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Was beim Kunden angeboten, verbaut und verrechnet wurdeTopKontor Handwerk durchsuchen.

Angebote, Auftragsbestätigungen, Ausmaßblätter, Rechnungen, Wartungsunterlagen und der Schriftverkehr, den TopKontor Handwerk als Dokumente ablegt, sollen in eurem Bestand mitkommen. Vorgesehen ist nur lesender Zugriff; an TopKontor Handwerk wird nichts geändert.

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TopKontor Handwerk

nach Abklärung · Ordner

Beispielfrage

„Was haben wir dem Kunden Huber im Angebot 2022-0431 für die Heizung angeboten?“

1 Antwort mit Fundstelle

Anbindung

Wie die Anbindung vorgesehen ist

TopKontor Handwerk kommt von blue:solution software aus Rheine und wird vom Hersteller inzwischen unter dem Namen tophandwerk geführt. Läuft die Software auf eurem eigenen Server, ist vorgesehen, das Dokumentenverzeichnis verschlüsselt in eure Instanz zu spiegeln — nur lesend und nur über ausgehende Verbindungen. Kunden, Objekte, Artikel und Auftragsnummern aus der Programmdatenbank können über einen geplanten Export dazukommen, damit Antworten dem richtigen Kunden und Auftrag zugeordnet werden können. Der Hersteller nennt dafür eine Reihe von Austauschformaten, unter anderem GAEB, DATANORM, UGL, IDS-Connect und eine DATEV-Schnittstelle. Ob und wie die Anbindung bei euch geht — auch bei der gemieteten Variante beim Anbieter —, prüfen wir vor dem Start mit euch, je nach Version, Lizenz und Hosting.

Einmal eingerichtet, läuft der Abgleich automatisch: Neue und geänderte Unterlagen aus TopKontor Handwerk kommen von selbst dazu, ohne dass jemand etwas hochladen muss.

EinrichtungDen Aufwand schätzen wir ab, sobald klar ist, wie TopKontor Handwerk bei euch läuft und ob der Kunden- und Auftragsstamm per Export dazukommen soll. Besprochen wird er, bevor etwas eingerichtet wird — gern gemeinsam mit eurem Betreuer. Verrechnet wird nach Aufwand.

Unterlagen

Welche Unterlagen in TopKontor Handwerk liegen können

  • Wartungs- und Serviceaufträge samt dem Wartungsprotokoll, das der Monteur beim Kunden unterschreiben lässt
  • Anlagen- und Objektdaten am Kunden: welches Gerät wo hängt, mit Type, Seriennummer, Baujahr und dem Wartungszyklus, der daran hängt
  • Die Nachkalkulation je Auftrag — angesetzte gegen tatsächlich verbrauchte Stunden und Material; im Programm läuft sie als NaKa-Center
  • Regieberichte und Stundenaufzeichnungen aus der Zeiterfassung — die Unterlage für den Fall, dass ein Kunde fragt, warum drei Anfahrten verrechnet wurden
  • Lieferscheine und Materiallisten zum Auftrag, dazu die Herstellerdoku zu dem Gerät, das tatsächlich verbaut wurde
  • Die PDF-Ablage des Programms: Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Mahnungen so, wie sie beim Kunden angekommen sind

Beispielfragen

Beispiele für Fragen an euren Bestand

  • „Was haben wir dem Kunden Huber im Angebot 2022-0431 für die Heizung angeboten?“

    1 Antwort mit Fundstelle

  • „Welche Teile wurden bei diesem Objekt zuletzt verbaut und verrechnet?“

    2 Antwort mit Fundstelle

  • „Welches Ausmaß liegt der Schlussrechnung zum Auftrag 2024-118 zugrunde?“

    3 Antwort mit Fundstelle

Start

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Eine Verknüpfung wird für euch eingerichtet, nicht per Klick aktiviert. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — ob und wie sie bei euch angebunden werden kann, prüfen wir vorher gemeinsam. Einrichtung und Wartung werden nach Aufwand verrechnet; wie groß der ist, hängt an der Quelle und wird vorher besprochen.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Vorab-Prüfung

