Unterlagen aus DMS-Archivder Bestand aus Ihrem Dokumentenmanagement, mit Fundstelle.

Was seit Jahren in einem DMS wie DocuWare, ELO oder einem vergleichbaren System archiviert ist — Verträge, Belege, Schriftverkehr, Protokolle, Vermerke —, soll in der Wissensdatenbank abfragbar werden. Vorgesehen ist nur lesender Zugriff; am Archivbestand wird nichts geändert.

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Bestehendes DMS

nach Abklärung · Datenbank-Export

Beispielfrage

„Welche Fassung des Wartungsvertrags mit der Firma Berger ist archiviert, und was steht dort zur Kündigungsfrist?“

1 Antwort mit Fundstelle

Anbindung

Wie die Anbindung vorgesehen ist

Ein DMS hält die Dokumente meist in einem eigenen Archiv und die Ordnungsbegriffe — Kunde, Beleg, Datum, Aktenzahl — in einer Datenbank daneben. Vorgesehen ist einer von zwei Wegen: ein geplanter Export, der Dokumente samt Ordnungsbegriffen ausgibt, oder eine Schnittstelle des Herstellers. Übertragen wird verschlüsselt und nur ausgehend; im Archiv wird nichts angelegt, verschoben oder verändert. Ob und welcher Weg in Ihrer Installation gangbar ist, prüfen wir vor dem Start mit Ihnen und Ihrem DMS-Betreuer — je nach System, Version, Lizenz und Freigaben des Herstellers.

Einmal eingerichtet, läuft der Abgleich automatisch: Neue und geänderte Unterlagen aus Bestehendes DMS kommen von selbst dazu, ohne dass jemand etwas hochladen muss.

EinrichtungZuerst klären wir mit Ihrem DMS-Betreuer, welcher Weg in Ihrer Installation gangbar ist; danach schätzen wir den Aufwand ab und besprechen ihn mit Ihnen, bevor etwas eingerichtet wird. Einrichtung und Wartung werden nach Aufwand verrechnet.

Unterlagen

Welche Unterlagen in Bestehendes DMS liegen können

Eingangsrechnungen und Belege mit den Indexwerten, die beim Ablegen in der Maske vergeben wurden — Lieferant, Belegnummer, Belegkreis, Kostenstelle, Jahrgang.
Verträge samt Nachträgen, häufig als Versionen am selben Dokument geführt, mit Laufzeit und Kündigungsfrist als eigenem Indexfeld.
Der archivierte Schriftverkehr mit Behörden, Klienten und Professionisten — oft direkt aus dem Postfach abgelegt, samt Anhang, mit der Betreffzeile als Schlagwort.
Protokolle und Vermerke: Besprechungsprotokolle, Protokolle der Eigentümerversammlung, Übergabeprotokolle und Aktenvermerke.
Ausgangsdokumente aus den Vorsystemen, die über den Druckweg ins Archiv gewandert sind: Abrechnungen, Honorarnoten, Bescheide und Erledigungen.
Stapelscans der Umstellungsjahre: Papierakten, die einmal am Stück eingelesen, per Trennblatt zerlegt und im Block verschlagwortet wurden.

Beispielfragen

Beispiele für Fragen an Ihren Bestand

„Welche Fassung des Wartungsvertrags mit der Firma Berger ist archiviert, und was steht dort zur Kündigungsfrist?“
1 Antwort mit Fundstelle
„Wo liegt der Beleg zur Rechnung 2021-0447, und worauf bezieht er sich?“
2 Antwort mit Fundstelle
„Was wurde zu diesem Vorgang zwischen 2016 und 2019 abgelegt?“
3 Antwort mit Fundstelle

Start

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Eine Verknüpfung wird für Sie eingerichtet, nicht per Klick aktiviert. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — ob und wie sie bei Ihnen angebunden werden kann, prüfen wir vorher gemeinsam. Einrichtung und Wartung werden nach Aufwand verrechnet; wie groß der ist, hängt an der Quelle und wird vorher besprochen.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Vorab-Prüfung

