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Unterlagen aus TAIFUN — Auftrag, Aufmaß und Wartungsakte mit Fundstelle.

Vorgesehen ist, dass Angebote, Aufträge, Aufmaße, Serviceberichte und Schriftverkehr aus TAIFUN Handwerk in eure Wissensdatenbank mitkommen — jede Antwort mit Fundstelle. An TAIFUN wird nichts geändert, vorgesehen ist nur lesender Zugriff.

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Wie die Anbindung vorgesehen ist

Vorgesehen ist, das Verzeichnis, in dem TAIFUN eure Dokumente als Dateien ablegt, verschlüsselt in eure eigene Instanz zu spiegeln — nur lesend und nur über ausgehende Verbindungen. Kunden-, Objekt- und Auftragsstamm können über einen Export dazukommen, damit sich Fragen nach Kunde, Objekt und Auftragsnummer zuordnen lassen. Ob und wie das bei euch geht, prüfen wir vor dem Start mit euch und eurem TAIFUN-Betreuer — je nach Version, Ablage und Lizenzumfang. Bis die Verknüpfung eingerichtet ist, ladet ihr Unterlagen hoch: Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos.

Einrichtung: Den Aufwand schätzen wir nach der Vorab-Prüfung ab und besprechen ihn mit euch, bevor etwas eingerichtet wird — gern gemeinsam mit eurem TAIFUN-Betreuer. Verrechnet wird nach Aufwand.

Was auf eurem Server vorgesehen ist — und was nicht

Vorgesehen

  • Ein Abgleich, der das Dokumentenverzeichnis verschlüsselt nach außen spiegelt
  • Leserecht auf das Dokumentenverzeichnis

Nicht vorgesehen

  • Dienste, die dauerhaft auf dem Server laufen
  • Offene Ports
  • Zugriffe von außen auf den Server
  • Änderungen an TAIFUN

Nebenbei: Gespiegelte Unterlagen liegen zusätzlich in eurer eigenen Instanz außer Haus. Eine Datensicherung ersetzt das nicht.

Welche Unterlagen in TAIFUN Handwerk liegen können

  • Angebote, Auftragsbestätigungen und Regierechnungen aus der Auftragsbearbeitung — samt der Vorkalkulation, mit der der Preis zustande gekommen ist
  • Aufmaßblätter aus dem TAIFUN-Aufmaß, also das Ausmaß zu Raum, Fläche oder Bauteil, dazu die Ausschreibungs- und Abrechnungsdateien, die vom Auftraggeber gekommen sind
  • Wartungsakten je Anlage aus dem Wartungsmodul: Vertrag, Turnus, Checkliste und der Bericht vom letzten Wartungsgang
  • Was die TAIFUN Handwerker-App vom Einsatz zurückschickt: Berichtstext, Materialrückmeldung, Unterschrift und die Fotos, die am Auftrag hängen
  • Die Belegkette zum Auftrag: Bestellung beim Großhändler, Auftragsbestätigung, Lieferschein und die Eingangsrechnung dazu
  • Was im TAIFUN-Archiv an der Kunden- oder Auftragsakte hängt: Mailverkehr samt Anhängen, Übergabeprotokolle und behördliche Schreiben

Beispiele für Fragen an euren Bestand

  • „Was war im Aufmaß zu Auftrag 2024-0731 erfasst?“
  • „Wann war die letzte Wartung beim Objekt Sonnenbergstraße 14, und was ist offen geblieben?“
  • „Was haben wir der Firma Bertsch im Vorjahr für dieselbe Leistung angeboten?“

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Eine Verknüpfung wird für euch eingerichtet, nicht per Klick aktiviert. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — ob und wie sie bei euch angebunden werden kann, prüfen wir vorher gemeinsam. Einrichtung und Wartung werden nach Aufwand verrechnet; wie groß der ist, hängt an der Quelle und wird vorher besprochen.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Typisch für diese Branchen

