So läuft die Einführung ab
Fünf Schritte vom Erstgespräch bis zur Abnahme. Beim Kickoff halten wir zwanzig Fragen fest, in Woche sechs wird dagegen abgenommen. Ihr Aufwand sind wenige, vorher vereinbarte Termine.
Erstgespräch (30 Minuten, kostenlos)
Per Video. Wir klären, welche Unterlagen es gibt, wo sie liegen und wer was finden soll. Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob die Wissensdatenbank zu Ihrem Betrieb passt und welches Paket in Frage kommt – und danach ein Angebot mit Monatspauschale und einmaligem Setup.
Ihr Aufwand: 30 Minuten per Video
Kickoff
Wir nehmen Ihre Unterlagen auf: welche Dokumentarten es gibt, welche Kunden und Lieferanten, welche Ordnungsmerkmale wie Projektnummer oder Standort. Daraus entsteht Ihre Ablageordnung. Dazu legen wir fest, wer was sehen darf, welche Quellen hineinsollen und wer im Betrieb Ansprechperson ist. Und wir halten gemeinsam zwanzig Fragen fest, gegen die in Woche sechs abgenommen wird.
Ihr Aufwand: ein gemeinsamer Termin mit Ihrer Ansprechperson
Setup
Wir prüfen, ob und auf welchem Weg die vereinbarten Quellen angebunden werden können, und richten sie ein. Danach importieren wir den Bestand, auch eingescannte Unterlagen, und sehen ihn gemeinsam mit Ihnen durch. Ihre Ordner, Postfächer und Programme bleiben dabei, wo und wie sie sind.
Ihr Aufwand: Zugänge bereitstellen, Rückfragen beantworten
Einführung im Team
Wir zeigen Ihrem Team an Ihren eigenen Unterlagen, wie man fragt, wie man die Fundstelle prüft und wie neue Unterlagen dazukommen. Die Einführung kommt bewusst nach dem Import: Die ersten Fragen gehen an Ihren echten Bestand. Eine kurze Anleitung bleibt da.
Ihr Aufwand: ein gemeinsamer Termin fürs ganze Team
Begleitung und Abnahme
In den ersten sechs Wochen sehen wir uns an, was gefragt wird und was im Bestand fehlt, und stimmen nach. In Woche vier gibt es ein Gespräch mit der Geschäftsführung, in Woche sechs die Abnahme gegen die zwanzig Fragen aus dem Kickoff. Was gilt, wenn sie nicht bestehen, steht im Angebot.
Ihr Aufwand: ein Gespräch in Woche vier, die Abnahme in Woche sechs
Was wir von Ihnen brauchen
Wie lange dauert das?
Vom Kickoff bis zur Abnahme sind sechs Wochen Begleitung vorgesehen. Wie lange das Setup davor braucht, hängt am Umfang Ihres Bestands und an den Quellen. Den konkreten Zeitplan bekommen Sie mit dem Angebot.
Und nach der Abnahme?
Wartung übernehmen wir
Sicherheits-Updates, Aktualisierungen und Datensicherung Ihrer Instanz liegen bei uns.
Der Bestand wächst im Alltag mit
Neue Dokumente, diktierte Notizen und Rückmeldungen kommen laufend dazu. Die Ansprechperson im Betrieb hält den Überblick; fällt uns auf, dass etwas fehlt, melden wir uns.
Betreuung aus einer Hand
Bei Fragen oder Wünschen wenden Sie sich an dieselben Ansprechpartner, die Ihre Wissensdatenbank eingerichtet haben.
Häufige Fragen zur Einführung
Wie lange dauert die Einführung insgesamt?
Vom Kickoff bis zur Abnahme sind sechs Wochen Begleitung vorgesehen. Wie lange das Setup davor braucht, hängt am Umfang Ihres Bestands und an den Quellen, die angebunden werden sollen. Den konkreten Zeitplan bekommen Sie mit dem Angebot.
Was müssen wir im Tagesgeschäft umstellen?
Ihre Ordner, Ihr Postfach und Ihre Programme bleiben, wie sie sind; die Wissensdatenbank läuft auf unseren Servern. Ihr Teil sind wenige, vorher vereinbarte Termine: Kickoff, Einführung, das Gespräch in Woche vier und die Abnahme.
Brauchen unsere Mitarbeiter IT-Kenntnisse?
Die Bedienung ähnelt einer Suchmaschine: Frage eintippen oder diktieren, Antwort lesen, über die Ziffer die Fundstelle öffnen. Wie das an Ihren Unterlagen aussieht, zeigen wir in der Einführung.
Was passiert, wenn die Antworten anfangs nicht passen?
Dafür gibt es die sechs Wochen Begleitung: Wir sehen uns an, was gefragt wird und was fehlt, und stimmen nach. Maßstab sind die zwanzig Fragen aus dem Kickoff, gegen die in Woche sechs abgenommen wird.
Wir haben ein großes Papierarchiv – hält das den Start auf?
Das Papierarchiv muss nicht vollständig digitalisiert sein, bevor Sie starten. Üblich ist ein Start mit den digitalen Beständen; gescannte Ordner kommen nach und nach dazu, die wichtigsten zuerst.
Vorher ansehen, wie es mit Ihren Unterlagen aussieht
Im Testzugang liegt eine eigene Instanz mit Beispielen aus Ihrer Branche – zum Ausprobieren, ohne Zahlungsdaten. Im Formular können Sie einen Rückruf ankreuzen, wenn Sie vorher sprechen wollen.