Gmail durchsuchenIhre Kundenpost in Ihrer KI-Wissensdatenbank.

Vorgesehen ist, dass Mails und ihre Anhänge aus den Gmail-Postfächern und Labels, die Sie freigeben, in den Bestand kommen — Anfragen, Zusagen, Bescheide und die PDF, die daran hing. Diese Seite behandelt das Postfach; Google Drive und die geteilten Ablagen stehen auf der Seite zu Google Workspace.

Demo anfragen Kosten-Check

Gmail

1-Klick · im Setup enthalten

Beispielfrage

„Was hat Frau Gruber zur Fenstersanierung in der Mozartgasse 7 zuletzt zugesagt?“

1 Antwort mit Fundstelle

Anbindung

Wie die Anbindung vorgesehen ist

Vorgesehen ist die Freigabe über Google selbst: Sie melden sich mit Ihrem Google-Workspace-Konto an und geben die Postfächer frei, die gelesen werden sollen — ein Sammelpostfach wie office@ genauso wie ein persönliches. Gelesen wird nur, und nur die Labels, die Sie auswählen; im Postfach wird nichts verschoben, markiert, gelöscht oder verschickt. Ob Ihre Lizenz und die Vorgaben Ihres Administrators diese Freigabe erlauben, etwa über die App-Zugriffssteuerung in der Admin-Konsole, prüfen wir vor dem Start mit Ihnen.

Einmal eingerichtet, läuft der Abgleich automatisch: Neue und geänderte Unterlagen aus Gmail kommen von selbst dazu, ohne dass jemand etwas hochladen muss.

EinrichtungDie Verbindung erfolgt per Klick über Ihr Google-Konto und ist im Setup enthalten. Welche Postfächer und Labels gelesen werden, besprechen wir vorab — gern gemeinsam mit der Person, die Ihren Google-Workspace-Zugang verwaltet. Sammelpostfächer, delegierte Postfächer und ältere Jahrgänge nehmen wir dabei mit in die Abstimmung.

Unterlagen

Welche Unterlagen in Gmail liegen können

Das Sammelpostfach — office@, buero@, service@ —, in dem Anfragen und Auftragspost ankommen und nicht bei einer Person
Labels statt Ordner: Eine Mail kann zugleich unter „Kunde Huber“, „Angebote“ und „2024“ hängen
Konversationen, in denen Anfrage, Angebot, Rückfrage und Zusage untereinander stehen — oft die einzige Stelle, an der der Ablauf nachlesbar ist
Anhänge, die nie in die Ablage gewandert sind: der unterschriebene Auftrag, der Kostenvoranschlag, die Fotos vom Schaden, der Bescheid als PDF
Die gesendeten Nachrichten mit der eigenen Zusage im Wortlaut
Postfächer ausgeschiedener Kolleginnen und Kollegen, die als Archiv weitergeführt werden

Beispielfragen

Beispiele für Fragen an Ihren Bestand

„Was hat Frau Gruber zur Fenstersanierung in der Mozartgasse 7 zuletzt zugesagt?“
1 Antwort mit Fundstelle
„In welcher Mail kam der Prüfbefund zur Brandmeldeanlage von Kunde Leitner, und was hing daran?“
2 Antwort mit Fundstelle
„Welche Frist hat die Baubehörde im Schreiben zum Zubau in Gleisdorf gesetzt?“
3 Antwort mit Fundstelle

Start

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Die Verbindung erfolgt per Klick über das Konto und ist im Setup enthalten. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — die Voraussetzungen bei Ihnen prüfen wir vorher gemeinsam.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Vorab-Prüfung

Was wir vorab prüfen

Die Freigabe von Google bezieht sich in der Regel auf das ganze Postfach; vorgesehen ist, dass nur die Labels in den Bestand kommen, die Sie auswählen. Spam und Papierkorb sind nicht vorgesehen. Vorab klären wir, ob bei Ihnen Nachrichten im vertraulichen Modus oder mit clientseitiger Verschlüsselung vorkommen — deren Inhalt lässt sich womöglich nicht lesen. Wir sehen uns an, ob ältere Jahrgänge in Google Vault oder in einem Export statt im Postfach liegen, und ob Anhänge als Drive-Link statt als Datei verschickt wurden; solche Dateien liegen in Drive und gehören zur Anbindung von Google Workspace. Läuft Ihr Postfach über ein privates Gmail-Konto statt über Google Workspace, prüfen wir den Weg eigens. Kalender, Kontakte und Chats sind keine Dokumente und nicht vorgesehen. Ob persönliche Postfächer dazukommen, gehört im Haus abgestimmt — das besprechen wir vor dem Start.

FAQ

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Wir haben jahrelang mit Labels gearbeitet, aber nicht einheitlich. Muss vorher aufgeräumt werden?

In der Regel nicht. Vorgesehen ist, dass im Inhalt der Nachricht und ihrer Anhänge gesucht wird; Absender, Betreff, Datum und Labels werden als Merkmale mitgenommen. Wo ein Label etwas aussagt, etwa ein Kundenname oder ein Jahrgang, hilft es bei der Zuordnung; ein Label „Diverses“ trägt nichts bei. Vor dem Start gehen wir die Antworten an echten Fragen aus Ihrem Alltag durch.

Wir nutzen Drive und Gmail. Gilt dann diese Seite oder die zu Google Workspace?

Beides hängt am selben Google-Konto. Diese Seite beschreibt das Postfach: Mails, Konversationen und Anhänge. Die Seite zu Google Workspace beschreibt zusätzlich Drive und die geteilten Ablagen. Ob bei Ihnen nur das Postfach, nur die Ablage oder beides gelesen werden soll, legen wir vor dem Start gemeinsam fest.

Was passiert, wenn jemand den Betrieb verlässt und sein Konto gelöscht wird?

Die Auswahl bezieht sich auf die Postfächer, die es beim Einrichten gegeben hat. Wird ein Konto gelöscht oder der Zugriff in der Admin-Konsole entzogen, bleibt der Bestand auf dem Stand des letzten Abgleichs, und das Datum am Beleg zeigt das. Ob die Mails vorher in ein anderes Postfach übertragen werden, ist eine Entscheidung im Haus. Sagen Sie uns solche Umstellungen am besten vorher, dann ziehen wir die Auswahl nach.

Im office@-Postfach landen auch Lohnzettel und Personalsachen. Sieht die dann jeder?

Vorgesehen ist, dass die Rechte an Dokumentarten und Rollen hängen, nicht am Postfach oder Label, in dem eine Nachricht liegt. Lohnzettel, Personalsachen oder Honorarnoten können so einem engeren Kreis vorbehalten werden, auch wenn sie über das Sammelpostfach hereingekommen sind. Welcher Dokumentart eine Nachricht samt Anhang zugeordnet wird, bestätigt beim ersten Durchlauf ein Mensch. Ihre Freigaben in Gmail bleiben davon unberührt; welche Rollen Sie brauchen, legen wir vor dem Start fest.

Für wen

Typisch für diese Branchen

Demo anfragen — und klären, wie Gmail dazukommt

In dreißig Minuten per Video zeigen wir, wie Antworten mit Fundstelle aussehen, und klären, ob und wie Gmail bei Ihnen angebunden werden kann.