Akten aus Advokat — Fragen an den Aktenbestand, mit Fundstelle.

Für die Scans ist das vorgesehen: Sie können wie das Advokat-Verzeichnis eingerichtet oder hochgeladen werden, auch ganze Aktenordner auf einmal. Scans ohne Textebene gehen beim Einlesen durch die Texterkennung; wie gut das bei blassen Kopien oder handschriftlichen Vermerken gelingt, zeigt sich am Bestand. Bei alten Schriftstücken lohnt der prüfende Blick: Eine Klausel von 2009 ist deshalb nicht aktuell — die Antwort nennt das Datum dazu. Was nur auf Papier existiert, müsste vorher gescannt werden; ob sich das lohnt, hängt davon ab, wie oft die Unterlagen gebraucht werden.

Vorgesehen ist, dass Sie nach Mandant, Gegenseite oder Sache fragen; über den Akten- und Mandantenstamm aus dem Export soll bekannt sein, welche Aktenzahl dazugehört, und die Antwort nennt sie als Fundstelle mit. Umgekehrt ist auch die Frage nach einer Aktenzahl vorgesehen, um zu sehen, welche Schriftsätze und Vermerke darunter liegen. Läuft eine Sache über mehrere Akten — Hauptverfahren, Exekution, ein zweiter Auftrag Jahre später —, soll die Frage nach dem Mandanten alle zeigen, und Sie entscheiden, welcher gemeint war. Wie das mit Ihren eigenen Unterlagen aussieht, sehen Sie im Testzugang.

Ein Update berührt die Anbindung in der Regel nicht: Es wird nur gelesen, an Advokat wird nichts verändert, und Pfad und Aufbau bleiben meist gleich. Ein Wechsel auf eine gehostete Variante ändert dagegen den Weg zur Ablage — dann führt er nicht mehr über ein Verzeichnis auf Ihrem Server, und was an seine Stelle tritt, hängt davon ab, was Ihnen dort bereitgestellt wird. Nennen Sie uns den Termin vorher, dann klären wir das mit Ihrem Betreuer, bevor umgestellt wird. Bleibt ein Abgleich aus, soll das im Protokoll sichtbar werden, und wir melden uns; nachgezogen wird nach Aufwand.

Vorgesehen ist das über Dokumentarten und Rollen statt über einzelne Dateien. Ein abgeschotteter Bereich bekommt eine eigene Art, die nur die zuständigen Personen sehen; alle anderen erhalten keine gekürzte Antwort, sondern den Hinweis, dass ihnen die Freigabe fehlt. Zusätzlich lässt sich ein Stichtag setzen, etwa für Rechtsanwaltsanwärter, die erst ab ihrem Eintritt Einsicht haben sollen. Jede Kanzlei hat ihre eigene Instanz, und mit Ihren Daten wird kein Modell trainiert. Wie Sie die Bereiche zuschneiden, besprechen wir vor der Einrichtung.