Der Klientenakt aus RZLUnterlagen abfragen, mit Fundstelle.

Was im Klientenakt liegt, soll in der Wissensdatenbank abfragbar werden: Jahresabschlüsse, Belege, Vermerke, Schriftverkehr mit Behörden und Klienten. Wer was sieht, hängt an Dokumentart und Rolle; vorgesehen ist nur lesender Zugriff, an RZL selbst wird nichts geändert.

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RZL Software

nach Abklärung · Ordner

Beispielfrage

„Was haben wir im letzten Jahresabschluss bei Klient Gruber zu den Rückstellungen angesetzt, und womit begründet?“

1 Antwort mit Fundstelle

Anbindung

Wie die Anbindung vorgesehen ist

RZL legt die Dokumente zum Klientenakt standardmäßig als Dateien ab; mit dem Zusatzmodul „RZL Dokumentenverwaltung-/Belegverwaltung plus“ liegen sie in der RZL-Datenbank. Liegen sie als Dateien, ist vorgesehen, das Verzeichnis verschlüsselt in Ihre eigene Instanz zu spiegeln; liegen sie in der Datenbank, geht es über einen abgestimmten, geplanten Export. Der Klienten- und Aktenstamm soll in beiden Fällen über einen Export dazukommen, damit Antworten dem richtigen Klienten zugeordnet werden. Welcher Weg bei Ihnen gangbar ist, prüfen wir vor dem Start mit Ihnen — je nach Version, Lizenz und Ablage; die Verbindung geht nur nach außen.

Einmal eingerichtet, läuft der Abgleich automatisch: Neue und geänderte Unterlagen aus RZL Software kommen von selbst dazu, ohne dass jemand etwas hochladen muss.

EinrichtungWie viel Einrichtung nötig ist, hängt vor allem daran, ob die Dokumente als Dateien vorliegen oder ein Export dazukommt. Den Aufwand schätzen wir nach der Vorab-Prüfung ab und besprechen ihn mit Ihnen, bevor etwas eingerichtet wird — gern gemeinsam mit Ihrem RZL-Betreuer. Einrichtung und Wartung werden nach Aufwand verrechnet.

Unterlagen

Welche Unterlagen in RZL Software liegen können

Der digitale Personalakt aus der Personalverrechnung: Dienstverträge und Dienstzettel, die KV-Einstufung, die monatlichen Abrechnungen, Jahreslohnzettel und die Meldungen an die ÖGK.
Der Buchhaltungsstoff zum Klienten: Kontoblätter, Saldenlisten, Journale und Kassabücher des Wirtschaftsjahres, dazu die Belege, die dem Buchungssatz zugeordnet wurden.
Jahresabschlüsse samt Anhang, Anlagenverzeichnis und den Vorjahreszahlen, die beim Abschlussgespräch am Tisch lagen.
Steuererklärungen und die Bescheide, die darauf ergangen sind — samt Ergänzungsersuchen, Stellungnahmen und dem übrigen Schriftverkehr mit dem Finanzamt.
Kanzleiseitiges zum Klienten: Vollmachten, Honorarnoten und die Leistungsaufzeichnungen dahinter, dazu das, was über das Klientenportal ausgetauscht und zum Akt genommen wurde.
Aktenvermerke, in denen jemand festgehalten hat, warum ein Sachverhalt so und nicht anders beurteilt wurde — und auf welche Auskunft man sich dabei gestützt hat.

Beispielfragen

Beispiele für Fragen an Ihren Bestand

„Was haben wir im letzten Jahresabschluss bei Klient Gruber zu den Rückstellungen angesetzt, und womit begründet?“
1 Antwort mit Fundstelle
„Welcher Schriftverkehr mit dem Finanzamt liegt zu Klient 4712 vor, und wie haben wir zuletzt argumentiert?“
2 Antwort mit Fundstelle
„Welche Vermerke gibt es zur Personalverrechnung dieses Klienten — etwa zu Überstunden und Zulagen?“
3 Antwort mit Fundstelle

