Demo anfragenDemo

Wissensdatenbank für Gemeindeverwaltungen und Gemeindeämterwenn nach dem Beschluss von 2018 oder dem Bauakt gefragt wird.

Bescheide, Bauakten, Sitzungsunterlagen, Verträge und der Schriftverkehr mit Bürgern und Behörden an einer Stelle, jede Auskunft mit Fundstelle. Wer was sieht, hängt an Dokumentart und Rolle — die Niederschrift einer nicht öffentlichen Sitzung ist eben nicht die Verhandlungsschrift, die nach der Gemeindeordnung zur Einsicht aufliegt. Ob sich Ablage, Postfach und Aktensystem anbinden lassen, prüfen wir vor dem Start; ob die Antworten tragen, prüfen Sie im Testzugang.

Demo anfragenPreise ansehen

Frage aus dem Alltag

„Was hat der Gemeinderat 2018 zum Verkehrskonzept beschlossen, und mit welchem Stimmenverhältnis?“

Die Antwort steht in

Verhandlungsschrift der Sitzung · Beschlussauszug

1 Fundstelle mit einem Klick

Alltag

Kennen Sie das?

  • Der Nachbar kommt im Parteienverkehr und will in den Bauakt zum Zubau von 2016 Einsicht nehmen. Der Akt liegt unten im Archiv, in drei Mappen, und der Kollege, der ihn geführt hat, ist in Pension.

  • Der Bürgermeister ruft eine Stunde vor der Sitzung an: Was hat der Gemeinderat 2018 zum Verkehrskonzept beschlossen? Die Verhandlungsschriften sind jahrgangsweise abgeheftet, und welcher Tagesordnungspunkt es war, weiß niemand mehr.

  • Die Ferialpraktikantin sucht am Laufwerk einen Bescheid und steht plötzlich im Ordner mit den Personalakten.

Dienstag um sieben, der Bagger steht schon: Beim Kanalanschluss für den Zubau im Unterdorf trifft der Bauhof auf eine Wasserleitung, die im Plan nicht eingezeichnet ist. Der Amtsleiter telefoniert. Der Leitungskataster hängt als PDF in einem Ordner am Laufwerk, daneben liegt eine ältere Fassung mit fast demselben Dateinamen. Der Wasserrechtsbescheid zur Ortswasserleitung stammt aus den Neunzigern und ist unten im Archiv abgeheftet, in einer Mappe, deren Rücken jemand mit Bleistift beschriftet hat. Die Bewilligung für den Hausanschluss von damals liegt zwar im Bauakt, aber unter dem Namen des Voreigentümers — unter der heutigen Adresse findet sie niemand. Der Bagger steht, der Baumeister schreibt die Stehzeiten mit.

Sätze, wie sie im Alltag dieser Branche vorkommen.

Beispielfragen

Fragen aus Ihrem Alltag

Drei Fragen, wie sie im Alltag vorkommen, und die Unterlage, in der die Antwort stehen müsste. Ob und wie gut die Antwort mit Fundstelle kommt, prüfen Sie im Testzugang mit Ihren eigenen Unterlagen.

  • „Was hat der Gemeinderat 2018 zum Verkehrskonzept beschlossen, und mit welchem Stimmenverhältnis?“

    1 Verhandlungsschrift der Sitzung · Beschlussauszug

  • „Welche Auflagen stehen im Baubescheid zum Zubau auf dieser Parzelle, und ist die Fertigstellung angezeigt worden?“

    2 Baubescheid · Bauakt · Fertigstellungsanzeige

  • „Zu diesem Informationsbegehren: welche Unterlagen gehören dazu, und bis wann muss beantwortet sein?“

    3 Verfahrensakt · Frist nach dem Informationsfreiheitsgesetz

Unterlagen

Unterlagen, um die es bei Ihnen geht

  • Bescheide und Verfahrensakten nach dem AVG — Anbringen und Anträge, Niederschriften, Aktenvermerke, Ermittlungsergebnisse, dazu die Zustellnachweise nach dem Zustellgesetz
  • Bauakten je Grundstück — Einreichunterlagen, Niederschrift der Bauverhandlung, Baubewilligung und die Fertigstellungsanzeige, wie sie die Bauordnung Ihres Landes vorsieht
  • Sitzungsunterlagen — Tagesordnungen, Anträge, Verhandlungsschriften und Beschlüsse des Gemeinderats, in Vorarlberg und Salzburg der Gemeindevertretung; davon getrennt die Unterlagen der nicht öffentlichen Sitzungen von Gemeindevorstand, Stadtrat und Ausschüssen
  • Unterlagen der örtlichen Raumplanung — Flächenwidmungsplan, Bebauungsplan und örtliches Entwicklungskonzept samt den Stellungnahmen aus der öffentlichen Auflage
  • Haushaltsunterlagen nach der VRV 2015 — Voranschlag, Rechnungsabschluss samt Ergebnis- und Finanzierungsrechnung und der mittelfristige Finanzplan
  • Vergabeunterlagen — Ausschreibung, Angebote und Vergabevermerk, dazu die Dokumentation, die das Bundesvergabegesetz auch bei einer Direktvergabe verlangt
  • Verträge und Unterlagen zu den gemeindeeigenen Gebäuden, Anlagen und Flächen — Wasser und Kanal, Pacht- und Wartungsverträge, Leitungs- und Kanalkataster, Wasserrechtsbescheide und Prüfbefunde
  • Schriftverkehr mit Bürgern, Land, Bezirkshauptmannschaft und Verbänden, dazu Informationsbegehren nach dem Informationsfreiheitsgesetz und die Antworten darauf

Integrationen

Anbindung an Ihre Systeme

Ihr System bleibt, wie es ist. Ob und wie eine Anbindung möglich ist, prüfen wir vor dem Start — bis dahin laden Sie Unterlagen einfach hoch.

