NAS durchsuchen — Ordner von Synology, QNAP und vergleichbaren Geräten in der Wissensdatenbank.

Projektordner, Zeichnungen, Angebote, Scans und Fotos vom NAS im Haus sollen in der Wissensdatenbank mitkommen — über eine eingerichtete Verknüpfung statt über Hochladen. Vorgesehen ist nur lesender Zugriff; an euren Dateien und Ordnern am NAS wird nichts geändert.

Auf die Warteliste setzen

Wie die Anbindung vorgesehen ist

Vorgesehen ist, die Ordner, die ihr am NAS freigebt, verschlüsselt in eure eigene Instanz zu spiegeln — mit einem eigenen Benutzer, der nur lesen darf, und nur über ausgehende Verbindungen aus eurem Netz. Die Ordnerstruktur bleibt erhalten und fließt mit ein, wenn festgelegt wird, wer was sehen darf. Ob und wie das bei eurem Gerät geht, prüfen wir vor dem Start mit euch — je nach Modell, Einstellungen und Freigaben; manches muss am Gerät erst eingeschaltet werden.

Einrichtung: Den Aufwand schätzen wir ab, sobald klar ist, wie Freigaben und Rechte an eurem NAS aussehen und ob mehrere Geräte dazugehören — und besprechen ihn mit euch, bevor etwas eingerichtet wird. Ab rund 2.000 € einmalig, laufend ab rund 100 € im Monat; Einrichtung und Wartung werden nach Aufwand verrechnet.

Was auf eurem Server vorgesehen ist — und was nicht

Vorgesehen

Ein Abgleich im eigenen Netz, der die freigegebenen Ordner verschlüsselt nach außen spiegelt
Ein eigener NAS-Benutzer mit reinem Leserecht
Leserecht auf die Ordner, die ihr freigebt

Nicht vorgesehen

Zusatzprogramme von uns auf dem NAS
Offene Ports am NAS
Zugriffe von außen auf das NAS
Schreibzugriff auf eure Dateien
Umstellungen an euren bestehenden Freigaben

Nebenbei: Gespiegelte Unterlagen liegen zusätzlich in eurer eigenen Instanz außer Haus. Eine Datensicherung ersetzt das nicht.

Welche Unterlagen in NAS liegen können

Der Scan-Ordner vom Multifunktionsgerät, auf den die Geräte im Haus schreiben: Lieferscheine, unterschriebene Regieberichte, Stundenlisten und Bautagesberichte, die als SCAN_0043.pdf hereinkommen und selten umbenannt werden.
Projektordner je Bauvorhaben: Pläne als PDF und DWG, Werkstattzeichnungen, Stücklisten, Ausmaßblätter und die Bestandspläne, die nach dem Umbau noch schnell nachgetragen wurden.
Befunde und Prüfprotokolle — E-Befund, Dichtheitsprüfung, Inbetriebnahme — samt der Übergabedokumentation, die beim Kunden abgegeben wurde und deren zweite Ausfertigung am NAS liegt.
Herstellerunterlagen zu dem, was ihr verbaut: Datenblätter, Montage- und Serviceanleitungen, Ersatzteillisten und Fehlercodetabellen, meist in einer eigenen Freigabe neben den Projekten.
Baustellenfotos und kurze Videos, die über die Handy-App des Geräts hochgeladen werden — abgelegt in Ordnern nach Aufnahmedatum statt nach Objekt und deshalb schwer auffindbar.
Der alte Ordnerbaum aus der Zeit vor eurer heutigen Branchensoftware: Angebote, Schriftverkehr und Abrechnungen, die kaum noch jemand angreift, oft auf einer eigenen Freigabe namens „alt“ oder „Archiv“.

Beispiele für Fragen an euren Bestand

„Wo liegt die Zeichnung zum Auftrag 2019-041, und welche Fassung ist die letzte?“
„Was steht im Servicebericht zum Objekt Huber vom letzten Winter?“
„Welche Angebote haben wir dem Kunden Mayer seit 2019 geschickt?“

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Eine Verknüpfung wird für euch eingerichtet, nicht per Klick aktiviert. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — ob und wie sie bei euch angebunden werden kann, prüfen wir vorher gemeinsam. Einrichtung und Wartung werden nach Aufwand verrechnet; wie groß der ist, hängt an der Quelle und wird vorher besprochen.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Typisch für diese Branchen

