwas hochladen muss.

EinrichtungDie Verbindung erfolgt per Klick über Ihr Microsoft-Konto und ist im Setup enthalten. Welche Ordner gelesen werden — nur Ihre eigenen, auch geteilte, auch die OneDrives weiterer Mitarbeiter —, besprechen wir vorab, sinnvollerweise gemeinsam mit Ihrem Microsoft-Administrator.

Unterlagen

Welche Unterlagen in OneDrive liegen können

Der Ordner „Dokumente“ im eigenen OneDrive, in dem Entwürfe, Kalkulationen und Zwischenstände liegen, die nie in die gemeinsame Ablage gewandert sind
Ordner unter „Für mich freigegeben“ — Unterlagen, die eine Kollegin aus ihrem OneDrive geteilt hat, statt sie abzulegen
Desktop und Dokumente der Arbeitsplätze, wenn sie über OneDrive gesichert werden — dort liegt oft mehr, als man vermutet
Dateien, die jemand im Teams-Chat statt im Kanal geteilt hat — sie liegen im OneDrive des Absenders
Fotos vom Handy: Zählerstände, Typenschilder, Verteilerkästen, Schäden vor Ort
Eingescannte Belege, Bescheide und unterschriebene Aufträge als PDF

Beispielfragen

Beispiele für Fragen an Ihren Bestand

„Welche Fassung des Angebots für die Elektroinstallation im Haus Wimmer hat Herr Gruber zuletzt abgelegt?“
1 Antwort mit Fundstelle
„Was steht im Prüfbefund der Blitzschutzanlage Schulgasse 4 zum nächsten Prüftermin?“
2 Antwort mit Fundstelle
„Welche Belege hat Mandantin Leitner für die Arbeitnehmerveranlagung 2025 geschickt?“
3 Antwort mit Fundstelle

Start

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Die Verbindung erfolgt per Klick über das Konto und ist im Setup enthalten. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — die Voraussetzungen bei Ihnen prüfen wir vorher gemeinsam.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Vorab-Prüfung

Was wir vorab prüfen

Vorab klären wir, ob es um OneDrive aus Microsoft 365 für Unternehmen geht oder um ein privates OneDrive — das ist ein anderer Zugang. Geteilte Ordner gehören dem Konto, das sie geteilt hat: Wird dieses Konto gelöscht oder die Freigabe zurückgenommen, fällt der Ordner aus der Auswahl. Wir sehen uns an, ob Vertraulichkeitsbezeichnungen mit Verschlüsselung im Einsatz sind; solche Dateien lassen sich nur mit der passenden Berechtigung öffnen. Vorgesehen ist der aktuelle Stand einer Datei; ob ältere Fassungen aus dem Versionsverlauf gebraucht werden, besprechen wir. Bibliotheken aus SharePoint und Teams stehen auf der eigenen Seite dazu.

FAQ

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Bei uns hat jeder sein eigenes OneDrive. Kommen dann alle Konten mit?

Vorgesehen ist, dass nur die Ordner gelesen werden, die Sie auswählen. Ob neben Ihrem eigenen OneDrive auch die OneDrives anderer Mitarbeiter dazukommen, hängt an den Einstellungen Ihrer Organisation und an einer Entscheidung im Haus — persönliche Ablagen enthalten oft auch Privates. Sinnvoll ist meist, gezielt die Arbeitsordner zu wählen. Was bei Ihnen passt, besprechen wir vor dem Start.

Viele Dateien sind bei uns nur online verfügbar. Ist das ein Problem?

Vorgesehen ist, dass über die Freigabe bei Microsoft gelesen wird, nicht über die Festplatte eines Arbeitsplatzes. Ob eine Datei am Rechner lokal liegt oder nur online, soll dafür keine Rolle spielen. Ob und wie das bei Ihrer Einrichtung so geht, prüfen wir vor dem Start mit Ihnen.

Ein Mitarbeiter verlässt den Betrieb. Was passiert mit seinen Ordnern?

Das hängt daran, was mit seinem Konto geschieht. Wird es gelöscht, ist sein OneDrive nach den Aufbewahrungsregeln Ihrer Organisation irgendwann nicht mehr erreichbar, ebenso die Ordner, die er geteilt hat. Wichtige Unterlagen verschieben Sie am besten vorher in eine gemeinsame Ablage. Wie mit bereits übernommenen Unterlagen umgegangen wird, legen wir vorab gemeinsam fest; sagen Sie uns solche Wechsel rechtzeitig, dann ziehen wir die Auswahl nach.

Darf dann jeder sehen, was im OneDrive der Chefin liegt?

Nicht automatisch. Wer was sieht, legen Sie in junova über Dokumentarten und Rollen fest — etwa Angebote und Prüfbefunde für das ganze Team, Lohnunterlagen und Kalkulationen nur für bestimmte Rollen. Die Freigaben in OneDrive werden dabei nicht eins zu eins übernommen und bleiben unberührt. Ob ein Dokument als Angebot oder als Lohnunterlage gilt, bestätigt beim ersten Durchlauf ein Mensch.

Für wen

Typisch für diese Branchen

Demo anfragen — und klären, wie OneDrive dazukommt

In dreißig Minuten per Video zeigen wir, wie Antworten mit Fundstelle aussehen, und klären, ob und wie OneDrive bei Ihnen angebunden werden kann.