Box durchsuchenOrdner und geteilte Ordner in Ihrer KI-Wissensdatenbank.

Vorgesehen ist, dass die Ordner aus Box, die Sie freigeben — Verträge, Protokolle, Pläne und Scans —, in die Wissensdatenbank kommen, auch Ordner, zu denen Sie eingeladen wurden. Vorgesehen ist nur lesender Zugriff; an Box wird nichts geändert.

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Box

1-Klick · im Setup enthalten

Beispielfrage

„Was hat die Eigentümergemeinschaft Lindengasse 7 zur Fenstersanierung beschlossen?“

1 Antwort mit Fundstelle

Anbindung

Wie die Anbindung vorgesehen ist

Vorgesehen ist die Freigabe über Box selbst: Sie melden sich mit Ihrem Box-Konto an und wählen die Ordner, die gelesen werden sollen — eigene Ordner ebenso wie geteilte, zu denen Sie eingeladen sind. Der Zugriff ist rein lesend und auf Ihre Auswahl beschränkt; an Box wird nichts geändert. Ob Ihr Tarif und die Vorgaben Ihres Box-Administrators eine solche Freigabe zulassen, prüfen wir vorab mit Ihnen.

Einmal eingerichtet, läuft der Abgleich automatisch: Neue und geänderte Unterlagen aus Box kommen von selbst dazu, ohne dass jemand etwas hochladen muss.

EinrichtungDie Verbindung erfolgt per Klick über Ihr Box-Konto und ist im Setup enthalten. Welche Ordner gelesen werden und ob auch geteilte Ordner aus anderen Konten dazugehören, besprechen wir vorab — gern gemeinsam mit der Person, die Box in Ihrem Unternehmen verwaltet.

Unterlagen

Welche Unterlagen in Box liegen können

Ordner je Mandant, Objekt oder Kunde, die über Jahre gewachsen sind — oft mit derselben Unterordner-Ordnung
Geteilte Ordner, zu denen Partner von außen eingeladen sind: Sachverständige, Steuerberatung, Versicherer
Unterschriebene Verträge, Vollmachten und Bescheide als eingescanntes PDF
Protokolle von Besprechungen und Versammlungen, oft als Word-Datei und daneben als unterschriebener Scan
Box Notes mit Besprechungsnotizen und Ablaufbeschreibungen, die es nie als eigene Datei gegeben hat
Fotos von Begehungen und Schäden, die vom Handy aus in den Objektordner geladen wurden

Beispielfragen

Beispiele für Fragen an Ihren Bestand

„Was hat die Eigentümergemeinschaft Lindengasse 7 zur Fenstersanierung beschlossen?“
1 Antwort mit Fundstelle
„Welche unterschriebene Fassung des Mietvertrags mit Frau Steiner liegt im Akt 2025-042?“
2 Antwort mit Fundstelle
„Welche Versicherungssumme steht in der Betriebshaftpflicht-Polizze der Tischlerei Moser?“
3 Antwort mit Fundstelle

Start

Bevor eine Verknüpfung eingerichtet ist

Die Verbindung erfolgt per Klick über das Konto und ist im Setup enthalten. Jede Quelle bringt eigene Zugänge, Rechte und Ordnerlogik mit — die Voraussetzungen bei Ihnen prüfen wir vorher gemeinsam.

Bis dahin — und unabhängig davon — lassen sich Dateien, ganze Ordner, Mails, Fotos und Sprachmemos hochladen. Im Testzugang zeigt sich mit den eigenen Unterlagen, wie Antworten aussehen.

Vorab-Prüfung

Was wir vorab prüfen

Vorab klären wir, welcher Box-Tarif im Einsatz ist und ob Ihr Administrator Anwendungen anderer Anbieter erst freigeben muss. Geteilte Ordner gehören dem Konto, das sie angelegt hat: Wird die Einladung zurückgenommen, fällt der Ordner aus der Auswahl. Vorgesehen sind in erster Linie Dateien; ob Box Notes gebraucht werden und in welcher Form sie sich lesen lassen, besprechen wir. Vorgesehen ist der aktuelle Stand einer Datei; ob ältere Fassungen aus dem Versionsverlauf gebraucht werden, klären wir. Wir sehen uns auch an, ob Dateien bei Ihnen mit einer Klassifizierung oder einer Zugriffsbeschränkung versehen sind.

FAQ

Häufige Fragen zu dieser Anbindung

Wir arbeiten mit vielen Ordnern, zu denen Externe eingeladen sind. Kommen die mit?

Vorgesehen ist das für die Ordner, die Sie auswählen — auch für geteilte, zu denen Ihr Konto eingeladen ist. Dabei gilt: Was Externe in einen gewählten Ordner legen, kommt mit in den Bestand. Ob das gewünscht ist, etwa bei Ordnern, in denen Gegenseite oder Sachverständige Unterlagen ablegen, entscheiden Sie bei der Auswahl. Was bei Ihnen sinnvoll ist, besprechen wir vor dem Start.

Unsere Ordnerstruktur ist über die Jahre durcheinandergeraten. Müssen wir vorher aufräumen?

Aufräumen ist keine Voraussetzung. Vorgesehen ist, dass im Inhalt gesucht wird — im Text des Vertrags, im gescannten Bescheid —, nicht nur im Ordnernamen. Wo ein Ordnername etwas hergibt, etwa ein Mandantenname oder ein Jahrgang, wird er als Merkmal mitgenommen. Wie die Antworten mit Ihrem Bestand aussehen, gehen wir vor dem Start an echten Fragen durch.

Wir verschieben und benennen in Box laufend Ordner um. Reißt das die Anbindung ab?

Das hängt an der Art der Änderung. Verschieben und Umbenennen innerhalb eines gewählten Ordners soll der laufende Abgleich nachziehen. Ein neuer Ordner auf oberster Ebene oder einer, der aus der Freigabe genommen wird, ist von der bestehenden Auswahl nicht erfasst. Sagen Sie uns solche Umbauten am besten vorher, dann passen wir die Auswahl an.

Nicht jeder im Team darf jede Honorarnote sehen. Wie lässt sich das regeln?

Vorgesehen ist das über Dokumentarten und Rollen in junova: Honorarnoten, Personalunterlagen oder Vergleichsentwürfe können als eigene Dokumentart einem engeren Kreis vorbehalten werden, unabhängig davon, in welchem Box-Ordner die Datei liegt. Die Freigaben in Box werden dabei nicht eins zu eins übernommen und bleiben unberührt. Welche Rollen Sie brauchen, legen wir vor dem Start gemeinsam fest.

Für wen

Typisch für diese Branchen

Demo anfragen — und klären, wie Box dazukommt

In dreißig Minuten per Video zeigen wir, wie Antworten mit Fundstelle aussehen, und klären, ob und wie Box bei Ihnen angebunden werden kann.