Was wir vorab prüfen

Vorab sehen wir uns mit euch an, welche Freigaben mitkommen sollen und was das Gerät selbst anlegt: Papierkorb der Freigabe (#recycle, @Recycle), Index- und Vorschauordner (@eaDir, .@__thumb) und Snapshot-Verzeichnisse gehören nicht in den Bestand und werden beim Einrichten ausgegrenzt. Sagt uns, welche Freigaben verschlüsselt sind — ist eine davon nach einem Stromausfall oder Neustart nicht wieder eingehängt, kann der Abgleich dort nichts lesen. Dateien, die gerade offen sind, sollen beim nächsten Abgleich dazukommen. Scans, die das Multifunktionsgerät nur als Bild abgelegt hat, gehen durch die Texterkennung; wie gut das bei blassen Kopien oder Handschrift gelingt, zeigt sich am Bestand. Die Ordnerrechte am NAS werden nicht eins zu eins übernommen: Ihr legt fest, welche Freigaben mitkommen, und wer die Antworten daraus sieht, hängt an Dokumentart und Rolle.

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Bei uns liegen Ordner von 2009 am NAS. Kommt der alte Bestand auch mit?

Das legt ihr fest. Vorgesehen ist, dass der erste Durchlauf die gewählte Freigabe vollständig liest, auch die älteren Jahrgänge — weil das das Gerät spürbar belastet, legen wir ihn auf einen Abend oder ein Wochenende. Danach sollen nur noch Abgleiche mit Neuem und Geändertem folgen. Alte Scans ohne Textebene gehen durch die Texterkennung; wie gut das bei euren Jahrgängen gelingt, zeigt sich am Bestand. Ein Archivbereich kann auch bewusst draußen bleiben und später nachkommen.

Unsere Ordner heißen Huber_alt, Huber_neu und Huber_final. Kommt das System damit zurecht?

Der Pfad wird als Ordnung mitgelesen, damit erkennbar bleibt, aus welcher Freigabe und welchem Ordner eine Datei stammt; die Antwort nennt die Fundstelle samt Ablageort. Liegen drei Stände nebeneinander, ist vorgesehen, alle mit Datum zu nennen — welcher gilt, entscheidet ihr. Umbenannt wird am NAS nichts. Welche Dokumentart eine Datei bekommt, bestätigt beim ersten Durchlauf ein Mensch, weil daran hängt, wer sie sehen darf; findet das System zu einer Frage nichts, sagt es das. Wie das mit euren eigenen Ordnernamen aussieht, seht ihr im Testzugang.

Was passiert, wenn das NAS ein Update bekommt oder wir das Gerät tauschen?

Während eines Updates oder Neustarts kann ein Abgleich ausfallen; vorgesehen ist, dass der nächste nachholt, und der bereits gelesene Bestand bleibt stehen. Bekommt das Gerät einen neuen Namen, eine neue Adresse oder neue Freigabenamen, muss der Zugang nachgezogen werden — sagt uns am besten vorher Bescheid. Beim Gerätetausch gilt dasselbe: neuer Benutzer, neues Leserecht, neuer Zugang. Größere Umbauten am Ordnerbaum sehen für den Abgleich wie neue Dateien aus; auch da hilft ein Hinweis vorab, damit wir den alten Stand gleich mit aufräumen.

Auf dem NAS hat die Geschäftsführung eine eigene Freigabe. Sieht die dann jeder?

Das steuert ihr über zwei Einstellungen. Erstens kommt nur in den Bestand, was ihr freigebt — eine Freigabe mit Personal-, Lohn- und Geschäftsunterlagen könnt ihr ganz weglassen. Zweitens hängen die Rechte in der Wissensdatenbank an Dokumentart und Rolle; die Ordnerstruktur fließt ein, ersetzt die Einstufung aber nicht. Ein Stichtag lässt sich zusätzlich setzen, etwa für Lehrlinge, die erst ab ihrem Eintritt etwas sehen sollen. Fehlt jemandem die Freigabe, sagt das System das, statt den Inhalt zu zeigen.

Zum Nachlesen

Netzwerkordner und Fileserver durchsuchbar machenFileserver durchsuchbar machen: Wie die KI-Suche Netzwerkordner erschließt, ohne die Ablage umzubauen – Anbindung, Texterkennung, Rechte und Grenzen.

Testzugang für NAS besprechen

Im Erstgespräch klären wir, ob und wie NAS bei euch angebunden werden kann und was es dafür braucht. Im Testzugang seht ihr mit euren eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.