Was junova macht
Ihre Unterlagen kommen an einer Stelle zusammen: Angebote, Pläne, Protokolle, Verträge, Mails samt Anhang. Dort fragen Sie in ganz normalen Sätzen nach, so wie Sie einen langjährigen Mitarbeiter fragen würden. Jede Antwort nennt die Fundstelle in Ihren Unterlagen – über die Ziffer öffnen Sie das Original und prüfen selbst.
Es geht um das Wissen, das in Ihrem Betrieb aufgeschrieben ist: Anleitungen, Serviceprotokolle, Projektunterlagen, Verträge, Schriftverkehr. Was verkauft, bestellt und verrechnet wurde, bleibt in Ihrer Branchensoftware. Ob und wie Unterlagen daraus in die Wissensdatenbank kommen können, prüfen wir vor dem Start – vorgesehen ist dabei nur ein Lesen, geändert wird dort nichts.
In drei Schritten
Was hineinkommt
Das Angebot von 2019, die Zeichnung vom Tor beim Huber, das Wartungsprotokoll, die Mail mit der Zusage, das Foto vom Typenschild. Sie legen Unterlagen vom Rechner oder vom Telefon hinein, auch den eingescannten Ordner aus dem Keller. Für Ordner auf einem Server in Ihrem Betrieb ist vorgesehen, dass sie verschlüsselt in Ihre Wissensdatenbank gespiegelt werden; die Ordner selbst bleiben, wo sie sind. Ob und wie das bei Ihrer Ablage geht, prüfen wir vor dem Start.
Was damit passiert
Jedes Dokument wird für die Suche aufbereitet, Scans und Fotos über eine Texterkennung, die die Buchstaben aus dem Bild holt. Zu welchem Kunden, welchem Projekt und welchem Datum ein Dokument gehört, schlägt das System vor. Um welche Art von Unterlage es sich handelt, bestätigt ein Mensch, weil davon abhängt, wer sie später sehen darf.
Was herauskommt
Sie tippen Ihre Frage ein oder sprechen sie ins Telefon. Zurück kommt eine kurze Antwort; jede Aussage trägt eine nummerierte Ziffer, die zur Fundstelle im Dokument führt. Findet das System in Ihren Unterlagen nichts dazu, ist es darauf ausgelegt, das offen zu sagen. Wie die Antworten zu Ihren eigenen Unterlagen aussehen, sehen Sie im Testzugang.
Was Sie im Alltag damit machen
Alle Unterlagen an einer Stelle – auch die auf Papier
Ihre Unterlagen kommen an einer Stelle zusammen und werden durchsuchbar gemacht. Gescanntes und Fotos laufen durch eine Texterkennung, damit auch der alte Ordner aus dem Archiv mitgefragt werden kann. Wie gut Ihre Scans lesbar sind, zeigt sich am eigenen Bestand; Handschrift ist dabei der schwierigste Fall. Kunde, Projekt und Datum schlägt das System vor. Nur bei der Art des Dokuments fragt es nach, weil davon abhängt, wer es sehen darf — das entscheidet ein Mensch. Diese Rückfragen sammeln sich in einer kurzen Prüfliste.
„Wie ist die Wartungsanleitung für die Hebebühne H-200?“
Anhänge aus dem Postfach, ohne sie erst abzuspeichern
Vorgesehen ist, dass Anhänge aus einem Postfach mit aufgenommen werden, ohne dass jemand sie erst abspeichert und in einen Ordner schiebt. Ob und wie Ihr Postfach — etwa Outlook oder Microsoft 365 — angebunden werden kann, prüfen wir vor dem Start. Weitere Postfächer können später dazukommen: Jede Anbindung wird eingerichtet und nach Aufwand verrechnet, was sie kostet, steht vorher fest.
„Was haben wir mit dem Lieferanten wegen der Reklamation vereinbart?“
Sie fragen in ganzen Sätzen – und sehen, woher die Antwort kommt
Sie tippen die Frage so ein, wie Sie sie einem Kollegen stellen würden. Die Suche ist darauf ausgelegt, nach der Bedeutung zu suchen und nicht nur nach dem Stichwort — der Wartungsvertrag für Anlage 3 soll auch dann zur Sprache kommen, wenn die Datei „Scan_0047.pdf“ heißt. Jede Aussage in der Antwort trägt eine nummerierte Ziffer; darüber öffnen Sie die Fundstelle im Original und prüfen selbst. Ob zusätzlich im Internet nachgesehen werden darf, legen Sie fest: nie, nur nach Rückfrage, oder erlaubt. Vor dem Start gehen wir die Antworten gemeinsam an echten Fragen aus Ihrem Betrieb durch.