Start

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Eine Verknüpfung wird für Sie eingerichtet, nicht per Klick aktiviert. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — ob und wie sie bei Ihnen angebunden werden kann, prüfen wir vorher gemeinsam. Einrichtung und Wartung werden nach Aufwand verrechnet; wie groß der ist, hängt an der Quelle und wird vorher besprochen.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Vorab-Prüfung

Was wir vorab prüfen

Vorab sehen wir uns an, was bei Ihnen als Unterlage im Akt liegt: Zahlen, die nur als Buchungszeile, Lohnart oder Stammdatensatz im Programm stehen, sind keine Unterlage — dafür müsste eine Auswertung als Datei ausgegeben werden. Ist die Dokumentenverwaltung-/Belegverwaltung plus im Einsatz, sind die Dokumente bewusst gegen den Zugriff über das Dateisystem abgeschirmt, das gehört zu ihrer Revisionssicherheit; dort ist der abgestimmte Export der vorgesehene Weg. Was in der FinanzOnline-Databox liegt, kommt mit, sobald es zum Klientenakt genommen wurde. Und mit dem Klientenstamm legen Sie fest, was überhaupt mitkommt — Klienten, die Sie nicht mehr betreuen, können draußen bleiben.

FAQ

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Wir führen Klientenakten aus zwanzig Jahren. Kommt alles mit oder nur das laufende Wirtschaftsjahr?

Den Zuschnitt legen Sie fest, und er muss nicht am Jahr hängen. Üblich ist, mit den Klienten zu beginnen, die Sie heute betreuen, und dort die letzten Wirtschaftsjahre zu nehmen; ausgeschiedene Klienten und reine Aufbewahrungsakten können draußen bleiben. Ein späterer Nachzug ist als eigener Lauf vorgesehen, der vorhandene Bestand bleibt dabei stehen. Wir raten, den ersten Zuschnitt eher eng zu wählen — Nachnehmen ist einfacher als Aussortieren.

Bei uns hängt alles am Klienten, nicht an Ordnern. Wie findet eine Antwort den richtigen Klienten?

Vorgesehen ist, dass Klienten- und Aktenstamm über den Export mitkommen, damit Klientennummer, Wirtschaftsjahr und Belegkreis als Feldwerte erhalten bleiben. Die Antwort nennt Klient, Jahr und die Unterlage als Fundstelle. Liegen zwei Fassungen eines Jahresabschlusses nebeneinander — vor und nach der Betriebsprüfung —, werden beide mit Datum genannt. Welche Dokumentart eine Unterlage bekommt, bestätigt beim ersten Durchlauf jemand bei Ihnen, weil daran die Sichtbarkeit hängt. Wie Antworten mit Ihren eigenen Unterlagen aussehen, zeigt der Testzugang.

Was passiert beim nächsten RZL-Update?

An RZL selbst wird nichts verändert, und ein Update braucht in der Regel keinen Eingriff von unserer Seite. Verschiebt es das Dokumentenverzeichnis oder ändert es die Exportmaske, kommen bis zum Nachziehen keine neuen Unterlagen dazu; der vorhandene Bestand bleibt stehen. Das Nachziehen stimmen wir gern mit Ihrem RZL-Betreuer ab und verrechnen es nach Aufwand. Vor einem größeren Versionssprung ist ein kurzer Hinweis hilfreich, damit wir den Weg gleich mitprüfen können.

Die Berufsanwärterin soll nicht in jeden Personalakt sehen können.

Dafür ist die Sichtbarkeit über Dokumentart und Rolle vorgesehen: Lohn- und Personalunterlagen können eine eigene Dokumentart bilden, die nur die Personalverrechnung sieht, während Jahresabschlüsse und Behördenschriftverkehr breiter freigegeben sind. Auch ein Stichtag ist möglich, etwa für jemanden, der erst seit heuer in der Kanzlei ist. Fehlt die Freigabe, sagt das System das — statt den Lohnzettel zu zeigen.

Für wen

Typisch für diese Branchen

Steuerberater

Demo anfragen — und klären, wie RZL Software dazukommt

In dreißig Minuten per Video zeigen wir, wie Antworten mit Fundstelle aussehen, und klären, ob und wie RZL Software bei Ihnen angebunden werden kann.