Unterlagen aus Confluence und Intranet-Wiki — Arbeitsanweisungen befragen, statt sich durch Spaces zu klicken.

Arbeitsanweisungen, Prozessbeschreibungen, Protokolle und Onboarding-Seiten aus Confluence oder dem SharePoint-Wiki sollen samt der Dateien an den Seiten mitkommen, damit Antworten die Fundstelle nennen. Vorgesehen ist nur lesender Zugriff; am Wiki wird nichts geändert.

Auf die Warteliste setzen

Wie die Anbindung vorgesehen ist

Wiki-Inhalte liegen in einer Datenbank, nicht in Ordnern. Vorgesehen ist deshalb ein abgestimmter, geplanter Export der gewünschten Bereiche samt Anhängen, der verschlüsselt und nur über ausgehende Verbindungen in Ihre Instanz geht; der Seitenbaum geht als Herkunft mit, und den vorgeschlagenen Dokumenttyp bestätigt ein Mensch. Ob und wie sich das automatisieren lässt — ob eine Schnittstelle vorhanden, freigeschaltet und erreichbar ist und ob das genutzte Konto Spaces exportieren darf —, prüfen wir vor dem Start mit Ihnen, je nach Version, Lizenz und Betriebsart. Bis dahin können Sie Exporte von Hand hochladen, als Dateien oder ganze Ordner; ein Wiki in SharePoint kann stattdessen über eine Microsoft-365-Anbindung mitkommen, die ebenfalls eingerichtet und nach Aufwand verrechnet wird.

Einrichtung: Den Aufwand schätzen wir ab, wenn klar ist, welche Bereiche mitkommen und welcher Exportweg offensteht, und besprechen ihn mit Ihnen, bevor etwas eingerichtet wird — gern gemeinsam mit Ihrem Wiki-Administrator. Verrechnet wird nach Aufwand.

Was auf Ihrem Server vorgesehen ist — und was nicht

Vorgesehen

Ein geplanter Export der gewählten Bereiche
Leserecht auf die Spaces, die mitkommen sollen, samt Export-Berechtigung

Nicht vorgesehen

Dienste, die dauerhaft auf dem Server laufen
Offene Ports
Zugriffe von außen auf den Server
Änderungen am Wiki
Zusatzmodule, die im Wiki installiert werden

Nebenbei: Gespiegelte Unterlagen liegen zusätzlich in Ihrer eigenen Instanz außer Haus. Eine Datensicherung ersetzt das nicht.

Welche Unterlagen in Wiki und Intranet liegen können

Arbeits- und Verfahrensanweisungen, meist mit Freigabevermerk und Gültigkeitsdatum im Seitenkopf.
Checklisten für wiederkehrende Abläufe: Aktenanlage, Objektübernahme, Monatsabschluss, Urlaubsvertretung.
Protokolle aus Jour fixe und Teambesprechungen, je Termin eine Seite im Baum.
Einschulungsseiten für neue Mitarbeiter samt Übersicht, wer welchen Zugang bekommt.
Entscheidungsseiten mit Begründung: warum ein Ablauf 2021 so und nicht anders festgelegt wurde.
Die Anhänge an den Seiten — Formulare, Vorlagen, Kurzanleitungen als PDF, Bildschirmfotos.

Beispiele für Fragen an Ihren Bestand

„Welche Arbeitsanweisung gilt für die Freigabe von Rechnungen über 5.000 €?“
„Wo steht im Wiki, wie ein neuer Mitarbeiter in der ersten Woche eingeschult wird?“
„Was wurde im Jour fixe vom 12. Februar zum Lieferantenwechsel festgehalten?“

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Eine Verknüpfung wird für Sie eingerichtet, nicht per Klick aktiviert. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — ob und wie sie bei Ihnen angebunden werden kann, prüfen wir vorher gemeinsam. Einrichtung und Wartung werden nach Aufwand verrechnet; wie groß der ist, hängt an der Quelle und wird vorher besprochen.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Typisch für diese Branchen

