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Eigene Datenbank oder Fachanwendung anbindenauch beim Altprogramm ohne passende Schnittstelle.

Die selbst gebaute Datenbank von damals, die Fachanwendung, die nur wenige bedienen können, das Programm, dessen Hersteller es nicht mehr gibt: Vorgesehen ist, auch daraus über einen geplanten Export einen befragbaren Bestand zu machen — ohne Änderung am Programm. Was Ihr Programm dafür herausgibt, sehen wir uns vorab an.

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Eigene Datenbank oder Fachanwendung

nach Abklärung · Datenbank-Export

Beispielfrage

„Welche Vorgänge sind im Altprogramm zum Objekt Bahnhofstraße 12 erfasst?“

1 Antwort mit Fundstelle

Anbindung

Wie die Anbindung vorgesehen ist

Zuerst sehen wir uns an, was das Programm herausgibt: eine Schnittstelle, einen CSV- oder Excel-Export, einen Berichtsdruck als PDF oder eine lesende Abfrage auf die Datenbank. Vorgesehen ist daraus ein geplanter Export in ein Ausgabeverzeichnis, das verschlüsselt und nur über ausgehende Verbindungen in Ihre Instanz gespiegelt wird; am Programm wird nichts geändert, es wird nur gelesen. Ob und welcher Weg bei Ihnen offensteht, prüfen wir vor dem Start mit Ihnen — je nach Version, Lizenz und Betrieb. Der erste Durchgang läuft mit einem Ausschnitt, damit Sie die Antworten prüfen können, bevor mehr dazukommt; bis die Verknüpfung eingerichtet ist, können Sie einzelne Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen.

Einmal eingerichtet, läuft der Abgleich automatisch: Neue und geänderte Unterlagen aus Eigene Datenbank oder Fachanwendung kommen von selbst dazu, ohne dass jemand etwas hochladen muss.

EinrichtungDen Aufwand schätzen wir ab, wenn klar ist, was das Programm tatsächlich herausgibt, und besprechen ihn mit Ihnen, bevor etwas eingerichtet wird. Verrechnet wird nach Aufwand.

Unterlagen

Welche Unterlagen in Eigene Datenbank oder Fachanwendung liegen können

  • Stammsätze mit Feldern, die über die Jahre umgewidmet wurden — ein Bemerkungsfeld, in dem die halbe Vorgeschichte steht.
  • Vorgangslisten: wer wann was erledigt hat, als Tabelle ohne Dokument dahinter.
  • Berichte, die es nur als Druckansicht gibt — Objektblatt, Kundenblatt, Jahresübersicht.
  • Dateien, die nicht in der Datenbank liegen, sondern in einem Verzeichnis daneben und über einen Pfad verknüpft sind.
  • Codetabellen und Kürzel, die nur Eingeweihte lesen: Status „B4“ heißt gekündigt.
  • Telefonnotizen und Freitexte, die es nie in ein anderes System geschafft haben.

Beispielfragen

Beispiele für Fragen an Ihren Bestand

  • „Welche Vorgänge sind im Altprogramm zum Objekt Bahnhofstraße 12 erfasst?“

    1 Antwort mit Fundstelle

  • „Was steht zum Kunden Huber, Kundennummer 4711, in der alten Datenbank?“

    2 Antwort mit Fundstelle

  • „Welche Verträge aus 2016 laufen noch, und was wurde damals vereinbart?“

    3 Antwort mit Fundstelle

Start

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Eine Verknüpfung wird für Sie eingerichtet, nicht per Klick aktiviert. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — ob und wie sie bei Ihnen angebunden werden kann, prüfen wir vorher gemeinsam. Einrichtung und Wartung werden nach Aufwand verrechnet; wie groß der ist, hängt an der Quelle und wird vorher besprochen.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Vorab-Prüfung

