Projektakten aus untermStrichHonorar, Projektphasen und Schriftverkehr mit Fundstelle.

Vorgesehen ist das, und in Planungsbüros ist der Altbestand oft der eigentliche Anlass: Gefragt wird selten nach dem laufenden Projekt, sondern nach dem, das vor Jahren übergeben wurde und bei dem jetzt ein Mangel auftaucht. Der Abgleich unterscheidet nicht zwischen alt und neu, auch abgeschlossene Projekte in der Projektablage sollen mitkommen. Üblich ist der Start mit den laufenden Projekten, ältere Jahrgänge folgen danach. Eingescannte Bestandspläne und alte Protokolle gehen durch die Texterkennung; wie gut das bei blassen Kopien oder handschriftlichen Vermerken gelingt, zeigt sich an Ihrem Bestand.

Den, aus dem die Antwort stammt — mit Index und Ausgabedatum, so wie sie im Planstempel stehen. Überschrieben oder aussortiert wird kein Stand: Vorgesehen ist nur lesender Zugriff, Ihre Ablage bleibt, wie sie ist. Fragen Sie nach dem aktuellen Stand, soll die Antwort den jüngsten Index und den Ordner nennen, in dem er liegt. Ob dieser Stand auch freigegeben ist, entscheidet weiterhin der Freigabevermerk und nicht das System.

In der Regel nicht, der Aufbau hilft sogar. Aus Projektnummer und Pfad soll das System ableiten, zu welchem Projekt eine Unterlage gehört, und der Projektstamm aus untermStrich kann Bauherrschaft und Projektbezeichnung dazuhängen. Das ist vor allem dort nützlich, wo dasselbe Grundstück über die Jahre mehrere Nummern bekommen hat — Vorentwurf, Einreichung, Ausführung — oder wo Sie ein Projekt in einer Planungsgemeinschaft abwickeln. Unterlagen ohne Projektnummer sind über ihren Inhalt auffindbar, die Zuordnung zum Projekt ist dann aber schwächer; wie sich Ihre Ablage verhält, sehen wir uns vorab an.

Am Programm selbst wird nichts geändert, der Abgleich der Projektablage bezieht sich auf das Verzeichnis und nicht auf die Programmversion. Anpassen kann es allenfalls den Stammdaten-Export — etwa wenn Honorar- oder Stundenspalten anders aufgebaut sind oder ein neuer Projektnummernkreis dazukommt. Melden Sie uns einen geplanten Wechsel deshalb vorher, dann sehen wir uns den ersten Abgleich danach gemeinsam an.

Das legen Sie fest. Die Rechte hängen an Dokumentart und Rolle, nicht an einzelnen Dateien: Honorarnoten, Stundenauswertungen und die Bürokalkulation lassen sich der Geschäftsführung vorbehalten, während Pläne, Protokolle und Behördenschriftverkehr das Projektteam sieht. Für eine Rolle lässt sich zusätzlich ein Stichtag setzen — etwa für Personen, die erst seit der Übernahme eines Projekts mitarbeiten. Fehlt Ihrer Rolle die Freigabe, sagt das System das, statt so zu tun, als gäbe es zu der Frage nichts.