SharePoint und Teams durchsuchen — die gewachsene Ablage in Ihrer KI-Wissensdatenbank.

Vorgesehen ist, dass Dokumentbibliotheken, Ordner aus Teams-Kanälen und die dort geteilten Anhänge in den Bestand kommen — mit der Ordnerstruktur, die Sie ohnehin pflegen. Chatbeiträge in den Kanälen sind nicht vorgesehen; Postfach und OneDrive stehen auf der Seite zu Outlook und Exchange beziehungsweise zu Microsoft 365.

Auf die Warteliste setzen

Wie die Anbindung vorgesehen ist

Vorgesehen ist die offizielle Freigabe von Microsoft: Sie melden sich mit Ihrem Microsoft-Zugang an und wählen die Websites, Dokumentbibliotheken und Teams-Kanäle aus, die gelesen werden sollen — nur lesend, an SharePoint wird nichts geändert. Ob Ihre Organisation diese Freigabe zulässt, ob ein Administrator zustimmen muss und ob sie sich auf die gewählten Websites eingrenzen lässt, hängt an Ihren Einstellungen und Ihrer Lizenz. Läuft SharePoint bei Ihnen auf einem eigenen Server im Haus, ist der Weg ein anderer. Ob und wie die Anbindung bei Ihnen geht, prüfen wir vor dem Start mit Ihnen.

Einrichtung: Den Aufwand schätzen wir nach der Vorab-Prüfung ab und besprechen ihn mit Ihnen, bevor etwas eingerichtet wird — am besten gemeinsam mit Ihrem Microsoft-Administrator. Die Verbindung zu SharePoint und Teams erfolgt per Klick über Ihr Microsoft-Konto und ist im Setup enthalten. Mehrere Websites, verschachtelte Bibliotheken oder Kanäle mit eigenen Rechten besprechen wir dabei vorab.

Was auf Ihrem Server vorgesehen ist — und was nicht

Vorgesehen

Eine Freigabe über Ihren Microsoft-Zugang
Leserecht auf die gewählten Websites, Bibliotheken und Kanäle
Die Ordner- und Bibliotheksstruktur als Merkmal für die Sichtbarkeit
Rechte über Dokumentarten und Rollen, nicht über einzelne Dateien

Nicht vorgesehen

Programme auf Ihrem Server, wenn Ihre Ablage in der Cloud liegt
Offene Ports
Zugriffe von außen auf Ihre Umgebung
Schreibzugriff
Änderungen an Ihren Berechtigungen in SharePoint

Nebenbei: Gespiegelte Unterlagen liegen zusätzlich in Ihrer eigenen Instanz außer Haus. Eine Datensicherung ersetzt das nicht.

Welche Unterlagen in SharePoint & Teams liegen können

Dokumentbibliotheken, in denen die Ordnung in Spalten statt in Ordnern steckt — Kunde, Objekt, Status und Jahrgang stehen als Spalte an der Datei
Der Ordner „Dokumente“ hinter jedem Teams-Kanal: dort liegt, was jemand in den Kanal gezogen hat, auch wenn es nie einsortiert wurde
Inhaltstypen und verwaltete Metadaten aus dem Terminologiespeicher, wenn im Haus einmal jemand die Ablage sauber aufgesetzt hat
Websiteseiten und Nachrichtenbeiträge aus dem Intranet — Ablaufbeschreibungen, Aushänge, Zuständigkeiten, oft nirgends sonst festgehalten
Listen, in denen Vertragslaufzeiten, Liegenschaften oder Ansprechpartner zeilenweise gepflegt werden statt in einer Datei
Projektwebsites, die für einen einzelnen Fall angelegt und nach dessen Abschluss nicht mehr angefasst wurden

Beispiele für Fragen an Ihren Bestand

„Wo liegt die freigegebene Fassung des Angebots für die Liegenschaft Bahnhofstraße 12?“
„Welcher Terminplan liegt im Teams-Kanal zum Projekt 2024-118, und welche Fassung ist die letzte?“
„Welche Fassung des Wartungsvertrags mit der Firma Huber ist die aktuelle?“

