Unterlagen aus iX-Haus — Objektakte und Mietvertrag mit Fundstelle.

Vorgesehen ist das, und häufig sind genau sie der Anlass: Protokolle und Abrechnungen aus Jahren, in die niemand mehr hineinschaut, bis im Streit über eine Sanierung jemand wissen will, was damals beschlossen und wie es verteilt wurde. Eingescannte Protokolle gehen durch die Texterkennung; wie gut das bei blassen Kopien, Randvermerken oder unterschriebenen Anwesenheitslisten gelingt, zeigt sich an Ihrem Bestand. Begonnen wird meist bei den Objekten, die Sie heute verwalten; frühere Jahrgänge kommen danach Zug um Zug dazu.

Sie bleibt unverändert — vorgesehen ist nur lesender Zugriff, verschoben oder umbenannt wird nichts. Der Aufbau hilft sogar: Aus Objektnummer und Pfad soll das System ableiten, zu welcher Liegenschaft eine Unterlage gehört, und der Objekt- und Einheitenstamm aus iX-Haus kann Adresse und Top-Nummer dazuhängen. So soll eine Frage zu Objekt 4711, Top 3 bei der richtigen Akte ankommen und nicht beim Nachbarhaus; die Antwort nennt die Fundstelle, damit Sie das nachprüfen können.

Die kommen meist als gemischtes Übergabekonvolut: ein Ordner Papier, eine Festplatte, ein paar Mailanhänge. Dafür ist der Upload gedacht — Dateien, ganze Ordner, Mails und Fotos, ohne dass vorher jemand sortiert. Aus dem Bestand heraus lässt sich dann nachfragen, was fehlt: Liegt zu jeder Einheit ein Mietvertrag samt Nachträgen vor, gibt es die Beschlüsse zur laufenden Sanierung, seit wann läuft der Vertrag mit der Hausbetreuung. Der Zugriff lässt sich dabei ab dem Beginn Ihres Mandats freigeben, sodass die Jahrgänge davor nur sieht, wer sie braucht.

An iX-Haus selbst wird nichts geändert, und das Spiegeln des Dokumentenverzeichnisses bezieht sich auf den Ordner, nicht auf die Programmversion. Anzupassen ist allenfalls der Stammdaten-Export, etwa wenn Objekt- oder Einheitenfelder anders heißen oder ein neu übernommenes Mandat eine eigene Nummernlogik mitbringt. Sagen Sie uns den Termin vorher, dann prüfen wir den ersten Abgleich danach mit.

Das legen wir bei der Einrichtung gemeinsam fest. Die Rechte hängen an Dokumentart und Rolle; ein üblicher Zuschnitt ist eine Rolle je Verwaltungsteam, und Abrechnungen und Beschlüsse lassen sich anders freigeben als Mahnwesen, Kautionsunterlagen oder Personalunterlagen. Auch ein Stichtag ist möglich — etwa ab dem Tag, an dem ein Mandat begonnen hat. Wie fein sich das für Ihre Objekte schneiden lässt, klären wir vorab; fehlt einer Rolle die Freigabe, sagt das System das.