Die jährliche Wartung umfasst Sichtprüfung der Hydraulik, Funktionstest der Notabsenkung und Schmierung der Laufschienen.
Im Büro am Bildschirm, auf der Baustelle am Telefon
Es gibt nichts zu installieren: Sie öffnen eine Seite im Browser, am Rechner, am Tablet oder am Telefon. Jeder meldet sich mit seinem eigenen Zugang an, die Verbindung ist verschlüsselt. Die Bedienung ähnelt einer Suchmaschine: Frage eingeben, Antwort lesen, Fundstelle öffnen.
Neue Unterlagen legt Ihr Team selbst dazu
Ein neues Dokument zieht Ihr Team im Browser hinein, unterwegs auch als Foto vom Telefon. Es wird aufbereitet und eingeordnet; sobald ein Mensch die Art des Dokuments bestätigt hat, steht es für Fragen zur Verfügung. So wächst der Bestand im Alltag mit.
Heute das Foto vom Typenschild – ab der Bestätigung ist es Teil des Bestands.
Nicht jeder sieht alles – Sie legen fest, wer was sieht
Die Freigabe hängt an der Rolle, also der Aufgabe im Betrieb, und an der Art des Dokuments — nicht an der einzelnen Datei. Sie legen einmal fest, dass Lohnzettel nur die Geschäftsführung sieht; das gilt dann auch für den Lohnzettel von morgen. Die Wartungsanleitung sieht dagegen das ganze Team. Fehlt jemandem die Freigabe, sagt das System das offen, statt so zu tun, als gäbe es nichts.
Was nur im Kopf steckt, sprechen Sie ein
Vieles, worauf es im Betrieb ankommt, steht nirgends geschrieben. Ihr Monteur spricht die Notiz nach dem Einsatz ins Telefon; die Aufnahme wird abgetippt und in Form gebracht. Sie lesen nach, ändern bei Bedarf und geben frei — erst dann gehört die Notiz zum Bestand.
Diktat: „Ventil beim Hotel Adler getauscht, Vordruck neu eingestellt.“
Was wir dabei übernehmen
Die Ablage folgt Ihrer Ordnung, nicht unserer
Bevor etwas eingerichtet wird, setzen wir uns zusammen: Welche Unterlagen fallen bei Ihnen an — Angebote, Lieferscheine, Protokolle, Anleitungen? Wonach suchen Sie im Alltag — nach Kunde, nach Projektnummer, nach Anlage, nach Standort? Daraus entsteht die Ordnung, in der alles abgelegt wird, und zwar in Ihren Begriffen.
Zum Start ist Ihr Bestand schon drin
Wir befüllen die Wissensdatenbank vorab mit Ihren bestehenden Unterlagen, damit die ersten Fragen an Ihren echten Bestand gehen. Die Einführung für Ihr Team kommt danach, an Ihren eigenen Unterlagen: wie man fragt, wie man die Fundstelle prüft und wie neue Unterlagen dazukommen. Eine kurze Anleitung bleibt da.
Sechs Wochen Begleitung, dann die Abnahme
Beim Kickoff halten wir gemeinsam zwanzig Fragen fest. In den Wochen danach sehen wir uns an, was gefragt wird und was im Bestand fehlt; in Woche sechs wird gegen diese zwanzig Fragen abgenommen. Was gilt, wenn sie nicht bestehen, steht im Angebot.
Im laufenden Betrieb: ein fester Ansprechpartner
Aktualisierungen, Sicherheits-Updates und Datensicherung übernehmen wir. Geht einmal etwas nicht, erreichen Sie einen festen Ansprechpartner, der Ihre Wissensdatenbank kennt.
Ihre Unterlagen bleiben Ihre Unterlagen
Jeder Betrieb bekommt eine eigene Instanz auf Servern in Deutschland, getrennt von allen anderen. Das Sprachmodell rechnet in einem Rechenzentrum in der EU. Ihre Dokumente werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet — das ist vertraglich geregelt, der Auftragsverarbeitungsvertrag ist inbegriffen.
