Google Drive und Gmail durchsuchenKI-Wissensdatenbank für Google Workspace.

Vorgesehen ist das für die Ordner, die ihr auswählt — gerade alte Zeichnungen stehen oft sonst nirgends. Das Datum hängt als Merkmal am Dokument, damit die Antwort zeigt, aus welchem Jahr und welcher Ablage die Fundstelle stammt. Vorher lohnt ein Blick darauf, was nur in der „Meine Ablage“ einzelner Konten liegt; das schiebt ihr am besten in eine geteilte Ablage. Ob ältere Google-Dokumente einen Export brauchen, klären wir bei der Vorab-Prüfung.

In der Regel nicht, weil im Inhalt gesucht wird: im Text des Angebots, in der gescannten Rechnung, in der Beschriftung am Foto. Wo ein Ordnername etwas hergibt — Kundenname, Auftragsnummer, Jahr —, nehmen wir ihn als Merkmal mit, in Gmail tun das eure Labels. Wichtiger als Umsortieren ist, dass Projektordner in einer geteilten Ablage liegen und nicht bei einem einzelnen Konto. Wie die Antworten mit eurem Bestand aussehen, seht ihr im Testzugang.

Das hängt an der Admin-Konsole, nicht an einem Update: An Google Workspace selbst wird nichts installiert. Unter der API-Steuerung legt ihr mit der App-Zugriffssteuerung fest, welche App auf Drive und Gmail zugreifen darf — wird der Zugriff entzogen oder werden Apps von Drittanbietern blockiert, bleibt der Abgleich stehen, und der Bestand zeigt den Stand vom letzten Abgleich. Dasselbe gilt für ein gelöschtes Konto, an dem noch Ordner hängen. Die Freigabe wird dann neu eingerichtet; geteilte Ablagen machen solche Fälle seltener.

Vorgesehen ist das über Dokumentarten und Rollen: Zeichnungen, Montageanleitungen und Prüfbefunde für alle in der Werkstatt, Kalkulation und Lohnverrechnung nur für die Rollen, die damit zu tun haben. Kunde, Auftrag und Datum soll das System selbst auslesen; ob ein PDF als Prüfbefund oder als Kalkulation gilt, bestätigt beim ersten Durchlauf ein Mensch. An euren Freigaben in Drive ändert das nichts. Welche Rollen ihr braucht, legen wir vor dem Start gemeinsam fest.