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Die Verbindung erfolgt per Klick über das Konto und ist im Setup enthalten. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — die Voraussetzungen bei Ihnen prüfen wir vorher gemeinsam.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Typisch für diese Branchen

Was wir vorab prüfen

Vorab sehen wir uns an, ob und wo bei Ihnen Vertraulichkeitsbezeichnungen mit Verschlüsselung im Einsatz sind — solche Dateien lassen sich nur mit der passenden Berechtigung öffnen. Wir klären, wo geteilte Dateien tatsächlich liegen: Was jemand im Teams-Chat statt im Kanal geteilt hat, liegt im OneDrive des Absenders. Vorgesehen ist der aktuelle Stand einer Datei; ob ältere Fassungen aus dem Versionsverlauf gebraucht werden, besprechen wir. Listeneinträge sind Datensätze, keine Dokumente — ob sie als Export dazukommen, legen wir gemeinsam fest, ebenso, wie mit Verknüpfungen auf fremde Ablagen umgegangen wird.

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Wir haben Teamwebsites aus 2016, die niemand mehr pflegt. Kommen die mit?

Vorgesehen ist das, wenn Sie sie auswählen — eine stillgelegte Teamwebsite wird wie eine laufende Bibliothek behandelt. Sinnvoll ist, sie getrennt anzubinden: Die Antwort nennt dann Website und Bibliothek der Fundstelle, und Sie sehen, dass die Auskunft aus dem Altbestand stammt. Wer den Altbestand im Alltag nicht mitlesen will, arbeitet mit einem Stichtag. Welche Websites bei Ihnen dafür infrage kommen, sehen wir uns in der Vorab-Prüfung an.

Unsere Bibliotheken arbeiten mit Spalten statt mit Ordnern. Hilft das oder stört es?

In der Regel hilft es. Vorgesehen ist, dass Bibliotheksspalten wie Objekt, Status oder Jahrgang als Merkmal am Dokument mitgenommen werden, ebenso Inhaltstypen und Begriffe aus dem Terminologiespeicher. Sind Spalten leer, soll das System Werte wie Kunde, Objekt oder Datum aus dem Dokument selbst auslesen. Den Dokumenttyp bestätigt beim ersten Durchlauf ein Mensch, weil daran hängt, wer ein Papier später zu sehen bekommt.

An SharePoint ändert sich laufend etwas. Reißt das die Anbindung ab?

Das hängt vor allem an Ihrer Auswahl. Bei Ihnen wird nichts installiert, gelesen wird über die Freigabe, die Sie erteilt haben. Heikel sind Eingriffe an der Auswahl selbst: eine gelöschte Website, eine verschobene Bibliothek oder eine zurückgenommene Zustimmung. Dann bleibt der Bestand auf dem Stand des letzten Abgleichs, das Datum am Beleg zeigt das; das Nachziehen der Auswahl wird wie die Einrichtung nach Aufwand verrechnet.

Bei uns hat jede Projektwebsite eigene Berechtigungen. Bildet die Wissensdatenbank das nach?

Vorgesehen ist ein anderer Weg: In der Wissensdatenbank hängen die Rechte an Dokumentarten und Rollen, nicht an einzelnen Websites. Das Team sieht etwa Protokolle und Objektakten, die Geschäftsführung zusätzlich Verträge und Abrechnungen; Unterlagen aus einer heiklen Projektwebsite können als eigene Dokumentart einem engeren Kreis vorbehalten werden. Fehlt Ihrer Rolle die Freigabe, sagt die Antwort das. Wie sich Ihre Berechtigungslogik darauf abbilden lässt, besprechen wir vor dem Start.

Zum Nachlesen

Testzugang für SharePoint & Teams besprechen

Im Erstgespräch klären wir, ob und wie SharePoint & Teams bei Ihnen angebunden werden kann und was es dafür braucht. Im Testzugang sehen Sie mit Ihren eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.