Häufige Fragen — und was wir dabei nicht beschönigen.

Eine Ablage für die Unterlagen Ihres Betriebs, an die man Fragen in normaler Sprache stellt, und die zu jeder Aussage einer Antwort die Fundstelle als nummerierte Ziffer nennt. Über die Ziffer öffnen Sie das Originaldokument.

Die Wissensdatenbank ist an Ihren eigenen Bestand gebunden: eine eigene Instanz je Betrieb, Rechte über Rollen und Dokumentarten, und zu jeder Aussage die Fundstelle in Ihren Unterlagen. Findet sie dort nichts, ist sie darauf ausgelegt, das offen zu sagen. Beides schließt einander nicht aus — für allgemeine Textarbeit kann ein allgemeiner Assistent weiter sinnvoll sein. Ob ein vorhandenes Werkzeug für Ihre Fragen reicht, zeigt am ehesten ein Vergleich mit denselben Fragen im Testzugang.

Nein, und es soll es auch nicht. Ihr ERP hält fest, was verkauft, bestellt und verrechnet wurde — das bleibt dort führend. In die Wissensdatenbank gehört, wie etwas gemacht wurde: Anleitungen, Serviceprotokolle, Problemlösungen, Projektwissen, Schriftverkehr. Ob Unterlagen aus Ihren Programmen hineinkommen können, prüfen wir vor dem Start; vorgesehen ist dabei nur ein Lesen, geändert wird dort nichts.

Sie verschickt nichts von allein und automatisiert keine Abläufe. Sie legt auf Wunsch Entwürfe an — Word, Excel, PDF oder einen E-Mail-Entwurf (im Premium-Paket) —, abschicken müssen Sie selbst. Und was nirgends in Ihren Unterlagen steht, kann sie nicht beantworten; dann sagt sie, dass sie nichts gefunden hat.

Die gängigen Büroformate: PDF, Word, Excel, PowerPoint, Text- und CSV-Dateien sowie Bilder und Scans (JPG, PNG, TIFF). Dazu E-Mails samt Anhang (.eml/.msg), ZIP-Archive und Sprachmemos. Scans und Fotos laufen durch eine Texterkennung, auch ältere Vorlagen. Wie gut Ihre Unterlagen lesbar sind, sehen Sie im Testzugang; Handschrift ist der schwierigste Fall.

Nein, der gewachsene Ordner ist der Normalfall. Die Suche ist darauf ausgelegt, nach der Bedeutung zu suchen und nicht nur nach dem Dateinamen — der Wartungsvertrag für Anlage 3 soll auch dann zur Sprache kommen, wenn die Datei „Scan_0047.pdf“ heißt. Wie das mit Ihrem Bestand aussieht, zeigt der Testzugang. Sinnvoll ist vorher nur festzulegen, welche Bereiche überhaupt hineinsollen.

Nicht unbedingt. Wo eine Verknüpfung zu Ihrem System möglich ist, wird sie eingerichtet und neue Unterlagen kommen darüber nach — ob das bei Ihnen geht, prüfen wir vor dem Start. Für alles andere, und bis eine Verknüpfung steht, gibt es den Upload: Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos.

Eine Anbindung braucht einen Weg, auf dem Daten gelesen werden dürfen: eine Schnittstelle, eine Dateiablage oder einen geplanten Export. Ob einer davon vorhanden, freigeschaltet und erreichbar ist, hängt an Version, Hersteller und Netz — das klären wir vorab, bevor Aufwand entsteht. Manchmal ist ein geplanter Export der tragfähigere Weg als eine Live-Verbindung. Am Programm selbst wird nichts geändert.

Beim Erfassen schlägt das System Merkmale vor: Kunde, Projekt, Anlage, Datum, Thema. Den Dokumenttyp bestätigt ein Mensch im Review-Bereich, weil er darüber entscheidet, wer das Dokument sehen darf — das überlassen wir keiner Automatik.

Das Archiv muss nicht vollständig digitalisiert sein, bevor Sie starten. Üblich ist ein Start mit den digitalen Beständen; gescannte Ordner kommen nach und nach dazu, die wichtigsten zuerst.

Nein. Die Rechte hängen an Dokumentarten und Rollen, nicht an einzelnen Dateien: Die Lohnverrechnung bleibt bei der Geschäftsführung, die Wartungsanleitung sieht das ganze Team. Auch ein Stichtag ist möglich — erst ab einem Datum, oder nur der Altbestand bis dahin. Fehlt Ihrer Rolle die Freigabe, sagt das System das, statt so zu tun, als gäbe es nichts.

In einer eigenen Instanz je Betrieb auf unseren Servern in Deutschland — kein geteiltes System, keine Vermischung mit den Unterlagen anderer Betriebe. Das Sprachmodell rechnet in einem Rechenzentrum in der EU. Liegen Dateien auf einem Server in Ihrem Betrieb, werden sie verschlüsselt in Ihre Instanz gespiegelt; die Instanz selbst läuft nicht bei Ihnen.

Nein. Ihre Unterlagen werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet; das ist vertraglich zugesichert, der Auftragsverarbeitungsvertrag ist inbegriffen.

