Zoho WorkDrive durchsuchenTeam-Ordner in Ihrer KI-Wissensdatenbank.

Vorgesehen ist, dass die Team-Ordner aus Zoho WorkDrive, die Sie freigeben — Angebote, Verträge, Protokolle und Scans —, in die Wissensdatenbank kommen, angebunden statt hochgeladen. Vorgesehen ist nur lesender Zugriff; an WorkDrive wird nichts geändert.

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Zoho WorkDrive

1-Klick · im Setup enthalten

Beispielfrage

„Welche Wartungsintervalle stehen im Servicevertrag für die Heizanlage im Seniorenheim Am Anger?“

1 Antwort mit Fundstelle

Anbindung

Wie die Anbindung vorgesehen ist

Vorgesehen ist die Freigabe über Zoho selbst: Sie melden sich mit Ihrem Zoho-Konto an und wählen die Team-Ordner, die gelesen werden sollen. Der Zugriff ist rein lesend und auf Ihre Auswahl beschränkt; an WorkDrive wird nichts geändert. Ob Ihr Tarif und Ihre Rolle im Team das erlauben oder ob ein Administrator zustimmen muss, prüfen wir vorab mit Ihnen — ebenso, in welchem Rechenzentrum Ihr Zoho-Konto geführt wird.

Einmal eingerichtet, läuft der Abgleich automatisch: Neue und geänderte Unterlagen aus Zoho WorkDrive kommen von selbst dazu, ohne dass jemand etwas hochladen muss.

EinrichtungDie Verbindung erfolgt per Klick über Ihr Zoho-Konto und ist im Setup enthalten. Welche Team-Ordner gelesen werden und ob Dateien aus den persönlichen Ordnern einzelner Mitarbeiter dazugehören, besprechen wir vorab — gern gemeinsam mit der Person, die Zoho bei Ihnen verwaltet.

Unterlagen

Welche Unterlagen in Zoho WorkDrive liegen können

Team-Ordner je Abteilung oder Kunde — Kundendienst, Montage, Büro —, die dem Team gehören und nicht einem einzelnen Konto
Serviceverträge, Wartungsprotokolle und Prüfberichte als PDF, Jahr für Jahr im gleichen Unterordner
Angebote und Kalkulationen, teils als Office-Datei, teils als Dokument oder Tabelle direkt aus Zoho
Datenblätter, Montage- und Bedienungsanleitungen der Hersteller, die einmal heruntergeladen und abgelegt wurden
Fotos von Anlagen, Typenschildern und Schäden, vom Handy in den Kundenordner geladen
Eingescannte Lieferscheine, Abnahmeprotokolle und unterschriebene Auftragsbestätigungen

Beispielfragen

Beispiele für Fragen an Ihren Bestand

„Welche Wartungsintervalle stehen im Servicevertrag für die Heizanlage im Seniorenheim Am Anger?“
1 Antwort mit Fundstelle
„Welches Angebot haben wir der Familie Haider für den Tausch der Wärmepumpe geschickt, und welche Fassung gilt?“
2 Antwort mit Fundstelle
„Was steht im Inbetriebnahmeprotokoll der Kühlanlage bei der Bäckerei Pichler zum Kältemittel?“
3 Antwort mit Fundstelle

Start

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Die Verbindung erfolgt per Klick über das Konto und ist im Setup enthalten. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — die Voraussetzungen bei Ihnen prüfen wir vorher gemeinsam.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Vorab-Prüfung

Was wir vorab prüfen

Vorab sehen wir uns an, in welchem Format Ihre Unterlagen liegen: Dokumente und Tabellen aus Zoho Writer oder Zoho Sheet sind keine gewöhnlichen Dateien und brauchen unter Umständen einen Export, den wir einplanen. Wir klären, was nur in den persönlichen Ordnern einzelner Konten liegt, denn das hängt am Konto und nicht am Team. Ob Ihr Zoho-Konto im europäischen oder in einem anderen Rechenzentrum geführt wird, prüfen wir mit. Vorgesehen ist der aktuelle Stand einer Datei; Kommentare und Versionsverlauf gehören nicht dazu.

FAQ

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Wir nutzen Zoho auch für Kundenverwaltung und Buchhaltung. Kommt das gleich mit?

Vorgesehen sind auf dieser Seite die Team-Ordner und Dateien in WorkDrive. Daten aus anderen Zoho-Anwendungen sind Datensätze, keine Dokumente — ob und wie sie dazukommen, ist eine eigene Frage, die wir gesondert besprechen. Was als Datei in einem gewählten Team-Ordner liegt, etwa ein abgelegtes Angebot oder ein Vertrag, gehört zur Auswahl.

Unsere Team-Ordner sind nach Kunden geordnet, aber nicht überall gleich. Ist das ein Problem?

In der Regel nicht. Vorgesehen ist, dass im Inhalt gesucht wird: im Text des Servicevertrags, im gescannten Protokoll, im Datenblatt. Wo ein Ordnername etwas hergibt — Kundenname, Anlage, Jahr —, wird er als Merkmal mitgenommen. Wie die Antworten mit Ihrem Bestand aussehen, gehen wir vor dem Start an echten Fragen durch.

Was passiert, wenn wir einen Team-Ordner neu anlegen oder auflösen?

Die Auswahl bezieht sich auf die Team-Ordner, die beim Einrichten gewählt wurden. Ein neuer Team-Ordner ist davon nicht erfasst und wird bei Bedarf dazugenommen. Neue und geänderte Dateien in den gewählten Ordnern soll der laufende Abgleich von selbst nachziehen. Sagen Sie uns größere Umbauten am besten vorher, dann passen wir die Auswahl an.

Die Monteure sollen Anleitungen und Protokolle sehen, aber keine Preise. Geht das?

Vorgesehen ist das über Dokumentarten und Rollen in junova: Datenblätter, Anleitungen und Wartungsprotokolle für alle im Kundendienst, Angebote, Kalkulationen und Lohnunterlagen nur für die Rollen, die damit zu tun haben. Die Mitgliedschaften in den Team-Ordnern werden dabei nicht eins zu eins übernommen und bleiben unberührt. Welche Rollen Sie brauchen, legen wir vor dem Start gemeinsam fest.

Für wen

Typisch für diese Branchen

Demo anfragen — und klären, wie Zoho WorkDrive dazukommt

In dreißig Minuten per Video zeigen wir, wie Antworten mit Fundstelle aussehen, und klären, ob und wie Zoho WorkDrive bei Ihnen angebunden werden kann.