Was wir vorab prüfen

Vorab sehen wir uns an, welche Seiten überholt sind: Viele Wikis tragen ältere Fassungen mit, und die Anweisung von 2019 sieht neben der aktuellen oft gleich gültig aus. Welche Fassung gilt, legen Sie fest — Überholtes kann beim Export außen vor bleiben oder im Bestand gekennzeichnet werden; im Wiki selbst wird dabei nichts angegriffen. Wir prüfen außerdem, wie dynamisch zusammengesetzte Inhalte — eingebettete Listen, Statusübersichten, Diagramme aus Zusatzmodulen, Verweise in andere Werkzeuge — beim Export ankommen; je nach Modul kann das nur ein Bild oder eine leere Stelle sein. Ob Seitenkommentare, ältere Versionsstände und unveröffentlichte Entwürfe enthalten sind, hängt am gewählten Exportweg; weil in Kommentaren manchmal die eigentliche Entscheidung steht, legen wir das vorher gemeinsam fest.

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Bei uns gibt es Bereiche, die seit drei Jahren niemand mehr angreift. Müssen die mit?

Das wird Bereich für Bereich entschieden, und beide Wege sind vertretbar: Ein stillgelegter Bereich kann draußen bleiben, weil dort Überholtes liegt — oder gerade mitkommen, weil dort Wissen zu abgeschlossenen Projekten steht, das sonst niemand mehr im Kopf hat. Im Vorgespräch gehen wir die Bereichsliste gemeinsam durch und markieren, was mitkommen soll. Vorgesehen ist, dass sich ein Bereich später nachziehen oder wieder herausnehmen lässt, ohne den übrigen Bestand anzugreifen.

Unser Seitenbaum ist über Jahre gewachsen, manche Seite hängt an mehreren Stellen.

Umgehängt wird im Wiki dafür nichts. Eine Seite, die an mehreren Stellen verlinkt ist, soll als eine Seite mitkommen — verlinkt ist nicht dupliziert. Wenig aussagekräftige Titel wie „Sonstiges“ oder „Notizen 2“ fallen in der Regel weniger ins Gewicht, als man vermutet, weil sich die Antwort auf den Inhalt der Seite stützt. Wichtig sind oft die Anhänge: Das Formular als PDF an einer ansonsten dürren Seite ist häufig genau das, wonach gefragt wird. Wie das mit Ihrem Seitenbaum aussieht, zeigt der Testzugang mit einem Export von Hand.

Wir wechseln die Wiki-Version beziehungsweise die Betriebsart. Bricht dann der Export?

Der aufgenommene Bestand liegt in Ihrer Instanz und nicht im Wiki; ein Versionswechsel greift ihn nicht an. Offen ist, ob der gewohnte Exportweg danach noch zur Verfügung steht — das hängt von Version, Lizenz und Betriebsart ab und wird nach dem Wechsel neu geprüft. Sagen Sie uns vorher Bescheid, dann können wir den Bestand noch aus der laufenden Version ziehen und den neuen Weg vorbereiten, damit möglichst keine Lücke entsteht.

Jeder Bereich hat bei uns eigene Berechtigungen. Werden die übernommen?

Nicht eins zu eins, und das mit Absicht: In Ihrer Instanz hängen Rechte an Dokumentarten und Rollen, nicht am Bereich. Vorgesehen ist, die Grenze eines geschlossenen Bereichs dabei abzubilden — was heute nur die Geschäftsführung sieht, soll dort bleiben. Ein Stichtag ist ebenso möglich, etwa für Besprechungsprotokolle vor einem bestimmten Datum. Der Unterschied: Im Wiki entscheidet der Ort einer Seite, wer sie sieht, hier entscheidet, worum es sich handelt. Fehlt die Freigabe, sagt das System das, statt eine halbe Anweisung auszugeben; welche Rollen es braucht, legen wir vorab gemeinsam fest.

Zum Nachlesen

Testzugang für Wiki und Intranet besprechen

Im Erstgespräch klären wir, ob und wie Wiki und Intranet bei Ihnen angebunden werden kann und was es dafür braucht. Im Testzugang sehen Sie mit Ihren eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.