Notion durchsuchenSeiten und Datenbanken in Ihrer KI-Wissensdatenbank.

Vorgesehen ist, dass die Notion-Seiten und -Datenbanken, die Sie freigeben — Abläufe, Projektseiten, Checklisten, Objektlisten —, samt der angehängten Dateien in den Bestand kommen. Vorgesehen ist nur lesender Zugriff; in Notion wird nichts geändert.

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Notion

1-Klick · im Setup enthalten

Beispielfrage

„Wie läuft laut unserer Ablaufseite die Übergabe einer Wohnung an neue Mieter?“

1 Antwort mit Fundstelle

Anbindung

Wie die Anbindung vorgesehen ist

Vorgesehen ist die Freigabe über Notion selbst: Sie melden sich mit Ihrem Notion-Konto an und wählen die Seiten und Datenbanken aus, die gelesen werden sollen; Unterseiten einer gewählten Seite gehören in der Regel dazu. Der Zugriff ist nur lesend und auf die gewählten Bereiche beschränkt — in Notion wird nichts geändert und nichts kommentiert. Ob Ihr Tarif und die Einstellungen der Person, die Ihren Arbeitsbereich verwaltet, eine solche Verbindung zulassen, prüfen wir vorab mit Ihnen.

Einmal eingerichtet, läuft der Abgleich automatisch: Neue und geänderte Unterlagen aus Notion kommen von selbst dazu, ohne dass jemand etwas hochladen muss.

EinrichtungDie Verbindung erfolgt per Klick über Ihr Notion-Konto und ist im Setup enthalten. Welche Bereiche gelesen werden, besprechen wir vorab — gern gemeinsam mit der Person, die Ihren Notion-Arbeitsbereich verwaltet. Tief verschachtelte Seiten und verknüpfte Datenbanken sehen wir uns dabei gesondert an.

Unterlagen

Welche Unterlagen in Notion liegen können

Die Seite mit Abläufen und Zuständigkeiten — wie ein Auftrag angelegt, eine Wohnung übergeben oder eine Anlage angemeldet wird
Datenbanken mit Projekten, Objekten oder Kunden, in denen Status, Adresse und Zuständigkeit als Eigenschaft an jedem Eintrag stehen
Projektseiten je Bauvorhaben oder Objekt, mit Besprechungsnotizen, Entscheidungen und offenen Punkten untereinander
PDFs, Pläne und Fotos, die direkt in eine Seite gezogen wurden statt in eine Ablage
Vorlagen und Checklisten für wiederkehrende Arbeiten — Erstberatung, Besichtigung, Abnahme
Ältere Seiten aus der Anfangszeit, die niemand gelöscht hat und in denen trotzdem die eine Auskunft steht

Beispielfragen

Beispiele für Fragen an Ihren Bestand

„Wie läuft laut unserer Ablaufseite die Übergabe einer Wohnung an neue Mieter?“
1 Antwort mit Fundstelle
„Welche Auflagen stehen in der Projektdatenbank zum Einreichplan für das Haus Moser in Hallein?“
2 Antwort mit Fundstelle
„Welche Unterlagen fehlen laut Checkliste noch für die PV-Anlage bei Familie Gruber?“
3 Antwort mit Fundstelle

Start

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Die Verbindung erfolgt per Klick über das Konto und ist im Setup enthalten. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — die Voraussetzungen bei Ihnen prüfen wir vorher gemeinsam.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Vorab-Prüfung

Was wir vorab prüfen

Vorgesehen sind der Text der Seiten, die Eigenschaften der Datenbankeinträge und angehängte Dateien. Kommentare, Seitenverlauf und Erwähnungen gehören nicht dazu; ob sie gebraucht werden, besprechen wir. Vorab sehen wir uns an, wie Ihre Seiten verschachtelt sind, wo verknüpfte Datenbanken oder eingebettete Inhalte aus anderen Diensten stehen und ob wichtige Unterlagen nur als Link nach außen hinterlegt sind — solche Inhalte liegen nicht in Notion selbst. Was nur auf privaten Seiten einzelner Personen liegt, klären wir ebenfalls vorab.

FAQ

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Bei uns ist fast alles eine Datenbank. Kommt dann nur eine Tabelle an?

Vorgesehen ist, dass jeder Datenbankeintrag als eigene Seite gelesen wird — samt dem Text darin und Eigenschaften wie Status, Adresse oder Zuständigkeit als Merkmal. So nennt die Antwort den Eintrag, auf den sie sich stützt, und nicht bloß die Datenbank. Wie das mit Ihrem Aufbau aussieht, gehen wir vor dem Start an echten Fragen durch.

Unsere Notion-Seiten sind über Jahre gewachsen und nicht aufgeräumt. Ist das ein Problem?

In der Regel nicht, weil im Inhalt gesucht wird und nicht im Seitenbaum. Wo ein Seitentitel oder eine übergeordnete Seite etwas aussagt, etwa ein Objekt oder ein Jahrgang, nehmen wir es als Merkmal mit. Vorgesehen ist auch, dass die Antwort das Datum der Fundstelle zeigt, damit erkennbar bleibt, wie alt eine Auskunft ist. Aufräumen ist deshalb keine Voraussetzung.

Wir legen ständig neue Seiten an. Muss die jemand eigens freigeben?

Das hängt davon ab, wo sie entstehen. Neue Unterseiten unter einer bereits freigegebenen Seite sind in der Regel erfasst und kommen über den Abgleich von selbst dazu. Eine neue Seite ganz oben im Arbeitsbereich oder in einem anderen Teambereich ist von der bestehenden Freigabe nicht erfasst und muss eigens hinzugefügt werden. Wie Sie Ihren Seitenbaum dafür am besten aufsetzen, besprechen wir beim Einrichten.

Die Provisionsübersicht liegt im selben Arbeitsbereich wie die Objektseiten. Sieht die dann jeder?

Vorgesehen ist, dass die Rechte in junova an Dokumentarten und Rollen hängen, nicht an der Stelle im Seitenbaum. Provisionen, Kalkulationen oder Personalsachen können so einem engeren Kreis vorbehalten werden, auch wenn sie neben den Objektseiten stehen. Seiten, die gar nicht mitgelesen werden sollen, geben Sie schlicht nicht frei. Ihre Freigaben in Notion bleiben unberührt; welche Rollen Sie brauchen, legen wir vor dem Start gemeinsam fest.

Für wen

Typisch für diese Branchen

Demo anfragen — und klären, wie Notion dazukommt

In dreißig Minuten per Video zeigen wir, wie Antworten mit Fundstelle aussehen, und klären, ob und wie Notion bei Ihnen angebunden werden kann.