Nextcloud und ownCloud durchsuchen — die eigene Ablage in Ihrer KI-Wissensdatenbank.

Vorgesehen ist, dass gescannte Seiten ohne Textebene in Ihrer Instanz durch die Texterkennung gehen, damit ältere Belege durchsuchbar werden. Wie gut das bei blassen Kopien oder handschriftlichen Randvermerken gelingt, zeigt sich am Bestand. Findet das System zu einer Frage nichts Belastbares, sagt es das, statt eine Fundstelle zu erfinden. Der erste Durchlauf über viele Jahrgänge dauert länger als der laufende Abgleich; das planen wir im Vorgespräch ein.

In der Regel ja, denn gesucht wird im Inhalt: Ein Aktenvermerk soll über Mandantennamen und Sachverhalt gefunden werden, gleich unter welchem Fachbereich er liegt. Die Ordnerebene nehmen wir trotzdem als Merkmal mit, weil sie oft verrät, welche Art Dokument dort liegt. Liegt derselbe Vertrag in zwei Fachbereichen, nennt die Antwort beide Fundstellen, und Datum und Ordner zeigen, welche die jüngere ist. Wie das mit Ihrer Ablage aussieht, zeigt der Testzugang.

Auf zwei Schritte. Bei Ihnen wird keine Zusatz-App installiert, die ein Update berühren könnte, und solange die Dateien im Datenverzeichnis mit ihren Namen liegen, ist am gespiegelten Weg nichts zu tun. Schalten Sie aber nachträglich die serverseitige Verschlüsselung ein oder verlegen Sie den Speicher, liegen dort keine lesbaren Dateien mehr. Kündigen Sie solche Umstellungen an, dann stellen wir rechtzeitig auf den Weg über die Freigabe um.

Vorgesehen ist, beides getrennt zu halten. Ihre Gruppen entscheiden weiterhin, wer eine Datei in Nextcloud oder ownCloud öffnen kann — daran wird nichts umgestellt. Wer in der Wissensdatenbank eine Auskunft samt Beleg bekommt, entscheidet die Rolle, gebunden an die Dokumentart: Akten für den Fachbereich, Personalunterlagen und Honorarnoten für einen engeren Kreis. So soll eine Personalunterlage, die versehentlich im offenen Gruppenordner liegt, trotzdem beim engeren Kreis bleiben.