Was wir vorab prüfen

Ein DMS führt einen Teil seiner Ordnung neben der Datei: Stempel und Anmerkungen liegen oft auf eigenen Ebenen über dem Dokument, Wiedervorlagen, Verknüpfungen und Protokolleinträge in der Datenbank daneben. Vorab sehen wir uns mit Ihrem DMS-Betreuer an, ob der Exportweg diese Ebenen mitgibt — manche Systeme schreiben sichtbare Anmerkungen in die ausgegebene Datei, andere nicht. Ebenso prüfen wir, ob im Archiv nur Verweise auf Dateien außerhalb liegen und wo diese Dateien stehen. Stapelscans ohne Textebene gehen durch die Texterkennung; wie gut das bei blassen Kopien gelingt, zeigt sich am Bestand. Die Rechtevergabe im Archiv wird nicht eins zu eins übernommen, sondern über Dokumentarten und Rollen neu aufgesetzt.

FAQ

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Unser Archiv reicht bis 2008 zurück. Muss der ganze Bestand mit?

Das legen Sie fest. Üblich ist ein Zuschnitt: laufende Vorgänge und die letzten Jahrgänge zuerst, ältere später. Ein Nachzug ist als weiterer Exportlauf vorgesehen, nicht als Neuaufbau — was schon im Bestand ist, bleibt stehen. Die Ordnungsbegriffe sollen mitkommen, damit ein Beleg aus 2011 dem Jahrgang 2011 zugeordnet bleibt und nicht dem Tag des Exports. Jahrgänge, die nur noch wegen der Aufbewahrungspflicht im Archiv stehen, können auf Wunsch von vornherein draußen bleiben.

Bei uns läuft alles über Indexfelder statt über Ordner. Wie kommt eine Antwort zum richtigen Vorgang?

Vorgesehen ist, die Ordnungsbegriffe aus dem Archiv als Feldwerte mitzuführen: Kunde, Belegnummer, Datum, Aktenzahl. Wo ein Feld beim Ablegen leer geblieben ist, liest das System die Werte aus dem Dokument; weichen beide voneinander ab, werden beide genannt. Welche Dokumentart ein Schriftstück bekommt, bestätigt beim ersten Durchlauf jemand aus Ihrem Haus, weil daran die Sichtbarkeit hängt. Die Antwort nennt die Fundstelle mit Belegnummer und Jahrgang, damit Sie im Archiv nachprüfen können — und findet das System nichts, sagt es das.

Was passiert bei einem Versionswechsel unseres Dokumentenmanagements?

Das hängt daran, was sich mit dem Versionswechsel ändert. Bleiben Exportweg, Zugang und Zielverzeichnis gleich, ist kein Eingriff vorgesehen. Werden Indexfelder umbenannt oder wird der Exportweg verlegt, kommen bis zum Nachziehen keine neuen Dokumente dazu; der bereits gelesene Bestand bleibt stehen. Das Nachziehen stimmen wir mit Ihrem DMS-Betreuer ab und verrechnen es nach Aufwand. Ein kurzer Hinweis vor dem Umstiegstermin hilft, damit wir den Exportweg gleich mitprüfen können.

Im DMS hat jede Abteilung ihre eigenen Rechte. Bleibt das so?

Im Archiv bleibt alles, wie es ist — vorgesehen ist nur lesender Zugriff, an Berechtigungsprofilen wird nichts geändert. In Ihrer Instanz wird die Sichtbarkeit neu aufgesetzt: nicht Dokument für Dokument, sondern über Dokumentarten und Rollen, wahlweise ab einem Stichtag. Ein Archivbereich, der nur eine Abteilung betrifft, kann auch draußen bleiben und später dazukommen. Fehlt jemandem die Freigabe, sagt das System das, statt den Inhalt zu zeigen.

Für wen

Typisch für diese Branchen

Ratgeber

Zum Nachlesen

Demo anfragen — und klären, wie Bestehendes DMS dazukommt

In dreißig Minuten per Video zeigen wir, wie Antworten mit Fundstelle aussehen, und klären, ob und wie Bestehendes DMS bei Ihnen angebunden werden kann.