Was ist enthalten?
- Kickoff: Ihre Unterlagen, die Ordnung daraus, wer was sehen darf – und zwanzig Fragen für die Abnahme
- Prüfung, ob und wie Ihre Ordner, Postfächer und Programme angebunden werden können
- Einrichtung der vereinbarten Quellen, Import des Bestands samt Scans
- Durchgehen der Antworten an echten Fragen aus Ihrem Betrieb
- Einführung Ihres Teams an den eigenen Unterlagen, dazu eine kurze Anleitung
- Sechs Wochen Begleitung, Abnahme gegen die zwanzig Fragen
- Eigene Instanz auf Servern in Deutschland, Auftragsverarbeitungsvertrag inbegriffen
- Aktualisierungen und Sicherheits-Updates
- Datensicherung
- Ein fester Ansprechpartner
Abgerechnet wird als Pauschale je Betrieb, nicht pro Mitarbeiter.Die Beträge stehen auf der Preisseite →
Häufige Fragen zum Produkt
Welche Dateien lassen sich hineinlegen?
Die üblichen Büroformate: PDF, Word, Excel, PowerPoint, Text- und CSV-Dateien sowie Bilder und Scans (JPG, PNG, TIFF). Dazu E-Mails samt Anhang (.eml/.msg), ZIP-Archive und Sprachmemos. Scans und Fotos laufen durch eine Texterkennung, auch ältere Unterlagen. Wie gut das bei Ihren Unterlagen gelingt, sehen Sie im Testzugang; Handschrift ist der schwierigste Fall.
Wie viele Mitarbeiter dürfen mitmachen?
So viele, wie Sie haben – vom Zwei-Personen-Büro bis zum Betrieb mit Dutzenden Leuten. Wer welche Unterlagen sieht, legen Sie über Rollen und Dokumentarten fest. Auf den Preis wirkt sich die Zahl der Nutzer nicht aus: Sie zahlen eine Pauschale je Betrieb, keine Lizenz pro Kopf.
Brauchen wir dafür eigene IT-Leute?
Für den Betrieb der Wissensdatenbank nicht: Einrichtung, Aktualisierungen, Sicherheit und Datensicherung übernehmen wir, die Instanz läuft auf unseren Servern. Bedient wird im Browser; wie, zeigen wir Ihrem Team in der Einführung. Soll ein Server in Ihrem Betrieb gespiegelt werden oder betreut Sie ein Systemhaus, stimmen wir den Zugang mit den Zuständigen ab.
Wem gehören die Daten, und was ist bei Vertragsende?
Ihre Dokumente bleiben durchgehend Ihr Eigentum. Was mit ihnen geschieht, regelt der Vertrag samt Auftragsverarbeitungsvertrag (AV-Vertrag). Bei Vertragsende bekommen Sie den Bestand exportiert, danach wird gelöscht. Zum Training von KI-Modellen werden Ihre Dokumente nicht verwendet.
Können wir das vorher ausprobieren?
Ja. Sie bekommen einen Testzugang mit Beispielen aus Ihrer Branche, können eigene Dokumente hineinlegen und in Ruhe ausprobieren, ohne Zahlungsdaten. So sehen Sie an Ihren eigenen Unterlagen, wie die Antworten aussehen, bevor irgendetwas vereinbart ist.
Was junova nicht ist
Sie verschickt nichts von allein: Aus einer Antwort entsteht auf Zuruf (im Premium-Paket) ein Word-, Excel- oder PDF-Dokument oder ein E-Mail-Entwurf — abgeschickt wird er erst per Hand. Sie automatisiert keine Prozesse und trifft keine Entscheidungen. Und sie ersetzt kein ERP: Das ERP weiß, was verkauft wurde – die Wissensdatenbank weiß, wie es gemacht wird. Sie ist für eines gebaut: Fragen an dokumentiertes Firmenwissen, beantwortet mit Beleg. Wer Prozess-Automatisierung sucht, soll uns ansprechen — das ist ein eigenes Thema.
Probieren Sie es an Ihren eigenen Unterlagen aus.
Im Testzugang liegen Beispiele aus Ihrer Branche, und Sie legen eigene Dokumente dazu – zum Ausprobieren, ohne Zahlungsdaten. Im Formular können Sie gleich einen Rückruf ankreuzen.