Unterlagen aus kwp-bnWin.netRegiebericht, Wartungsakte und Angebot mit Fundstelle.

Dokumente und Stammdaten aus kwp-bnWin.net sollen über ein abgestimmtes Export-Rezept in eure eigene Instanz kommen. An kwp-bnWin.net wird nichts geändert, vorgesehen ist nur lesender Zugriff.

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kwp-bnWin.net

nach Abklärung · Datenbank-Export

Beispielfrage

„Was wurde auf dem Regiebericht zu Auftrag 2025-0412 an Stunden und Material erfasst?“

1 Antwort mit Fundstelle

Anbindung

Wie die Anbindung vorgesehen ist

Bei kwp-bnWin.net liegt erfahrungsgemäß ein Teil der Inhalte nicht als Datei im Ordner, sondern im Programm selbst. Vorgesehen ist daher ein abgestimmtes Export-Rezept: ein geplanter Export von Dokumenten und Stammdaten, der verschlüsselt und nur über ausgehende Verbindungen in eure Instanz geht. Wie viel als Datei im Archiv liegt, was sich aus dem Programm ausgeben lässt und ob eine Schnittstelle in Frage kommt, prüfen wir vor dem Start mit euch und eurem kwp-Betreuer — je nach Version, Modulen und Lizenz. Bis dahin ladet ihr Unterlagen hoch: Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos.

Einmal eingerichtet, läuft der Abgleich automatisch: Neue und geänderte Unterlagen aus kwp-bnWin.net kommen von selbst dazu, ohne dass jemand etwas hochladen muss.

EinrichtungWie aufwendig das Export-Rezept wird, hängt an Version und Modulen. Den Aufwand schätzen wir nach der Vorab-Prüfung ab und besprechen ihn mit euch und eurem kwp-Betreuer, bevor etwas eingerichtet wird. Verrechnet wird nach Aufwand.

Unterlagen

Welche Unterlagen in kwp-bnWin.net liegen können

Regie- und Serviceaufträge aus der Auftragsabwicklung — erfasste Stunden, verbrauchtes Material und die Unterschrift des Kunden auf dem Bericht
Wartungsakten je Anlage: Turnus, Prüfpunkte, die Artikel, die beim nächsten Gang gebraucht werden, und die Berichte der letzten Wartungen
Angebote, Auftragsbestätigungen, Abschlags- und Schlussrechnungen zum Bauvorhaben, samt den Nachträgen
Objekt- und Anlagendaten — Fabrikat, Baujahr, Seriennummer, Einbauort und die Messwerte der letzten Heizungswartung
Was vom Einsatz zurückkommt, wenn draußen mit dem Mobilen Monteur gearbeitet wird: Berichtstext, Fotos, Materialverbrauch und die Hinweise für den Folgebesuch
Übergabeprotokolle und Inbetriebnahmeberichte zur Anlage, dazu der Schriftverkehr, den man bei einer Reklamation innerhalb der Gewährleistung braucht

Beispielfragen

Beispiele für Fragen an euren Bestand

„Was wurde auf dem Regiebericht zu Auftrag 2025-0412 an Stunden und Material erfasst?“
1 Antwort mit Fundstelle
„Welche Reaktionszeit ist im Wartungsvertrag mit der Hausverwaltung Moosbrugger vereinbart?“
2 Antwort mit Fundstelle
„Welche Anlagen beim Kunden Rauch stehen im nächsten Quartal zur Wartung an?“
3 Antwort mit Fundstelle

Start

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Eine Verknüpfung wird für euch eingerichtet, nicht per Klick aktiviert. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — ob und wie sie bei euch angebunden werden kann, prüfen wir vorher gemeinsam. Einrichtung und Wartung werden nach Aufwand verrechnet; wie groß der ist, hängt an der Quelle und wird vorher besprochen.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Vorab-Prüfung

Was wir vorab prüfen

Vorab sehen wir uns an, was bei euch nur in der Maske steht — die Bemerkung im Regieauftrag, der Vermerk an der Wartungsanlage, der Hinweis für den Folgebesuch — und ob das Export-Rezept es mitnehmen kann. Ein Export ist ein Stand zum Zeitpunkt des Laufs, keine Live-Abfrage: Was danach im Programm passiert, kommt erst mit dem nächsten Lauf. Weil kwp-bnWin.net modular aufgebaut ist, prüfen wir außerdem, welche Module bei euch im Einsatz sind; Wartungsakten setzen etwa das Wartungsmodul voraus. Bleibt ein Lauf aus, soll das im Abgleich auffallen, damit ein alter Stand nicht als aktuell ausgegeben wird.

FAQ

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Vor kwp-bnWin.net hatten wir ein anderes Programm. Kommen die Altjahre auch mit?

Vorgesehen ist, dass der Export mitnimmt, was heute in kwp-bnWin.net steht. Unterlagen aus der Zeit davor liegen in der Regel als PDF auf einem Laufwerk oder als Papierakte im Regal; die können über den Upload dazukommen, auch als ganzes Verzeichnis. Vollständig muss dieser Altbestand nicht sein: Im Kundendienst zählt vor allem, was zuletzt an der Anlage gemacht wurde und was damals offen geblieben ist. Ältere Jahrgänge können später nachgeschoben werden, ohne die Einrichtung neu aufzusetzen.

Ein Teil unserer Vermerke steht nur im Programm, nicht in einer Datei. Was passiert damit?

Genau darüber entscheidet das Export-Rezept. Vorab sehen wir uns an, welche Felder und Listen sich planmäßig ausgeben lassen — Regieberichte, Wartungsakten, Anlagendaten, Berichtstexte — und wie sie als Datei herausgeschrieben werden können. Was nicht im Export steht, ist auch nicht beantwortbar; dann sagt das System, dass dazu nichts vorliegt. Im Kundendienst ist das brauchbarer als eine Auskunft, die sich hinterher niemand belegen kann.

Was ist, wenn ein kwp-Update die Ablage oder die Listen verändert?

Dann wird das Export-Rezept nachgezogen; das ist als laufende Betreuung nach Aufwand eingeplant und kein Sonderfall. Am Programm selbst wird nichts geändert, der Export liest nur — ein Versionssprung kann aber Felder oder Listen verschieben. Darum vor einem größeren Update kurz Bescheid geben; den ersten Lauf danach sehen wir uns gemeinsam an.

Wir führen zwei Betriebsstätten als getrennte Mandanten in kwp. Wird das vermischt?

Vorgesehen ist, den Export je Mandant zu führen, und woher ein Dokument stammt, bleibt am Dokument hinterlegt. In eurer Instanz liegen beide Bestände dann nebeneinander — eine Instanz gehört dem Betrieb, nicht dem einzelnen Standort. Wer nur die Anlagen des eigenen Standorts sehen soll, bekommt das über die Rollen. Wollt ihr die Bestände strikt getrennt halten, sagt es vor der Einrichtung, weil das an der Rollenaufteilung hängt und nicht nachträglich an einzelnen Dateien geregelt wird.

Für wen

Typisch für diese Branchen

Demo anfragen — und klären, wie kwp-bnWin.net dazukommt

In dreißig Minuten per Video zeigen wir, wie Antworten mit Fundstelle aussehen, und klären, ob und wie kwp-bnWin.net bei euch angebunden werden kann.