Was wir vorab prüfen

Vorab sehen wir uns an, wie aus Datensätzen lesbare Blätter werden: Rohe Spalten ohne Zusammenhang taugen wenig, es braucht ein Rezept, das einen Vorgang mit Datum, Beteiligten und Text zusammenstellt — und die Schlüssellisten, damit ein Status „B4“ ausgeschrieben werden kann. Existieren diese Listen nur in wenigen Köpfen, müssen sie einmal aufgeschrieben werden; das ist Ihr Teil der Vorbereitung. Der Export bildet einen Stand vom letzten Abgleich ab, keine laufende Maske — für den Stand von heute bleibt das Programm die führende Stelle. Gibt eine Anwendung nur Bildschirmmasken und Berichtsdrucke her, prüfen wir, welche Angaben im Druck enthalten sind; davon hängt ab, was im Bestand steht.

FAQ

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Das Programm läuft seit 2009, die ersten Jahre sind nur halb gepflegt.

Das ist häufig so und kein Ausschlussgrund. Aufgenommen wird der Bestand, wie er ist: Wo damals nichts erfasst wurde, wird nichts ergänzt, und findet das System zu einer Frage nichts, sagt es das. Häufiger als Lücken sind Felder, die unterwegs ihre Bedeutung gewechselt haben — was bis 2014 im Bemerkungsfeld stand, meint vielleicht etwas anderes als das, was seither dort steht. Solche Brüche lassen sich im Rezept nach Jahren trennen, wenn man sie kennt; deshalb fragen wir vorab danach.

Die Dokumente hängen bei uns über Pfade an den Datensätzen. Was, wenn ein Pfad ins Leere zeigt?

Vorgesehen ist, Datensatz und verknüpfte Datei zusammen aufzunehmen, damit Vorgang und Schriftstück beieinanderbleiben. Tote Verweise kommen in gewachsenen Beständen häufig vor: ein Laufwerksbuchstabe, den es nicht mehr gibt, ein umbenannter Ordner, eine längst gelöschte Datei. Beim ersten Durchgang halten wir fest, welche Verweise ins Leere zeigen, statt sie stillschweigend zu übergehen; ob Sie die Lücken schließen, entscheiden Sie. Am Ablageverzeichnis wird dabei nichts verschoben oder repariert.

Was, wenn das Programm doch noch ein Update bekommt — oder wenn wir es irgendwann abschalten?

Ein Update kann Feldbezeichnungen, das Ausgabeformat oder das Layout eines Berichts verändern; läuft der Export über den Berichtsdruck, kann schon eine verschobene Spalte bedeuten, dass das Rezept nachgezogen werden muss. Ein Hinweis vor dem Einspielen hilft deshalb mehr als einer danach. Beim Abschalten gilt: Was bis dahin aufgenommen ist, liegt in Ihrer Instanz und hängt nicht mehr am Altprogramm oder am Rechner, auf dem es lief. Den Termin sollten wir rechtzeitig kennen — ist der Server einmal abgebaut, gibt es keine Quelle mehr für einen Export.

In dem alten Programm gibt es nur einen Zugang, den alle benutzen. Wie soll das mit Rechten gehen?

Die Rechte sollen deshalb nicht am Altprogramm hängen. Für den Export ist ein lesender Zugang vorgesehen; wer welche Vorgänge danach sieht, wird in Ihrer Instanz festgelegt — über Dokumentarten und Rollen, bei Bedarf mit Stichtag. In vielen Häusern ist das der erste Moment, in dem sich steuern lässt, wer die alten Vorgänge liest, ohne das Sammelkonto anzurühren oder im Altprogramm etwas umzustellen. Fehlt die Freigabe, sagt das System das; welche Rollen es braucht, besprechen wir vor dem Start.

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Demo anfragen — und klären, wie Eigene Datenbank oder Fachanwendung dazukommt

In dreißig Minuten per Video zeigen wir, wie Antworten mit Fundstelle aussehen, und klären, ob und wie Eigene Datenbank oder Fachanwendung bei Ihnen angebunden werden kann.

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