Was wir vorab prüfen

Vorab sehen wir uns an, was bei euch als Dokument abgelegt ist und was nur als Datensatz in der TAIFUN-Maske steht — gespiegelt wird das Dokumentenverzeichnis. Ein Ausmaß, das als Blatt zum Auftrag abgelegt ist, kann mitkommen; bei einer Nachkalkulation, die nur als Auswertung am Bildschirm existiert, klären wir, ob sie sich als Datei ablegen lässt. Ob Artikelstamm aus Datanorm, offene Posten oder Stunden aus der Zeiterfassung mitkommen sollen, besprechen wir gemeinsam; dafür müsste der Stammdaten-Export erweitert werden. Die Wartungsplanung bleibt in TAIFUN: Die Wissensdatenbank ist dafür gedacht, zu zeigen, was beim letzten Mal war, samt Beleg.

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Unsere Aufträge reichen bis 2008 zurück. Kommen die alten Jahrgänge mit oder nur das laufende Jahr?

Vorgesehen ist, dass der erste Abgleich das Dokumentenverzeichnis so mitnimmt, wie es ist — auch die Jahresordner, die seit Jahren niemand mehr aufmacht. Ihr legt fest, ab welchem Jahrgang; ältere Jahre können auch später nachgezogen werden. Aufträge aus der Zeit vor eurem TAIFUN-Umstieg liegen meist auf dem alten Server oder auf einer Platte im Kasten; die können über den Upload dazukommen, auch als ganze Ordner. Wie die Antworten mit euren alten Unterlagen aussehen, seht ihr im Testzugang.

TAIFUN legt bei uns je Kunde und Auftrag einen eigenen Ordner an. Muss das umgebaut werden?

Ein Umbau ist dafür nicht vorgesehen. Gelesen wird die Ablage so, wie sie gewachsen ist; Kunde, Auftragsnummer und Datum soll das System aus dem Dokument selbst lesen, der Ordnerpfad ist nur ein zusätzlicher Hinweis. Der Stammdaten-Export soll die Auftragsnummer dem richtigen Kunden und Objekt zuordnen; die Antwort nennt die Fundstelle, damit ihr das nachprüfen könnt. Den Dokumenttyp bestätigt beim ersten Durchlauf ein Mensch, denn daran hängt, wer das Blatt später zu sehen bekommt.

Wir spielen jedes Jahr ein Update ein. Geht dabei etwas kaputt?

An TAIFUN selbst wird nichts geändert, vorgesehen ist nur lesender Zugriff — ein Update greift also nicht in die Wissensdatenbank ein. Worauf es ankommt, ist der Pfad: Verschiebt eine neue Version das Dokumentenverzeichnis oder benennt Ordner um, holt der Abgleich den neuen Stand nicht, und das bemerkt man nicht von selbst. Darum vor dem Update kurz Bescheid geben, dann sehen wir uns den ersten Lauf danach an. Was schon eingelesen ist, bleibt in eurer Instanz.

In TAIFUN sehen die Monteure keine Kalkulation. Bleibt das so?

Die Rechte aus TAIFUN werden nicht übernommen, sondern in eurer Instanz neu vergeben — über Dokumentarten und Rollen, nicht über einzelne Dateien. Sind Vor- und Nachkalkulation nur für Meister und Büro freigegeben, ist vorgesehen, dass die Monteure zum selben Auftrag Ausmaß, Wartungsbericht und Herstellerdoku sehen, die Kalkulation aber nicht. Fragt jemand trotzdem danach, sagt das System, dass seiner Rolle die Freigabe fehlt. Zusätzlich kann ein Stichtag gesetzt werden: ab einem Jahrgang für alle, davor nur für einen kleinen Kreis.

Weitere Systeme

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Testzugang für TAIFUN Handwerk besprechen

Im Erstgespräch klären wir, ob und wie TAIFUN Handwerk bei euch angebunden werden kann und was es dafür braucht. Im Testzugang seht ihr mit euren eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

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