Nein. Vorgesehen sind ausschließlich ausgehende, verschlüsselte Verbindungen von Ihrem Netz in Ihre Instanz. Kein offener Port, kein Fernzugang, kein Zugriff von außen auf Ihren Server. Ob und wie das bei Ihnen umsetzbar ist, klären wir vor dem Start mit Ihrer IT; dafür gibt es eine technische Beschreibung.

Nur, wenn Sie es erlauben. Die Websuche hat drei Stufen: nicht erlaubt, Zustimmung im Chat für die einzelne Frage, oder erlaubt. Bei der untersten Stufe kommen Antworten ausschließlich aus Ihren eigenen Unterlagen.

Gelöschte Dokumente werden aus dem Suchbestand genommen und nach neunzig Tagen endgültig gelöscht — auf Wunsch sofort.

Findet das System in Ihren Unterlagen nichts zur Frage, ist es darauf ausgelegt, das offen zu sagen — eine Garantie gegen Fehler ist das nicht. Wo es antwortet, trägt jede Aussage eine nummerierte Ziffer, die zur Fundstelle führt — so lässt sich jede Antwort am Original prüfen.

Vom Kickoff bis zur Abnahme sind sechs Wochen Begleitung vorgesehen. Wie lange das Setup davor braucht, hängt am Umfang des Bestands und an den Quellen, die angebunden werden sollen. Den konkreten Zeitplan bekommen Sie mit dem Angebot.

Ihre Ordner, Ihr Postfach und Ihre Programme bleiben, wie sie sind; die Wissensdatenbank läuft auf unseren Servern. Ihr Teil sind wenige, vorher vereinbarte Termine: Kickoff, Einführung, ein Gespräch in Woche vier und die Abnahme.

Für den Betrieb der Wissensdatenbank nicht — Einrichtung, Updates und Datensicherung übernehmen wir. Die Bedienung ähnelt einer Suchmaschine: Frage eintippen oder diktieren, Antwort lesen, über die Ziffer die Fundstelle öffnen. Wie das geht, zeigen wir in der Einführung. Wenn Sie ein Systemhaus betreut, stimmen wir die Anbindung mit ihm ab.

Das lässt sich vorher nicht versprechen, aber prüfen. Zwei Dinge entscheiden viel: ob die Oberfläche am Telefon handlich ist und ob die ersten Fragen an den echten Bestand gehen. Deshalb kommt die Einführung nach dem Import, nicht davor, und die Oberfläche lässt sich am Telefon auf den Startbildschirm legen. In den ersten sechs Wochen sehen wir uns an, was gefragt wird und was fehlt.

Dafür gibt es die Begleitung: Wir sehen uns echte Fragen aus Ihrem Betrieb an und stimmen nach. Beim Kickoff halten wir gemeinsam zwanzig Fragen fest, an denen sich die Abnahme orientiert; in Woche sechs wird gemeinsam durchgegangen, was das System damit macht.

Neue Dokumente, diktierte Notizen und Rückmeldungen kommen im Alltag dazu. Dafür gibt es eine Ansprechperson im Betrieb. Fällt uns auf, dass etwas fehlt, melden wir uns.

Eine Pauschale je Betrieb, ab 500 € im Monat, dazu ein einmaliges Setup. Der Preis richtet sich nach den Quellen, nicht nach der Zahl der Nutzer. Alle Beträge netto. Die Pakete stehen im Detail auf der Preisseite.

Weil bei einer Lizenz pro Kopf meist nur ein Teil des Teams einen Zugang bekommt. Der Monteur auf der Baustelle, der nur ab und zu etwas nachschlagen will, geht dann leer aus — und ruft stattdessen im Büro an. Mit einer Pauschale je Betrieb stellt sich diese Frage nicht.

So viele, wie Sie haben. Auf den Preis wirkt sich die Nutzerzahl nicht aus. Wer was sehen darf, steuern Sie über Rollen und Dokumentarten.

Verbindungen per Klick über Ihr Konto — Microsoft 365 mit SharePoint, OneDrive, Teams und Outlook, Google Workspace und Dropbox — sind im Setup enthalten; die Voraussetzungen prüfen wir vorab. Andere Systeme prüfen wir vor dem Start auf einen gangbaren Weg; deren Anbindung wird eingerichtet und nach Aufwand verrechnet — was sie kostet, steht vorher fest. Für eine Datenbank-Anbindung kommt eine laufende Betreuung dazu: Überwachung und Anpassung, wenn das Programm aktualisiert wird.

Ja. Sie bekommen einen Testzugang mit Beispielen aus Ihrer Branche, können eigene Dokumente hochladen und in Ruhe ausprobieren, ohne Zahlungsdaten. So sehen Sie an Ihren eigenen Unterlagen, wie die Antworten aussehen.

Ihnen, durchgehend. Sie bleiben Verantwortlicher im Sinne des Datenschutzrechts, wir sind Auftragsverarbeiter. Bei Vertragsende bekommen Sie den Bestand exportiert, danach wird gelöscht.

Beim Kickoff legen wir gemeinsam zwanzig Fragen fest – samt der Unterlagen, aus denen die Antwort kommen soll. An ihnen wird bei der Abnahme gemeinsam durchgegangen, was das System damit macht. Was daraus folgt, steht im Angebot.