Alle Integrationen ansehen

Preis

Was es kostet

Paket Basis

ab500 €/ Monat

Setup einmalig 2.900 € · netto

Eine Pauschale je Betrieb. Alle im Haus dürfen fragen — das Sekretariat genauso wie die Berufsträger, keine Lizenz pro Kopf. Ob eine Anbindung an Ihrem System möglich ist, prüfen wir vor dem Start; 1-Klick-Verbindungen sind im Setup enthalten, andere werden nach Aufwand verrechnet, was sie kosten, steht vorher fest.

Beim Kickoff halten wir zwanzig Fragen fest, an denen sich die Abnahme orientiert.Beim Kickoff legen wir gemeinsam zwanzig Fragen fest – samt der Unterlagen, aus denen die Antwort kommen soll. An ihnen wird bei der Abnahme gemeinsam durchgegangen, was das System damit macht. Was daraus folgt, steht im Angebot.

Alle Pakete im Vergleich

Einstieg

Womit Sie anfangen

Beginnen Sie mit den Sitzungsunterlagen der letzten Jahre — Tagesordnungen, Verhandlungsschriften, Beschlüsse —, weil danach häufig gefragt wird und sich dabei gleich festlegen lässt, was zur öffentlichen und was zur nicht öffentlichen Sitzung zählt. Im Test fragen Sie nach Beschlüssen, deren Inhalt Sie kennen, und prüfen die Fundstellen. Die Bauakten folgen jahrgangsweise, gescannt aus dem Archiv, sinnvollerweise beginnend bei den Grundstücken, zu denen gerade gebaut wird. Personalakten lassen Sie am Anfang bewusst draußen und nehmen sie erst dazu, wenn die Rollen stehen.

FAQ

Häufige Fragen

Unsere Bauakten liegen in Mappen im Keller, teils als Kopien. Wie kommen die hinein?

Gescannt, jahrgangsweise oder grundstücksweise. Seiten ohne Textebene werden in Ihrer Instanz mit Texterkennung verarbeitet, ganze Ordner können Sie auf einmal hochladen. Grundstück, Bauwerber und Datum schlägt das System vor; wie gut das bei alten Kopien und bei Mappen klappt, auf deren Rücken noch der Name des Voreigentümers steht, prüfen Sie im Test mit einem Bauakt. Bestätigen muss ein Mensch, ob es sich etwa um eine Baubewilligung oder um eine Niederschrift der Bauverhandlung handelt, weil daran hängt, wer sie später zu sehen bekommt.

Nach der Gemeinderatswahl wechselt die halbe Vertretung. Wie stellen wir die Zugänge um?

Über Rollen, nicht über einzelne Dateien: Sie hängen eine Person an ihre Funktion, und was diese Funktion sehen darf, ist je Dokumentart hinterlegt. Wer ausscheidet, dem wird die Rolle entzogen, ohne dass jemand Sitzung für Sitzung nachzieht. Wer keine Freigabe hat, bekommt den Inhalt nicht. Im Test lässt sich mit einer eingeschränkten Rolle ausprobieren, was auf eine Frage nach einer nicht öffentlichen Sitzung zurückkommt.

Kann uns das System die Antwort auf ein Informationsbegehren schreiben?

Es kann zusammenstellen, was im Haus dazu abgelegt ist, mit Fundstelle je Unterlage, und daraus einen Entwurf anlegen — als Word-Datei oder als Mailentwurf. Das Einlangen des Begehrens können Sie mit Datum abfragen, wenn es abgelegt ist; die Frist rechnet das System nicht aus und überwacht sie auch nicht. Ob eine Unterlage herauszugeben oder eine Stelle darin abzudecken ist, entscheidet das zuständige Organ, nicht das System. Und verschickt wird nichts von allein: Was hinausgeht, liest und zeichnet weiterhin jemand aus dem Amt.

Der Prüfungsausschuss fragt nach den Unterlagen zu einer Direktvergabe von 2019. Was passiert, wenn der Vergabevermerk fehlt?

Findet das System keinen Vergabevermerk, sagt es das — und Sie können nachfragen, was es zum Vorgang gibt: das Angebot, die Rechnung, ein Mail an die Firma, den Beschluss, mit dem das Vorhaben freigegeben wurde. Einen Vermerk legt das System nicht an. Sie sehen damit früh, wo etwas fehlt, statt es in der Sitzung des Ausschusses zu erfahren.

Unser Amtsleiter arbeitet für zwei Gemeinden. Bleiben die Bestände getrennt?

Ja. Jede Gemeinde bekommt ihre eigene Instanz; es gibt keinen gemeinsamen Topf, aus dem quer geantwortet wird, und wer in beiden Ämtern tätig ist, hat in jeder Instanz seine eigene Rolle. Unterlagen eines Verbands — Wasser, Abwasser, Standesamt — liegen dort, wo der Verband sie führt; was Ihre Gemeinde dazu im Haus hat, liegt in Ihrem Bestand. Abgerechnet wird je Gemeinde als Pauschale und nicht nach der Zahl der Bediensteten.

Ratgeber

Zum Nachlesen

Für wen

Weitere Branchen

Demo anfragen — mit Beispielen aus Gemeindeverwaltungen

In dreißig Minuten per Video zeigen wir Ihnen an Beispielen aus Ihrer Branche, wie Fragen beantwortet werden und wie die Fundstelle dazu aussieht. Eigene Unterlagen brauchen Sie dafür nicht.

Demo anfragen