HubSpot durchsuchenNotizen und Kundenmails in Ihrer KI-Wissensdatenbank.

Vorgesehen ist, dass Notizen, protokollierte Mails, Anhänge und der Gesprächsverlauf zu Kontakten, Firmen und Deals in den Bestand kommen — das, was mit einem Kunden besprochen und vereinbart wurde. Stammdaten wie Adresse oder Deal-Phase bleiben in HubSpot führend; gelesen wird nur.

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HubSpot

1-Klick · im Setup enthalten

Beispielfrage

„Was haben wir Herrn Pichler beim Termin zur Wärmepumpe zum Liefertermin zugesagt?“

1 Antwort mit Fundstelle

Anbindung

Wie die Anbindung vorgesehen ist

Vorgesehen ist die Freigabe über HubSpot selbst: Sie verbinden junova über Ihr HubSpot-Konto und erteilen Leserechte auf die Bereiche, die gelesen werden sollen — etwa Kontakte, Firmen, Deals und die Notizen dazu. Gelesen wird nur; in HubSpot wird nichts angelegt, geändert oder verschickt. Ob Ihr Benutzerkonto eine solche Verbindung herstellen darf oder ein Super-Admin zustimmen muss, und was Ihr HubSpot-Paket dafür hergibt, prüfen wir vor dem Start mit Ihnen.

Einmal eingerichtet, läuft der Abgleich automatisch: Neue und geänderte Unterlagen aus HubSpot kommen von selbst dazu, ohne dass jemand etwas hochladen muss.

EinrichtungDie Verbindung erfolgt per Klick über Ihr HubSpot-Konto und ist im Setup enthalten. Welche Bereiche gelesen werden, besprechen wir vorab — gern gemeinsam mit der Person, die HubSpot bei Ihnen verwaltet. Tickets, eigene Objekte und angebundene Postfächer nehmen wir dabei mit in die Abstimmung.

Unterlagen

Welche Unterlagen in HubSpot liegen können

Notizen nach Telefonaten und Terminen — was der Kunde wollte, was offen ist, was zugesagt wurde
Protokollierte Mails im Verlauf eines Kontakts, samt den Anhängen, die dabei mitgingen
Angebote, Pläne und Fotos, die als Anhang an einer Notiz oder einem Deal hängen
Der Verlauf eines Deals über Monate: Erstanfrage, Termin vor Ort, Angebot, Nachfassen, Auftrag oder Absage
Mehrere Kontakte einer Firma — Geschäftsführung, Einkauf, Bauleitung —, deren Notizen erst zusammen das Bild ergeben
Tickets aus dem Kundendienst, wenn HubSpot auch für Reklamationen und Wartungsanfragen genutzt wird

Beispielfragen

Beispiele für Fragen an Ihren Bestand

„Was haben wir Herrn Pichler beim Termin zur Wärmepumpe zum Liefertermin zugesagt?“
1 Antwort mit Fundstelle
„Welches Angebot hing an der letzten Mail an die Firma Brandner Bau, und welche Fassung gilt?“
2 Antwort mit Fundstelle
„Warum ist der Deal mit der Hausverwaltung Kern im Frühjahr liegen geblieben?“
3 Antwort mit Fundstelle

Start

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Die Verbindung erfolgt per Klick über das Konto und ist im Setup enthalten. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — die Voraussetzungen bei Ihnen prüfen wir vorher gemeinsam.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Vorab-Prüfung

Was wir vorab prüfen

Stammdaten wie Adresse, Telefonnummer, Deal-Phase oder Betrag bleiben in HubSpot führend; vorgesehen ist, dass die Wissensdatenbank sie als Merkmal nennt, sie aber nicht pflegt. Vorab klären wir, welche Mails tatsächlich in HubSpot protokolliert sind und welche nur im Postfach liegen — für das Postfach gibt es eigene Seiten zu Outlook und Gmail. Ob Tickets, Gesprächsaufzeichnungen oder eigene Objekte gebraucht werden, besprechen wir; was davon Ihr HubSpot-Paket enthält und ob die Freigabe es umfasst, prüfen wir vorab. Offene Aufgaben und Erinnerungen sind keine Dokumente und nicht vorgesehen.

FAQ

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Bei uns schreibt jeder Notizen anders, manche nur Stichworte. Bringt das trotzdem etwas?

In der Regel ja, denn auch eine kurze Notiz hängt an einem Kontakt, einer Firma und einem Datum. Vorgesehen ist, dass die Antwort diese Merkmale nennt und auf die Notiz verweist, auf die sie sich stützt — so bleibt erkennbar, wann und zu welchem Kunden etwas festgehalten wurde. Stichworte ergeben zusammen mit Mail und Angebot im selben Verlauf oft mehr als jedes für sich. Vor dem Start gehen wir die Antworten an echten Fragen aus Ihrem Alltag durch.

Ändert die Wissensdatenbank etwas an unseren Kontakten oder Deals?

Nein. Vorgesehen ist ein rein lesender Zugriff: Es werden keine Notizen angelegt, keine Felder geändert, keine Deal-Phasen verschoben und keine Mails verschickt. HubSpot bleibt das System, in dem Sie Ihre Kundendaten pflegen. Die Wissensdatenbank liest, was dort steht, und beantwortet Fragen dazu mit Verweis auf die Fundstelle.

Wir räumen HubSpot gerade auf und führen doppelte Kontakte zusammen. Stört das die Anbindung?

Vorgesehen ist, dass neue und geänderte Inhalte beim nächsten Abgleich von selbst dazukommen. Wie sich zusammengeführte Kontakte im Bestand niederschlagen, sehen wir uns bei größeren Aufräumaktionen gemeinsam an. Wird die Verbindung in HubSpot getrennt oder werden Rechte entzogen, bleibt der Bestand auf dem Stand des letzten Abgleichs, und das Datum am Beleg zeigt das. Sagen Sie uns größere Umbauten am besten vorher.

Der Außendienst soll Gesprächsnotizen sehen, die Konditionen in den Angeboten nicht. Geht das?

Vorgesehen ist das über Dokumentarten und Rollen: Gesprächsnotizen und Terminprotokolle für den Außendienst, Angebote mit Konditionen und Rahmenverträge nur für die Rollen, die damit zu tun haben. Die Rechte hängen in der Wissensdatenbank an der Dokumentart, nicht an Teams oder Freigaben in HubSpot; diese bleiben unberührt. Welcher Dokumentart ein Anhang zugeordnet wird, bestätigt beim ersten Durchlauf ein Mensch. Welche Rollen Sie brauchen, legen wir vor dem Start fest.

Für wen

Typisch für diese Branchen

Demo anfragen — und klären, wie HubSpot dazukommt

In dreißig Minuten per Video zeigen wir, wie Antworten mit Fundstelle aussehen, und klären, ob und wie HubSpot bei Ihnen angebunden werden kann.