Was wir vorab prüfen

Vorab sehen wir uns an, wie bei euch abgelegt wird. Ein PDF ist eine Momentaufnahme: Ob mehrere Fassungen eines Angebots im Bestand auftauchen, hängt daran, ob jede Fassung abgelegt oder im Programm überschrieben wurde. Positionszeilen, Artikelstamm und Stunden liegen als Datensatz vor, nicht als Dokument; ob sich Preise über Aufträge hinweg vergleichen lassen, hängt am Export. Angebote und Rechnungen schreibt ihr weiter im Programm — hier entsteht höchstens ein Entwurf, wenn ihr darum bittet, und hinaus geht er nur durch euch. Was ein Monteur nur mündlich vereinbart hat, taucht erst auf, wenn es irgendwo festgehalten ist.

FAQ

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Wir haben Aufträge seit 2011 im System. Sollen wir alte Jahrgänge vorher aussortieren?

In der Regel eher nicht. Gerade die alten Jahrgänge beantworten Alltagsfragen: welches Gerät 2014 beim Kunden Huber eingebaut wurde, welche Type damals verbaut war und was dafür verrechnet wurde — das braucht ihr, wenn heute ein Ersatzteil fällig ist. Vorgesehen ist, dass beim ersten Durchlauf eingelesen wird, was im Datenverzeichnis liegt, und der Bestand danach mit dem laufenden Geschäft wächst. Aussortiert oder verschoben wird bei euch dabei nichts; wie weit ihr zurückgeht, entscheidet ihr.

Unser Datenordner hat je Mandant einen Unterordner, und darin stehen Kürzel, die keiner mehr liest. Reicht das?

So ist es gedacht: Der Dateiname muss nichts erklären. Kunde, Objekt, Auftragsnummer und Datum soll das System aus dem Dokument selbst herauslesen, und der Kunden- und Auftragsstamm aus dem Export dient zum Abgleich der Zuordnung. Die Ordnerebenen bleiben als Ordnung erhalten und fließen in die Sichtbarkeit ein. Führt ihr mehrere Mandanten — eigener Betrieb, Beteiligung, Verwaltung der eigenen Objekte —, legen wir vorher fest, welche davon mitkommen und ob die Bestände getrennt bleiben sollen. Wie die Zuordnung mit euren Kürzeln aussieht, zeigt der Testzugang.

Beim Wechsel auf tophandwerk ändert sich einiges. Müssen wir die Anbindung neu aufsetzen?

Das hängt daran, was der Umstieg bei euch verändert. Der Abgleich arbeitet mit Ordnern und Dateien, nicht mit dem Programm dahinter — bleiben Datenverzeichnis und Ablageform gleich, spielt der Name über der Tür dafür keine Rolle. Verschiebt der Umstieg den Ablageort oder die Struktur der Unterordner, passen wir die Einrichtung an; sagt uns vorher Bescheid, dann sehen wir uns das vor dem ersten Auftrag im neuen Stand an. Was vor dem Umstieg abgelegt wurde, bleibt im Bestand, auch wenn es im Programm danach anders aussieht.

Die Monteure sollen die Anlagendaten sehen, unsere Aufschläge aber nicht. Geht das?

Vorgesehen ist das über Dokumentart und Rolle: Wartungsprotokoll, Anlagendaten und Herstellerdoku für den Kundendienst; Nachkalkulation, Einkaufspreise und Mahnwesen fürs Büro. Ein Stichtag ist möglich, etwa für einen Lehrling oder einen Leihmonteur, der nur das laufende Jahr sehen soll. Findet sich zu einer Frage kein Beleg, sagt das System das, statt eine Fundstelle zu erfinden — bei Geräten aus der Zeit vor eurer digitalen Ablage ist das die ehrlichere Antwort.

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Demo anfragen — und klären, wie TopKontor Handwerk dazukommt

In dreißig Minuten per Video zeigen wir, wie Antworten mit Fundstelle aussehen, und klären, ob und wie TopKontor Handwerk bei euch angebunden werden kann.

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