Salesforce durchsuchenNotizen und Verläufe in Ihrer KI-Wissensdatenbank.

Vorgesehen ist, dass Notizen, Aktivitäten, protokollierte Mails und Dateien zu Accounts, Kontakten und Opportunities in den Bestand kommen — der Verlauf hinter jedem Kunden und jedem Projekt. Stammdaten wie Anschrift, Phase oder Betrag bleiben in Salesforce führend; gelesen wird nur.

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1-Klick · im Setup enthalten

Beispielfrage

„Was wurde mit der Firma Hofer Kunststofftechnik beim letzten Termin zur Preisanpassung vereinbart?“

1 Antwort mit Fundstelle

Anbindung

Wie die Anbindung vorgesehen ist

Vorgesehen ist die Freigabe über Salesforce selbst: Sie verbinden junova über ein Salesforce-Konto und legen fest, welche Bereiche gelesen werden — etwa Accounts, Kontakte, Opportunities, Notizen und Dateien. Gelesen wird nur; in Salesforce wird nichts angelegt, geändert oder verschickt. Gelesen werden kann nur, was das verbundene Konto selbst sehen darf; deshalb empfiehlt sich oft ein eigener Benutzer mit reinen Leserechten. Ob Ihre Salesforce-Edition den Zugriff über die Schnittstelle zulässt und ob Ihr Administrator die Verbindung freigeben muss, prüfen wir vor dem Start mit Ihnen.

Einmal eingerichtet, läuft der Abgleich automatisch: Neue und geänderte Unterlagen aus Salesforce kommen von selbst dazu, ohne dass jemand etwas hochladen muss.

EinrichtungDie Verbindung erfolgt per Klick über Ihr Salesforce-Konto und ist im Setup enthalten. Welche Bereiche gelesen werden, besprechen wir vorab — am besten gemeinsam mit Ihrem Salesforce-Administrator. Den Benutzer für die Verbindung, eigene Objekte und Service-Fälle nehmen wir dabei mit in die Abstimmung.

Unterlagen

Welche Unterlagen in Salesforce liegen können

Notizen zu Besuchen und Telefonaten — beim Account, beim Kontakt oder direkt an der Opportunity
Protokollierte Mails und erledigte Aktivitäten, aus denen sich der Verlauf eines Projekts zusammensetzt
Dateien an Opportunities: Angebote, technische Zeichnungen, Lastenhefte, unterschriebene Auftragsbestätigungen
Ältere Notizen und Anhänge, die noch aus der Zeit von Salesforce Classic im alten Format am Datensatz hängen
Mehrere Ansprechpartner eines Accounts — Einkauf, Technik, Geschäftsführung — mit jeweils eigenen Notizen
Service-Fälle mit Reklamationen und Rückfragen, wenn Salesforce auch im Kundendienst genutzt wird

Beispielfragen

Beispiele für Fragen an Ihren Bestand

„Was wurde mit der Firma Hofer Kunststofftechnik beim letzten Termin zur Preisanpassung vereinbart?“
1 Antwort mit Fundstelle
„Welche technische Rückfrage hatte der Einkauf von Steiner Maschinenbau zur Opportunity Pressenlinie 3?“
2 Antwort mit Fundstelle
„Welche Zeichnung hängt an der Opportunity zur Aufzugsmodernisierung in der Lerchenfelder Straße, und welcher Stand gilt?“
3 Antwort mit Fundstelle

Start

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Die Verbindung erfolgt per Klick über das Konto und ist im Setup enthalten. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — die Voraussetzungen bei Ihnen prüfen wir vorher gemeinsam.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Vorab-Prüfung

Was wir vorab prüfen

Stammdaten wie Anschrift, Phase, Betrag oder Abschlussdatum bleiben in Salesforce führend; vorgesehen ist, dass die Wissensdatenbank sie als Merkmal nennt, sie aber nicht pflegt. Vorab klären wir, welche Edition Sie nutzen, ob der Zugriff über die Schnittstelle darin enthalten ist und mit welchem Benutzer die Verbindung laufen soll — was dieser nicht sehen darf, kann auch nicht gelesen werden. Wir sehen uns an, ob Notizen im neuen oder im älteren Format vorliegen und welche Mails in Salesforce protokolliert sind statt nur im Postfach. Ob Service-Fälle, Chatter-Beiträge oder eigene Objekte gebraucht werden, besprechen wir; offene Aufgaben, Termine und Berichte sind keine Dokumente und nicht vorgesehen.

FAQ

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Wir haben Salesforce in einer kleinen Edition. Geht das trotzdem?

Das hängt an der Edition und an Zusatzpaketen: Nicht jede Salesforce-Edition enthält den Zugriff über die Schnittstelle von Haus aus. Ob und wie die Verbindung bei Ihnen geht, prüfen wir vor dem Start mit Ihnen — am besten gemeinsam mit Ihrem Administrator oder Ihrem Salesforce-Partner. Unabhängig davon lassen sich Notizen und Dateien auch als Export hochladen.

Unsere Verkäufer sehen nur ihre eigenen Accounts. Wie bildet die Wissensdatenbank das ab?

Vorgesehen ist ein anderer Weg als in Salesforce: In der Wissensdatenbank hängen die Rechte an Dokumentarten und Rollen, nicht an Freigaberegeln, Rollenhierarchie oder Datensatzinhaber. Gesprächsnotizen können etwa für den ganzen Vertrieb sichtbar sein, Angebote mit Konditionen und Rahmenverträge nur für die Geschäftsführung. Ihre Einstellungen in Salesforce bleiben unberührt. Wie sich Ihre Logik darauf abbilden lässt, besprechen wir vor dem Start.

Unsere Notizen reichen bis 2014 zurück, teils noch aus Salesforce Classic. Kommen die mit?

Vorgesehen ist das für die Bereiche, die Sie auswählen. Ältere Notizen und Anhänge liegen oft in einem anderen Format als die neueren; ob und wie beide gelesen werden, prüfen wir vorab. Das Datum hängt als Merkmal an jeder Notiz, damit die Antwort zeigt, ob eine Auskunft von 2014 oder vom letzten Monat stammt. Vor dem Start gehen wir die Antworten an echten Fragen durch.

Wir bauen Felder und Seitenlayouts laufend um. Reißt das die Anbindung ab?

Vorgesehen ist, dass über die Freigabe des verbundenen Kontos gelesen wird; ein geändertes Seitenlayout berührt das nicht. Heikel sind Änderungen an diesem Konto selbst: entzogene Leserechte, ein deaktivierter Benutzer oder eine zurückgenommene Freigabe. Dann bleibt der Bestand auf dem Stand des letzten Abgleichs, und das Datum am Beleg zeigt das. Neue Objekte oder Felder, die mitgelesen werden sollen, sagen Sie uns am besten vorher — dann ziehen wir die Auswahl nach.

Für wen

Typisch für diese Branchen

Demo anfragen — und klären, wie Salesforce dazukommt

In dreißig Minuten per Video zeigen wir, wie Antworten mit Fundstelle aussehen, und klären, ob und wie Salesforce bei Ihnen angebunden werden kann.